檔案管理問題與“單軌制”轉型分析

周麗莉

摘要：在這個信息的時代，從手工繪圖到CAD二維平面設計，再到現在的R evit三維設計，這是速度以及設計的飛躍。推動檔案管理“雙軌制”向“單軌制”的必然轉變是依靠利用現代化的高科技來提升檔案的利用率，用此來提高檔案管理者的技術水平。

關鍵詞：信息技術；單軌制；檔案管理

步入21世紀，隨著科學的發展和信息時代的來到，檔案管理發生著極大的變化，檔案學術界一直都在時刻關注以及討論傳統紙質檔案的未來和電子檔案的未來發展趨勢。此前大多數檔案管理都處于紙質檔案和電子檔案的共同存在的一種狀態，這也就是我們所說的“雙軌制”管理部門應對電子文件和電子檔案的概念加以分辨，明確電子文件的歸檔責任，加大對前端控制結果的包容性。為了維護電子檔案的真實性是核心責任，隨同也強大對電子檔案的“維護性”的管理，檔案管理應該從雙套制管理裝箱電子檔案單套制歸檔與單軌制管理。

一、檔案管理雙軌制“轉變的意義”

檔案管理的“雙軌制”是指紙質檔案和電子檔案同時存在的。在這個整個設計過程當中形成的文檔在進行歸檔時，同時把紙質檔案和電子文件一起交給檔案室。檔案人員要對這兩個檔案一并進行復核驗收。首先因為紙質檔案是最基礎也是最原始的。管理者需要對紙質檔案進行專業和系統的管理。其次是放下傳統的紙質檔案的管理，研究出一種符合的一種方法，這種方法需要符合現代信息化，而且還要有利于提高管理者的工作效率。最后，最為關鍵的是隨著信息時代的快速的變化，紙質和電子這兩種方式的共同存在性，有相對的繁瑣和重復。最終一定會演變成為單一的單軌制管理。

二、紙質檔案和電子檔案的差異

紙質檔案是一種以紙質作為記錄載體的一種檔案。電子檔案是通過計算機的技術形成的一種檔案，所謂數字文件在物理形態上都是電子文件，這些通過電子文件的形式存在的，都儲存在特定的某種介質當中 （ 例如光盤、磁帶、磁盤等 ） 的檔案。所以電子檔案和紙質檔案都有著自己的不可以替換的優點，但同時也有著很多的差異。

第一，檔案的體積。紙質檔案的體積大，所以要占用很大的儲存的空間。電子檔案的容量超級大，但是體積小，能夠節約很大一部分空間，這應該是一個不得不考慮的因素，因為在這個大城市里寸土寸金。

第二，檔案的憑證作用和原始性。紙質文件的內容是與載體不可以分開的，文字印章圖表及簽署等都附在載體上，任何人都不容易篡改，所以傳統檔案具有一定的原始性和憑證作用。而電子文件卻沒有固定的載體，并且可以修改、復制、粘貼、剪貼的。在傳輸的這個過程當中，人為篡改不留下任何的痕跡，所有人都難于辨別真假。在法律上面紙質文件強于電子文件，就算是原始的電子文件在法律上它的憑證作用也不一定會認可它的真實性。

第三，檔案內容的可操作性和保密性。因為“黑客”的入侵破壞和網絡自身存在的各種缺陷，經常會導致信息內容的不安全，所以一些在公眾網絡上面發布的檔案信息是不重要的和另用價值也不高的。保密性好，權威性強的檔案文本的方式提供服務或者只是在網絡上提供目錄服務。紙質檔案利用起來十分不方便，可操作性也比較差。但是電子檔案利用起來十分方便，利用者可以直接在計算機上對電子文件進行統計分析，立刻可以進行復印，打印傳輸，這樣可以快速滿足利用者的需要。

第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限制時間和地點，只需要有一臺連接網絡的電腦即可。同時還可以多人同時進行訪問同一個電子檔案，真正實現資源的共享。這些都是紙質檔案做不到的。

所以說，電子檔案和紙質檔案都有自己的優點，取長補短這樣就產生了檔案管理的另一種模式，“雙軌制”模式。

三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問題

現在大多企業單位事業單位早已經是信息化工作，這對利用率較低的歷史檔案開始全文掃描電子化，會把原來的實體檔案降低其級別保管。2000年以前的工程設計檔案已經全部開始掃描并且上傳檔案信息庫，設計人員成了用檔不出門，檔案人員管檔案不用筆。全院的所有合同文件全部都通過掃描實現了電子化，管理系統被權限設置，供全院經營權利人員來使用。

隨著業務不斷的擴展，辦公自動化的快速普及無紙化設計的全面展開，現代化技術成功接軌，真正的實現CAD電子文檔操作。隨著電子文件飛速增加，相對應的紙質文檔大批量的增加，在實際的操作中也產生了許許多多的問題：一份紙質檔案同時一起面對許多個版本的電子文件，有一些紙質文檔并沒有對應的電子文件，或者出現了電子軟件并不兼容又或者其他的軟件原因致使圖紙與電子版不符合，這也就是所說的“雙軌制”的矛盾與沖突。

在“雙軌制”的情形下：以一個事業單位為例每一年新出版的圖歸檔是11萬張左右，20萬張的調曬圖紙，7萬張的掃描圖紙，用廢的圖紙約為1萬張，2000張作用修改的圖紙，這是一個很龐大的修改量。而且作廢圖紙要仔細認真，每一張圖紙都必須經過3人3次重復審核檢查的，這樣做是為了確保準確再進行替換最后蓋章作廢。掃描的工作也十分的難做，因為圖紙圖號具有唯一性，有一些項目的拖延時間十分長，設計人員通常會忘記以前做的那些圖紙，致使圖號會有一些重復或者有打印錯誤的情況，這樣也會導致有問題的圖紙沒有辦法正常入庫歸檔，為正常管理檔案帶來了許多困難麻煩。

四、結束語

為了解決“雙軌制”的預算與沖突以及以上的工作上的麻煩，也為了按照“2016年4月1日起全市房室建筑和市政基礎設施工程設計圖紙應當全部利用數字化和白圖交付”的一些要求。經歷了一年的多的研究的考察，結合總院的檔案信息化的建設性的要求，在CMS項目管理的基礎之上，建成了一套基于CAD運用的文件級協會設計平臺上。在優化圖檔電子數據的基礎上，形成工程檔案的協會管理的平臺，最后實現了圖紙數字化的管理交付的模式，為替代傳統管理和利用方式，即“單軌制”。

參考文獻：

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