基層電子檔案的管理與利用初探

【摘要】為了加強基層電子檔案的管理與利用效率，本文就電子檔案管理模式的優勢與缺陷進行闡述，并就其管理與利用方法進行探討，從中提出相應的建議，希望能夠推動檔案管理部門由紙質檔案向信息化電子檔案管理方式的轉化，實現電子檔案管理的普及與優化，為完善檔案管理等方面的工作盡一點微薄之力。

【關鍵詞】基層電子檔案；檔案管理；檔案利用

引言

筆者自2004年即開始從事食品、藥品檢測方面的檔案管理工作，自開展基層電子檔案管理工作以來，將以往的紙質檔案全部采用電力掃描的方式進行歸檔，實現了全部數據與資料的統一管理，檔案的管理與利用效率極高，因此，筆者對于電子檔案在食品及藥品檢測歸檔與管理使用方面的方便、迅捷深有體會。在筆者看來，探討基層電子檔案的管理與利用方法是極有現實意義的。

一、基層電子檔案的優勢與缺陷

任何企業、機構、部門都需要通過檔案來記錄并保存信息、數據與資料，傳統的檔案是紙質的，紙質檔案的使用能夠保障檔案信息的真實與某種程度上的法律效益，但同時，這種檔案所占據的空間較大，在檔案管理方面也稍顯繁雜，需要占用較多的人力、物力、空間及時間資源，檔案管理人員的工作強度較大。而隨著科學技術的發展，電子檔案的應用也逐漸普遍起來，相較于傳統的紙質檔案，電子檔案便于編撰、修改、復制和傳輸，能夠實現迅捷歸檔，且不會占據空間，管理人員能夠很高效地進行檔案的整理和檢索，并利用信息平臺實現檔案資源的共享。

二、基層電子檔案的管理與應用研究

1.加強基層檔案管理部門與其他部門之間的聯系。基層電子檔案的管理工作，需要保證各種檔案能夠及時、高效地進行歸檔，以實現對檔案的有效管理。在基層電子檔案的管理方面，需要加強基層檔案管理部門同其他部門之間的聯系，在其他部門的配合下更好地完勝檔案歸檔、保存與共享工作。同時，運用這種方式也能夠實現對檔案、數據與信息傳遞的監督作用，一定程度上能夠保障檔案的真實性。

2.加強基層檔案管理人員同檔案調用人員之間的溝通。檔案的管理人員與檔案的調用人員之間，充分、有效的溝通能夠簡化檔案調用的工作流程，也便于明確二者的責任關系。此外，檔案的調用人員一旦發現檔案管理中的問題，通過高效的溝通也能夠明確問題的責任方，幫助檔案管理部門管理工作進一步完善[1]。

3.明確管理目標，實現權責分明。基層檔案管理工作紛繁復雜，管理工作的每一個流程都相互統一且相互獨立，因此，對于基層電子檔案的管理工作，需要在尋找到高效的管理方法的基礎上，按照歸檔、梳理、分類、存儲、管理、使用和共享等各個環節，制定階段性的工作目標，一個一個目標的完成能夠簡化工作流程，也能夠提高整體的工作效率，并降低每個人的工作強度。除此之外，將檔案管理工作進行拆解，按照每一個人都特性與長處進行合理分工，能夠幫助提高工作效率，并明確責任歸屬，實現更好地基層電子檔案管理工作。

4.建立電子檔案信息管理系統。現階段，我國正在進入信息時代，信息化、網絡化與智能化正在向各行各業普及，在基層電子檔案的管理工作中，運用信息技術進行檔案管理非常有現實意義。信息化的電子檔案管理不僅僅是利用計算機設備進行檔案的歸檔與錄入，還應當建立健全電子檔案信息管理系統來實現檔案的高效管理與充分的共享功能。這就需要實現全部檔案的電子化并進行整理、分類和歸檔，擴大檔案數據庫的容量，檔案的整理工作也便于后期的檢索、修改與使用。

同時，企業應當積極引進科技型人才和先進的信息技術，或者采用外包的形式由專業人員來幫助建立健全電子檔案信息管理系統，這一系統中，要具備檔案收錄、自動化分類與整理、檔案備份、檔案加密、檔案存儲、檢索、傳輸與共享等方面的功能，系統需要通過建設防火墻等方式來阻擋惡意的病毒入侵，保護檔案的安全性。電子檔案信息管理系統還需要設置權限管理，按照檔案管理人員的不同層級來設置系統錄入權限，運用聲音辨識、指紋解鎖或工號、身份證件號碼等，對登入權限進行限制，盡可能地防止由于登入權限問題而導致的檔案信息資料惡意篡改與泄露情況。

為了保障電子檔案的安全性，還可以通過水印及關鍵數據加密的形式來實現，并通過掃描二維碼及手機發送驗證碼等方式，來進行檔案的調取與借閱，這樣能夠確定檔案調用人，明確相關責任[2]。

結語

對于企業來說，基層電子檔案管理方式能夠有效地解放人力、物力、時間與空間資源，并實現檔案的高效管理。在實際的管理工作中，需要制定合理的部門職能定位，明確工作目標并實現權責分明。此外，可以通過現金的信息技術與計算機應用技術，建立健全電子檔案信息管理系統，來實現對電子檔案的信息化管理。同時，也需要合理運用一定的安全技術與手段，保證檔案的安全性。

【參考文獻】

[1]張薇.淺析基層檔案室電子檔案管理和應用[J].建材與裝飾，2016，30：127-128.

[2]丁寧寧.試論基層單位電子檔案的規范化管理[J].黑龍江史志，2015，11：80-81.

作者簡介：李偉娜，女，漢，湖北南漳，現任襄陽市食品藥品檢驗所，助理館員，2004年6月畢業于湖北財經高等專科學校，2008年畢業于湖北省委黨校法律專業，2005年從事檔案及辦公室工作至今。