現(xiàn)階段我國財務(wù)檔案信息化管理探索構(gòu)建

楊淑紅

摘要財務(wù)檔案是全社會各個企事業(yè)單位所有經(jīng)濟行為最真實的記錄，是反映各個經(jīng)營單位所有經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)往來的重要信息數(shù)據(jù)。在信息化時代浪潮的帶動下，我國財務(wù)檔案管理領(lǐng)域也進入了信息化發(fā)展階段。本文主要結(jié)合現(xiàn)階段我國財務(wù)檔案管理工作領(lǐng)域存在的問題，對其信息化管理構(gòu)建提出幾點建議。

關(guān)鍵詞財務(wù)檔案管理；信息化；問題；建議

1現(xiàn)階段我國財務(wù)檔案管理工作中存在的問題

1.1財務(wù)檔案信息管理制度不夠健全

當(dāng)前，管理制度完善性的缺乏，造成檔案管理工作沒有系統(tǒng)性，這是現(xiàn)階段我國財務(wù)檔案管理工作中普遍存在的問題。許多相關(guān)管理部門既沒有健全完善的相應(yīng)規(guī)章制度，也沒有系統(tǒng)性的指導(dǎo)協(xié)調(diào)機制。比較常見的一種情況是，因為財務(wù)檔案中賬本數(shù)量龐大、科目繁多，所以為數(shù)眾多的企業(yè)單位面對初級的財會事物往往依賴于過去的經(jīng)驗之談來處理，在財務(wù)檔案管理工作中缺乏具有統(tǒng)一性指導(dǎo)，沒有形成系統(tǒng)化、流程化。事實上，憑借多年的工作經(jīng)驗筆者認(rèn)為，財務(wù)檔案管理工作是極具程序化和規(guī)范性的，許多流程都是帶有統(tǒng)一共性的，例如會計憑證、財務(wù)帳簿以及財務(wù)報表等，它們都有很強的規(guī)范性。

1.2中小微企業(yè)沒有正確認(rèn)識到財務(wù)檔案信息管理的重要性

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟的活躍度得到前所未有的提高，經(jīng)濟體質(zhì)結(jié)構(gòu)更加健全，在改革發(fā)展的浪潮下，眾多中小微企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)，并加強市場資金的回籠和流動。但是，在國內(nèi)很多中小微企業(yè)中，其管理方面公司財務(wù)檔案信息管理工作的重要性還沒有形成足夠認(rèn)識，也沒有形成明確的企業(yè)財務(wù)檔案管理工作的相應(yīng)責(zé)任制。例如，財務(wù)檔案管理部門混亂，負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理工作的可能是與這一項工作毫不相干的部門或崗位個人，相應(yīng)全責(zé)不明確，經(jīng)常導(dǎo)致公司財務(wù)檔案信息遺失、不完整、錯誤，或者在企業(yè)內(nèi)部無秩序地流動，這也大大降低了公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的信息保密性。

2財務(wù)檔案信息化管理涉及的主要內(nèi)容

2.1構(gòu)建相應(yīng)動態(tài)數(shù)據(jù)庫

將信息化管理引進到財務(wù)檔案管理工作中，能夠使相應(yīng)財務(wù)信息的作用得到充分發(fā)揮，為各個單位投資、決策活動提供更可靠的數(shù)據(jù)參考價值。通過對數(shù)據(jù)的不斷挖掘和進一步整理，從而構(gòu)建相應(yīng)動態(tài)數(shù)據(jù)庫，讓傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息財務(wù)檔案管理，提供企業(yè)管理者所需要數(shù)據(jù)的采集平臺，其中主要涉及了相關(guān)財務(wù)信息的數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)查詢以及數(shù)據(jù)信息的管理。

2.2加強財務(wù)檔案信息管理平臺的網(wǎng)絡(luò)安全性建設(shè)

財務(wù)檔案管理的信息化改革，促使新時期的財務(wù)檔案管理呈現(xiàn)了管理信息化和管理的網(wǎng)絡(luò)化，成為一種便于查詢、存儲方便、信息準(zhǔn)確齊全的全方位電子化的現(xiàn)代化管理模式。而財務(wù)信息是企業(yè)的機密性信息資料，因此必須想辦法杜絕相關(guān)信息對外公開和向外披露，嚴(yán)格把關(guān)，做好財務(wù)信息的安全保密工作。因此，完善財務(wù)檔案信息管理平臺的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作是十分有必要的。

2.3建立財務(wù)檔案的輔助系統(tǒng)

一個企業(yè)在日常運營中勢必會產(chǎn)生大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息在客觀上反映出企業(yè)的經(jīng)營和運轉(zhuǎn)，具有極大的參考價值，因此在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性方面要求極為嚴(yán)格。但是隨著市場的擴大，僅僅依靠自然人的原有經(jīng)驗是很難辦到的。這時候，就需要現(xiàn)代化的輔助系統(tǒng)來幫助完成，這樣不但能夠?qū)矩攧?wù)管理漏洞進行查找，還能增大財務(wù)檔案信息的決策參考價值。

3構(gòu)建財務(wù)檔案信息化管理的相關(guān)建議

為了順應(yīng)時代的潮流、滿足經(jīng)濟發(fā)展的需要，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息化管理勢在必行。

3.1建立健全相應(yīng)管理制度

為了更好地發(fā)揮信息化在財務(wù)檔案管理工作方面的優(yōu)勢作用，就必須建立相應(yīng)制度，實行制度化管理，例如建立公司電子閱覽室出入管理制度，建立檔案科信息查詢、調(diào)取與存儲權(quán)限的相應(yīng)管理制度等。財務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全工作是財務(wù)檔案管理工作的重要關(guān)口，為了確保信息安全，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進行公司人員權(quán)限設(shè)置和進入密碼設(shè)置，以防止機密信息的泄露，給競爭對手獲得影響企業(yè)自身的市場競爭力。

3.2增強經(jīng)營單位對財務(wù)檔案信息化管理工作的正確認(rèn)識程度

現(xiàn)階段我國是以公有制經(jīng)濟為主體的經(jīng)濟體質(zhì)結(jié)構(gòu)，其中，非公有制經(jīng)濟也是重要的組成部分。我國企業(yè)在企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營模式、經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營歷史等諸多方面都各不相同，但是它們在某些方面也存在共性特點，例如都是將產(chǎn)品與市場作為經(jīng)營管理的重點，而卻在不同程度上忽略了公司內(nèi)部財務(wù)管理工作的重要性，在該領(lǐng)域的政策支持和資金投入方面還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。基于這一現(xiàn)狀，就必須努力轉(zhuǎn)變企業(yè)管理者的思想觀念，正確認(rèn)識財務(wù)檔案信息化管理的重要性。

3.3加強對財務(wù)檔案信息的存儲、管理工作

1）做好日常細(xì)節(jié)管理工作。每一天都會產(chǎn)生龐雜的數(shù)據(jù)信息，為了保證記錄信息的真實性和有效性，必須對每天產(chǎn)生的財務(wù)信息進行仔細(xì)整理和系統(tǒng)錄入，形成電子檔資料。如果不能及時處理相關(guān)數(shù)據(jù)、報表，很有可能造成企業(yè)財務(wù)檔案信息的丟失、不準(zhǔn)確，對企業(yè)經(jīng)營決策產(chǎn)生負(fù)面作用，影響企業(yè)效益。

2）備份電子化財務(wù)檔案并進行妥善存放。前文已經(jīng)點名財務(wù)檔案信息對于一家企業(yè)、單位的重要性，為了做好財務(wù)信息安全工作，相關(guān)工作人員需要對電子化的財務(wù)檔案進行備份，并予以妥善安放，一旦系統(tǒng)發(fā)生故障，可以依靠留存的拷貝數(shù)據(jù)進行信息還原與恢復(fù)。

4結(jié)論

總之，我國財務(wù)檔案管理向信息化發(fā)展已經(jīng)成為大勢所趨，帶有時代性和發(fā)展的必然性。信息化的引進和發(fā)展，使我國財務(wù)檔案管理工作邁入了新的歷史階段。為了增強企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢，提高企業(yè)管理水平，必須改變傳統(tǒng)觀念，正確認(rèn)識到信息化管理的重要性，優(yōu)化企業(yè)管理方法，讓財務(wù)檔案信息的潛在價值得到充分利用。