淺談項目檔案管理人員在項目建設管理過程中的定位思考

王愛霞

摘 要：本人從固定資產投資項目檔案管理人員的職業道德、專業知識、項目管理和檔案管理人員提高項目管理方法和加強業務培訓、管理團隊的穩定等方面出發，拙筆簡述項目檔案管理人員在項目建設管理過程中的定位，對隨后的工作責任和義務進行思考。

關鍵詞：檔案管理人員；項目管理；定位思考

固定資產投資項目的投入為企業的生產經營和發展，創造了更高的利潤和收入。作為國有企業，固定資產投資項目得到了國家的大力扶持，前期有投入，后期就有驗收。隨著固定資產投資項目管理制度的逐步完善，國家加大了對投資項目的驗收和監管力度，也促使項目管理流程和檔案管理內容進一步深度整合，逐漸形成了一套較為系統、完善的項目檔案管理體系。在項目建設過程中，項目建設管理人員和檔案管理人員理論聯系實際，緊密溝通，確保項目建設順利實施，項目建設原始資料及時歸檔。

本人曾從事過固定資產投資項目建設和檔案管理工作近十年，下面我從項目檔案管理人員的職業道德及素養、項目檔案管理人員專業知識、項目管理和檔案管理人員應逐步提高項目建設管理方法和加強業務培訓、項目管理團隊穩定等方面出發，拙筆簡述項目檔案管理人員在項目建設過程中的定位，對所承擔的工作責任和義務進行了思考，敬請指正。

一、項目檔案管理人員應具備的素質

首先，要具有良好的職業道德。作為一名合格的項目檔案管理人員，應當樹立良好的職業道德和工作態度，勇于奉獻，樂于奉獻，開拓創新，奮發向上，兢兢業業，要有無私奉獻的道德情操，塑造項目管理人員良好的形象。

其次，要忠于職守，愛崗敬業。項目檔案管理人員應當盡到保護、管理好項目檔案的義務，為檔案使用者提供優質的信息服務保障，工作中應當對項目建設和發展傾注更多的精力，全心全意地投身到項目建設檔案管理工作之中，積極工作、熱情服務，保護好項目每一階段和每一環節的檔案及相關資料的準確、完整與安全。

再次，要共同遵紀守法，嚴守秘密。作為中華人民共和國的公民都應該保守國家秘密，作為一名檔案工作者，由于所從事崗位特殊性，更有責任和義務保守國家秘密，增強保密意識，養成良好的保密習慣，確保項目檔案信息的安全性，勇于與各種失密、泄密、竊密行為作斗爭。

最后，應博學求進，提高服務質量。項目檔案管理人員扎實的專業知識和工作能力，是管理好項目檔案的必要條件，肩負著保護檔案，延續項目檔案傳播之重任。項目建設總體分為三個階段，前期申報、中期建設及后期驗收，項目檔案貫穿于項目建設的始終，項目建設全過程賦予了項目原始檔案十分豐富的內容，要想對這些檔案內容進行廣泛科學的管理和有效利用，那么就要求項目檔案管理人員也應該緊跟項目建設的始終，時時掌握項目建設進度，卓有成效地做好項目管理工作，運用掌握積累的專業知識，從不同角度提練檔案管理精髓，更好的服務好企業。

二、項目管理和檔案管理人員應逐步提高項目建設管理方法和加強業務培訓

首先，應加強項目相關業務知識的學習。不管是項目管理人員，還是檔案管理人員都應學習與之相關聯的業務知識。項目檔案資料是項目建設過程中逐步形成的，項目建設產生了項目檔案資料，它們之間是一體的，相互之間不能分割的。所以不管是項目管理人員，還是檔案管理人員都必須掌握與之相關聯的業務知識，這樣才能把項目管理和檔案管理做的更好。

一個項目從規劃、選址、地質勘察、施工圖設計、計劃下達、招標投標、合同簽訂、直到竣工驗收等等，周期長，程序復雜，涉及的專業較多。作為項目檔案管理人員不能只知自己的“一畝三分地”，而忽略了與項目相關的其它業務知識的學習，要圍繞項目申報申批、招標投標、“三同時”、財務審計、檔案歸檔范圍等每一環節的學習，牢固掌握每一個環節應具備的知識，分辨有價值的資料應及時立卷歸檔永久保存下來，下一步還要產生什么樣的資料等，每一階段都是環環相連，熟記流程，學精業務，才能防止出現紕漏，從而全面掌控一個項目的建設內容和進度，項目檔案資料才能準確、完整、系統。

兵器集團檔案館每年組織的檔案管理人員業務知識培訓，不光是給檔案管理人員培訓檔案業務知識，也是給項目建設管理人員學習檔案業務知識的一次機會，所以作為項目建設管理者該珍惜一年一次的學習機會，積極主動參與到檔案業務知識的培訓學習中。一名優秀的項目管理者，除了應具備項目業務知識外，還應加強檔案業務知識的學習，特別是要掌握項目建設檔案歸檔范圍和歸檔標準。

其次，要相互溝通、加強聯系。作為檔案管理人員，雖然不需要辦理項目建設管理過程的每一項工作，但項目建設所涉及的內外部門及人員多，每個部門所承擔的業務不同，那么所涉及的專業就不同，作為檔案管理人員熟悉并掌握與項目建設相關的每一個環節的工作流程則是必不可缺的。例如：項目立項批復了，就需要下達投資計劃，各部門根據投資計劃就要開展項目建設的實施工作，根據項目批復內容和實施方案，要求招標的就必須嚴格按照《招標投標管理辦法》開展招標工作，不需要招標的應按照《物資采購比質比價管理辦法》執行。下一步就是合同的簽訂，設備的加工制造，到廠開箱驗收，收集資料，安裝調試及驗收等等。因此，項目檔案管理人員要時刻保持與項目管理人員的緊密聯系，緊跟項目建設進度，及時準確的收回項目建設過程中的原始資料，確保項目檔案不出現遺漏，為項目檔案驗收提前做好準備。

三、項目管理隊伍的穩定是確保項目檔案準確歸檔的關鍵

項目建設管理工作任重道遠，由于建設周期長，涉及的部門和人員較多，程序繁瑣，需要掌握的專業知識較多。因此，要保證項目管理人員和檔案管理要的穩定，頻繁更換管理人員會造成項目管理脫節，同時還會導致之前形成的檔案無法做到第一時間歸檔，項目建設管理隊伍的穩定是確保項目檔案完整的關鍵。

四、結束語

項目檔案管理人員在項目建設過程中起著至關重要的作用，同時也是提高固定資產投資項目檔案管理水平的關鍵人物。所以一個優秀的項目檔案管理人員不僅要牢固掌握項目檔案管理制度、歸檔范圍和標準，更要掌握項目管理辦法和相關制度，在工作中博學求進，不斷探索，努力實踐，勇于創新，強化管理，使固定資產投資項目檔案管理更上一層樓。