淺談供電公司檔案管理心得

張春雨

摘 要：本人是2016年底加入檔案管理隊(duì)伍一名新兵，通過(guò)短短一段時(shí)間工作實(shí)踐，使我認(rèn)識(shí)到，檔案這種資源要管理好、保護(hù)好、使用好，工作由領(lǐng)導(dǎo)指派變主動(dòng)納諫，把關(guān)乎單位長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)的"小事"做實(shí)做好、做精做細(xì)，不斷提高服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，樹(shù)立為本單位目前及未來(lái)工作需求服務(wù)、為廣大職工服務(wù)的工作目標(biāo)，甘做公司檔案工作的"活詞典"，"愿把人生的精彩書(shū)寫(xiě)在檔案人生上"。

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 方法

在公司電網(wǎng)大建設(shè)期間，檔案工作發(fā)揮著不可或缺的作用，特別是多年積累的檔案資料，已成為公司資源和國(guó)家財(cái)富。在這平凡工作中，讓我深深地體會(huì)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，我們要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為公司服務(wù)、替職工著想”高度敬業(yè)精神和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，以一顆平常心，認(rèn)真整理著一本本案卷，精心保管一卷卷案卷，使一張張不起眼的紙片發(fā)揮應(yīng)有的余熱。下面我談?wù)剛€(gè)人工作中的幾點(diǎn)心得體會(huì)。

一、檔案管理的基礎(chǔ)工作要做細(xì)

文書(shū)檔案歸檔時(shí)不僅要參考《企業(yè)管理類檔案保管期限表》及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，而且歸檔前要了解公司當(dāng)年發(fā)展趨勢(shì)、歸檔部門(mén)業(yè)務(wù)性質(zhì)，歷史背景和歸檔利用價(jià)值進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)要注意歸檔部門(mén)和年限不能錯(cuò)誤，歸檔信息填寫(xiě)完整。當(dāng)月的文件要及時(shí)打印整理歸檔，全年的文件要在下年度元月份完成全年歸檔入庫(kù)，建立卷外目錄和卷內(nèi)目錄等基礎(chǔ)性工作，以備能及時(shí)準(zhǔn)確查到案卷。文書(shū)檔案一般是電子借閱，需要紙質(zhì)借閱的需要借閱審批手續(xù)。根據(jù)借閱者提供資料有兩種查閱方法。一知道文件部分內(nèi)容，記不清年度和文號(hào)。先選用電子檢索，如果不能查到，根據(jù)文件內(nèi)容先分析是哪一年度的，采用部門(mén)逐個(gè)查閱。二知道查找文號(hào)建議借閱部門(mén)通過(guò)協(xié)同辦公網(wǎng)上借閱，檔案人員審核同意借閱。重要文件需要上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示。

科技檔案屬于工程項(xiàng)目管理部門(mén)、施工單位、監(jiān)理單位在工程管理期間及施工過(guò)程中需要收集一些重要的批復(fù)文件及施工記錄，特別是一些立項(xiàng)、工程建設(shè)、許可、征地、設(shè)計(jì)報(bào)審、乙供材、施工記錄，一次、二次、土建竣工圖紙等文件和資料。在歸檔時(shí)檔案管理人員要細(xì)心認(rèn)真反復(fù)審查，核實(shí)是否缺少文件。如果把關(guān)不嚴(yán)，缺失文件，給公司維護(hù)權(quán)益方面造成損失，工程后期改造時(shí)查不到前期文件，會(huì)給設(shè)計(jì)帶來(lái)困難。科技檔案紙質(zhì)借閱先根據(jù)案卷目錄進(jìn)行查找?guī)煳唬罁?jù)全引目錄查找案卷。科技檔案電子借閱，首先根據(jù)項(xiàng)目電壓等級(jí)和工程屬性進(jìn)行查找項(xiàng)目，進(jìn)入單體項(xiàng)目后，通過(guò)案卷目錄查找全引目錄，然后查找需要文件。

聲像檔案每年底要及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)人物、地點(diǎn)、事件、作者要描述清晰。制作光盤(pán)的分辨率不能低于1080P，畫(huà)面要清晰，要能體現(xiàn)當(dāng)年公司企業(yè)文化、電網(wǎng)發(fā)展現(xiàn)狀。

會(huì)計(jì)檔案借閱比較單一，一般根據(jù)財(cái)務(wù)提供借閱或查閱資料年度、月份、序號(hào)，結(jié)合庫(kù)房指引卡直接查找。

二、檔案管理工作要做實(shí)

社會(huì)的眼光第一眼看不到我們，不被重視，不被理解，但我們要以平常心，把檔案工作做實(shí)。第一要主動(dòng)工作，文書(shū)歸檔每天要及時(shí)歸檔，每月4號(hào)之前完成文書(shū)檔案歸檔工作。科技檔案在工程投運(yùn)后一個(gè)月要督促工程管理單位及時(shí)上交資料，工程投運(yùn)三個(gè)月不上交資料的對(duì)項(xiàng)目部門(mén)進(jìn)行執(zhí)規(guī)考核。聲像檔案要積極與新聞部門(mén)和工程管理部門(mén)聯(lián)系收集反應(yīng)公司重要事件和電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的照片和視頻。把檔案的基礎(chǔ)收集整理工作做實(shí)。

三、檔案管理工作者要有奉獻(xiàn)精神

想成為一名合格的檔案管理工作者，要轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，從“坐等迎客”變?yōu)椤爸鲃?dòng)出擊”。要為公司發(fā)展、為電網(wǎng)建設(shè)、為職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，把公司、電網(wǎng)的快速發(fā)展成長(zhǎng)記錄融入到社會(huì)，融入到企業(yè)文化，因此檔案工作要及時(shí)順應(yīng)形勢(shì)的需要，創(chuàng)新服務(wù)方式，拓展服務(wù)渠道，服務(wù)領(lǐng)域，逐步建立完善的檔案歸檔信息，建立快速查詢檔案管理通道，建立公司檔案查詢?nèi)笔夸洠龠M(jìn)開(kāi)發(fā)有價(jià)值、有品位的檔案文化產(chǎn)品，在傳播先進(jìn)文化，公司企業(yè)文化發(fā)展和公司電網(wǎng)發(fā)展方面有所作為。

結(jié)語(yǔ)： 想要做好檔案工作，還要不斷的學(xué)習(xí)，工作要踏實(shí)認(rèn)真，要不斷提高服務(wù)水平，擔(dān)得起責(zé)任，在平凡的工作中做出不平凡的業(yè)績(jī)。endprint