檔案管理發展新趨勢

鄒元斌

摘要：檔案管理工作至關重要，承擔著檔案收集、整理、傳播、開發和利用的多重職責。隨著計算機信息化程度的不斷加速，檔案類別也漸漸由原來的紙質文件增加為眾多電子文件的加入。電子文件以其占用空間小，存儲信息量巨大的特點，已經成為檔案存儲的重要組成部分之一。因此，檔案管理工作也必然要引入對電子文件的管理，形成紙質文件和電子文件雙管理的新趨勢。

關鍵詞：檔案管理；發展；電子文件；新趨勢

一、檔案管理的發展優勢分析

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

二、做好檔案原件的準備工作

從現有的技術條件和需求出發，電子計算機在檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：

（一）依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。

（二）檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，對檔案文件進行主題標引，必須依據統一的檔案主題標引規則進行，它是個需要花費大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進計算機前著手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數據而無法順利運行。

三、紙質檔案與電子檔案類別與歸檔

檔案是各單位在歷史與活動中形成的具有保存價值的文字、圖片、音頻、視頻、實物等各種形式的記錄，對于歷史追溯和傳承具有重要作用，檔案管理也是各單位重要的基礎工作之一。

電子檔案是伴隨著計算機技術發展起來的，是人們將活動中的信息用電子碟片、光盤、磁盤等載體存儲，包括電子書、報表、圖片、音視頻等。它占地小，存儲量卻很大，攜帶方便，傳播迅速，許多特點使得電子檔案迅速興起。作為檔案保管的電子文件，其管理是和紙質文件完全不同的管理方式。要一改傳統的文件歸檔方式，利用檔案管理系統，建立數據庫和檢索目錄，同時控制好文件修改記錄，做好版本控制，保證檔案的可追溯性。

四、檔案雙軌制管理

電子檔案在信息傳輸、處理及開發利用等方面的高效便捷，以及各種媒體集成所帶來的直觀全面的特點，都是紙質檔案所不能比的。因此，檔案管理中引入電子檔案管理技術是順應形勢，實現檔案管理現代化，信息資源合理整合，實現高效工作的必然要求。然而，紙質文件以其強有力的生命力，作為檔案信息主要存儲介質，至今仍然行使著歷史使命，并得到檔案工作者的廣泛認同。電子檔案在相當一段時間內不能完全取代紙質檔案，二者以其各自的特點和功用在不同的領域內各有側重。并且，二者將在這段時間內相互學習、互相借鑒、互補長短，在相互的影響和作用中被改造與被同化，進而調整定位，逐漸融合為一套綜合管理方法和管理系統。因此，檔案管理未來必將是紙質文件與電子檔案共同管理的雙軌制管理。

紙質檔案的壽命主要取決于紙張纖維素的壽命，雖然紙張纖維素在一定條件下，如高溫、高濕、酸、堿、氧化劑等作用下可發生水解和氧化反應，但只要在檔案管理過程中注意排除這兩大化學反應發生所需要的條件，就可以使紙質檔案保存上百年甚至上千年。電子檔案的載體主要是磁盤和光盤，磁盤的支持體聚酯底基易產生靜電，從而吸引塵埃導致磁盤或磁帶卷曲、磁粉易脫離、變形不易恢復，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，常用的記錄介質，如碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料，這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙張相比，電子文件載體材料的壽命要短得多。因此，電子文件的保存要在電子文件載體接近保質期限的時候及時進行文件復制。

五、結語

總之，檔案工作者不僅耍熟練掌握檔案專業知識，還需具備一定的自然科學知識、計算機知識，掌握漢字輸入方法，熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時，檔案工作者要加強責任心，正確認識計算機管理檔案的意義、特點，自覺增強工作質量意識。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經濟發展和社會提供服務。