企業(yè)辦公室管理工作的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：辦公室是整個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵組成部分，其主要對(duì)企業(yè)的決策進(jìn)行執(zhí)行的重要部門，關(guān)系著的未來(lái)發(fā)展情況。但在目前的企業(yè)辦公室管理工作中，出現(xiàn)了較多的問(wèn)題，對(duì)其工作效率以及管理質(zhì)量都造成了一定的影響。因此必須對(duì)企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，并提出具有針對(duì)性的對(duì)策，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室； 管理工作； 問(wèn)題及策略

企業(yè)辦公室管理的合理性，和企業(yè)辦公室的工作效率有著直接的關(guān)系，并影響著企業(yè)的各職能部部門工作開(kāi)展的順利程度，所以想要促進(jìn)企業(yè)的有效發(fā)展，就必須充分的重視企業(yè)辦公室管理工作。當(dāng)前，企業(yè)辦公室管理工作中還有著一些問(wèn)題，嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。所以，需要對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的問(wèn)題進(jìn)行充分的重視，采取有效的解決策略，保證企業(yè)辦公室管理工作的效率。

一、當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)體制的深化改革下，企業(yè)辦公室管理工作的弊端和問(wèn)題逐漸凸顯出來(lái)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適當(dāng)當(dāng)代企業(yè)的快速發(fā)展。其主要問(wèn)題則體現(xiàn)下一下幾個(gè)方面：

（一）工作內(nèi)容較為繁瑣

企業(yè)的辦公室是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，其往往承擔(dān)著助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)以及參謀等多種作用。所以導(dǎo)致其會(huì)涉及到大量的工作，導(dǎo)致其工作開(kāi)展的雜亂無(wú)章。此外企業(yè)辦公室還需要對(duì)文件的處理、會(huì)議的安排、賓客的接待以及企業(yè)各部門的工作安排和統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行負(fù)責(zé)，導(dǎo)致其辦公室每日工作量極大，不能及時(shí)處理的情況下，就會(huì)影響到企業(yè)的正常運(yùn)行。因此，企業(yè)辦公室的工作量大直接導(dǎo)致員工的工作壓力不斷提升，造成了企業(yè)辦公室管理水平和效率低的問(wèn)題出現(xiàn)。

（二）企業(yè)辦公室的缺少權(quán)力

辦公室的管理工作內(nèi)容較多，包含了企業(yè)管理的各個(gè)方面，但是與其工作不成正比的是其沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的權(quán)力，其僅僅只擁有企業(yè)的辦事權(quán)力以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在執(zhí)行時(shí)的決策權(quán)。也不能夠在與企業(yè)息息相關(guān)的重要事項(xiàng)擁有參與權(quán)和發(fā)言權(quán)。因此，當(dāng)前大多數(shù)的企業(yè)辦公室人員是作為“傳話筒”“小喇叭”存在的，而由于其權(quán)力較小，因此在對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行執(zhí)行時(shí)，缺乏權(quán)威性，導(dǎo)致其辦事效率較低，給其管理工作的開(kāi)展造成麻煩和阻礙。

（三）企業(yè)辦公室人員的管理意識(shí)不足

當(dāng)前企業(yè)辦公室的工作效能較低，這不僅僅是因?yàn)槠髽I(yè)辦公室的工作較為繁瑣且其權(quán)力較小等因素造成的。更主要的原因是企業(yè)辦公室人員的管理意識(shí)不足，導(dǎo)致其沒(méi)有良好的工作態(tài)度以及業(yè)務(wù)能力，對(duì)管理水平以及工作效率早證了直接的影響。由于其人輕言微且待遇水平不高，導(dǎo)致其缺乏對(duì)于工作的熱情和積極性，所以產(chǎn)生了一定的心態(tài)偏差問(wèn)題，對(duì)其管理工作的開(kāi)展造成了一定的影響。

二、提升企業(yè)辦公室管理效率的重要對(duì)策

（一）制定完善的規(guī)章制度，規(guī)范企業(yè)辦公室的管理

通過(guò)對(duì)健全的管理制度體系的有效建立，能夠促使企業(yè)辦公室的管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展，同時(shí)完善的規(guī)章制度也是保證企業(yè)辦公室工作能夠有序開(kāi)展的重要依據(jù)。由于企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容較多且比較繁瑣，此外，由于其工作內(nèi)容主要是企業(yè)的日常事務(wù)，會(huì)和企業(yè)的其他職能部門有著較多的聯(lián)系，直接關(guān)系著其工作的有效開(kāi)展。所以，通過(guò)對(duì)完善的規(guī)章制度的有效制定，能夠極大程度的提升企業(yè)辦公室的管理水平以及工作效率。具體來(lái)說(shuō)，其實(shí)就是對(duì)其工作制度進(jìn)行有效的完善，將企業(yè)大制度作為基礎(chǔ)，并根據(jù)辦公室的工作特點(diǎn)對(duì)其小制度進(jìn)行有效的制定，從而建立其與實(shí)際緊密結(jié)合的辦公室規(guī)范，促使辦公室管理工作能夠更為有序的開(kāi)展。同時(shí)由于辦公室的管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，對(duì)于其管理制度的制定也提出了更為明確的要求，要是其制度更加的細(xì)化，從而保證每項(xiàng)工作都有標(biāo)準(zhǔn)可以執(zhí)行。此外，還應(yīng)該通過(guò)對(duì)監(jiān)督考核制度以及激烈制度的有效完善，使相關(guān)的辦公室人員的積極性能夠得到提升，對(duì)其工作習(xí)慣以及行為進(jìn)行有效的也約束，將不良的工作作風(fēng)進(jìn)行有效的改善，在一定程度上也能夠提升企業(yè)辦公室的管理水平以及工作效率。

（二）加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化管理，提升企業(yè)辦公室工作質(zhì)量

當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更為激烈，想要保證企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)，就對(duì)其企業(yè)內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化管理，這不僅僅是企業(yè)對(duì)其內(nèi)部職能部門的直接要求，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這樣的背景之下，對(duì)企業(yè)辦公室進(jìn)行精細(xì)化管理，就能夠保證職員工作素質(zhì)的有效提升，還能夠增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)，確保其工作能力的提升，從而促使企業(yè)辦公室的工作水平得到有效的提升，使企業(yè)得到更好的發(fā)展。首先，進(jìn)行精細(xì)明確管理，就需要進(jìn)行崗位定責(zé)的環(huán)節(jié)，將具體的事物落實(shí)到人，使其專門的對(duì)一項(xiàng)工作進(jìn)行直接的負(fù)責(zé)，一旦發(fā)生問(wèn)題則能夠直接問(wèn)責(zé)，同時(shí)還能夠提升其工作熱情。做到各司其職后，才能更好的進(jìn)行配合，從而保證辦公室管理工作效率的整體提升。實(shí)施精細(xì)化管理，使其就是從細(xì)微之處對(duì)企業(yè)辦公室的管理工作進(jìn)行改善，使其管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。特別是對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，通過(guò)精細(xì)化的管理，能夠使其對(duì)其工作進(jìn)行全新正確的認(rèn)識(shí)，并增強(qiáng)其職工認(rèn)同感，在提升其綜合素質(zhì)的同時(shí)，就能夠促進(jìn)企業(yè)辦公室管理水平的提升，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強(qiáng)人性化管理，形成良好的工作氛圍

現(xiàn)代化企業(yè)的核心管理理念就是人性化的管理，由于現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人權(quán)的日趨重視，在企業(yè)的管理工作中，就需要將人性化管理理念進(jìn)行充分的體現(xiàn)。對(duì)于企業(yè)辦公室的管理工作來(lái)說(shuō)，要能夠?qū)⒅贫然c人性化進(jìn)行充分的結(jié)合，從而形成良好的工作氛圍，在潛移默化中，使辦公室成員能夠相互信任，養(yǎng)成良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作性，這樣也能夠有效的提升企業(yè)辦公室的工作效率。但需要注意的是，實(shí)施人性化的管理，卻不能認(rèn)為人情大于制度，任何情況下，制度都是其進(jìn)行管理的基本要求和根本那一句。而企業(yè)辦公室所進(jìn)行的人性化管理的具體措施為：首先，在對(duì)企業(yè)辦公室管理制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，要和人性化管理理念進(jìn)行有機(jī)的融合，制度不僅要有約束力，更重要的是其應(yīng)該將促進(jìn)人的發(fā)展作為根本目的。第二，要能夠在企業(yè)的辦公室文化中充分的體現(xiàn)出人性化關(guān)懷，上下級(jí)以及同事之間要能夠互相的關(guān)心和愛(ài)護(hù)，使員工產(chǎn)生良好的企業(yè)歸屬感和依賴感，從而更加熱情的工作，保證企業(yè)辦公室管理工作效率和水平的有效提升。此外，在信息時(shí)代中，要加強(qiáng)對(duì)于信息管理方法和理念的有效應(yīng)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理方式的充分應(yīng)用，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的辦公和管理。此外，企業(yè)辦公室的管理工作也能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所具有的便捷性和不受時(shí)空限制的特點(diǎn)進(jìn)行充分的利用，對(duì)辦公室的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的建立，保證企業(yè)辦公室管理水平以及工作效率的有效提升。

總結(jié)：

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)想要促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展，就需要對(duì)辦公室管理的重要性進(jìn)行充分的重視。通過(guò)對(duì)其當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行研究分析，能夠具有針對(duì)性的對(duì)其傳統(tǒng)的管理問(wèn)題進(jìn)行革新，并引用更為先進(jìn)的管理理念，從而保證企業(yè)辦公室管理水平的有效提升，并提高辦公室管理工作的實(shí)效性，使各個(gè)職能部門能夠更好的開(kāi)展相關(guān)工作，為企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展提供了有力的內(nèi)部保障。

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作者簡(jiǎn)介：

薛崗（1977- ），男，漢族，助理政工師，大專，從事辦公室管理工作。endprint