探討電子信息檔案管理的保密及其防范工作

張曉義+冷雪

摘要：伴隨著現代科學技術不斷的發展和進步，對人們日常的生產和生活都構成了很大的影響，計算機在普及的過程中也對傳統的辦公方式做出了一些改變，檔案的信息化和電子化提高了企業的辦公效率，但是同時也存在一些問題，文章重點針對電子信息檔案管理的保密及其防范工作的開展進行了分析探討。

關鍵詞：電子信息；檔案管理；保密防范；工作對策

伴隨科學技術的進步，信息化水平不斷提升，電子檔案的管理水平反映出單位成長以及發展的歷程，是重要信息資源以及寶貴經驗財富，是對一個單位進行管理水平評價的最基本同時也是最關鍵的指標。信息檔案是在現有檔案基礎上開展的檔案管理革新，我國的經濟發展十分迅速，信息化水平也在不斷普及，提高檔案管理工作水平以及服務能力將會成為檔案管理者面臨的最新挑戰，如何在提高工作效率的同時確保電子檔案的安全性是本次論文的研討重點。

一、電子檔案的泄漏途徑

伴隨信息技術不斷發展，越來越多企業通過電子檔案展開了檔案儲存。檔案信息化雖然有效提高了辦公效率，但是由于互聯網環境的開放性，信息安全存在挑戰，并且存在著泄漏隱患。避免電子檔案泄漏是現階段的電子檔案管理工作中的重點。互聯網的環境中，電子文件正在使用，在管理和傳輸的過程中會被篡改或者是竊取，這意味著電子檔案有很大的泄漏風險。常見泄漏渠道有以下幾個：

第一，通過計算機端口進行復制，藍牙、USB等等。第二，是利用網絡傳輸進行復制。第三，是電腦病毒進行文檔復制和破壞，比如說生活中最常見到的木馬病毒等等。電子檔案被泄露會給企業或者是單位的未來發展構成很大的威脅，必須要做好電子檔案保護工作。

二、電子信息檔案的保密防范工作

（一）提高檔案使用者的保密工作意識

首先，要從終端上解決電子檔案的泄漏危險。提高檔案使用者對于電子檔案的保密工作意識，讓他們能夠在利用檔案的過程中自覺地遵守使用規定，了解到自己所承載的法律責任，自動地進行自身行為的約束。所以，在企業或者是相關單位應當加強對電子檔案使用的保密措施宣傳力度，讓檔案的使用者能夠更加充分了解到哪些行為在接觸檔案的過程中是不可取的，通過規范化的學習，提升使用者保密意識。除此之外，還要通過增加法律常識宣傳力度的方式提升使用者保密的意識和法制的觀念，有效控制檔案泄漏的發生概率。每一個檔案使用者都必須要了解到檔案的使用和處理程序，了解到電子檔案保密及防護的措施。加強企業的職員學習力度，組織各個職員進行《保密法》、《檔案法》的學習，充分地利用檔案管理相關部門的人員專業知識，開展電子檔案使用方法的教學，提高職員對于電子檔案的保密措施認知，更加有助于減少因錯誤操作造成信息泄露的次數。

（二）提高檔案管理者的保密防范意識

電子檔案的管理人員承載著檔案管理工作，同時也要擔負資料的保密和監督工作，在檔案的保密過程中占據了非常重要的地位，對檔案安全構成了直接的影響。所以，一定要重視檔案管理者的保密防范意識的提升，要持續地進行檔案保密培訓，要求工作人員時刻保持警惕，一刻不能松懈，提升從業人員的專業素養及技能水平，要對檔案管理保密工作負責到底，并且將風險意識貫徹到日常的行為和工作中，與此同時，要加強自身規范管理，避免腦海中秘密的泄漏，盡職盡責地完成檔案安全的保障工作。檔案管理部門要充分利用互聯網平臺，加強對電子檔案保密的完成度，通過創新方法和管理制度的方式來提升電子檔案的質量和管理效率。檔案管理部門對于電子檔案一定要進行妥善的保管，定期進行檔案完整度的檢查，確保無缺損且無誤差，嚴格遵守各項法律法規，不得對外泄露任何信息，有助于提升相關管理人員檔案保密的主動性和積極性，結合相關法律制度的制定分發給企業的員工，將保密的工作貫穿到企業運營全部的過程，做好檔案管理工作，確保電子檔案安全性。

（三）加強檔案管理軟硬件的建設

電子檔案需要通過服務器、網絡、軟件實現儲存、查詢以及共享，所以需要加強電子相關的軟硬件設施建設。傳統檔案管理的方式不能夠適應現代電子檔案的管理需求，企業的計算機必須要進行現代檔案的管理，計算機是軟件和硬件兩個部分構成的，每一個環節都有可能存在著風險，比如說錄入出錯、分級差異、誤刪操作等等，或者是部分硬件設備使用年限太久，造成一些軟件運行不順暢，出現了突然斷電等造成資料丟失的情況。除此之外，電腦病毒也需要得到及時的阻攔，因此要時刻加強殺毒軟件的更新和升級，關注預防黑客的技術發展，避免因軟硬件問題造成的企業損失。

在軟硬件建設的過程當中，相關單位可以邀請第三方專業機構進行整體的配套以及局部的檢測，確保軟硬件設備都能夠符合相關的標注，達到使用的性能要求，并且能夠做到及時、安全和準確地進行數據的儲存，避免任何丟失現象，保證信息的準確性和完整性，實現對系統的整體化管理。在客觀上避免不必要的信息風險。

（四）有效使用現代先進的防范技術

1.備份技術

電子檔案備份可從軟件和硬件以及人工備份出發，這種多層次備份才能夠確保檔案丟失造成的各類影響。電子檔案應該進行多元化的存儲，紙質版和電子版要同時儲存，同時要做好光盤、U盤等形式的備份，避免因電腦故障導致的信息遺失，光盤按照類別進行存放，方便查找和管理，并且要所在制定的檔案柜中，避免遺失。

2.防火墻技術

在當代社會當中，防火墻技術正在朝著病毒的預防以及避免黑客入侵的方向努力，電子檔案管理系統以及機房安裝防火墻產品，能夠有效控制外部訪問，避免黑客的入侵。

三、結束語

本次論文闡述了電子信息檔案管理的保密及其防范工作的概念，分析了電子信息檔案管理的保密及其防范工作的特色，并且結合實際工作經驗探討了電子信息檔案管理的保密及其防范工作在目前階段存在的問題，希望能夠通過本次論文讓電子信息檔案管理的保密及其防范工作更快更好地開展。

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