做好燃氣工程檔案管理工作的研究與探討

徐倩+魯靜

摘 要：作為企業開展工作的載體與憑證，燃氣工程檔案記錄著其工作的方方面面。因此我們說，燃氣工程檔案管理工作效率的高低直接影響著企業其他業務的發展水平。盡管近些年來伴隨著信息技術的發展，我國的燃氣工程檔案管理工作取得了一定的進步，但是我們需要意識到目前我們的管理工作仍然存在著很多的問題。基于此，本文在第一部分分析了當前我國燃氣工程檔案管理工作中出現的一些問題；在文章第二部分，筆者通過結合個人多年以來的工作經驗，就如何才能做好燃氣工程檔案管理工作提出了個人幾點看法，以期能夠為進一步提升燃氣工程的建設水平建言獻策。

關鍵詞：燃氣工程；檔案管理；存在問題；解決措施

在燃氣工程建設過程中會形成很多資料，包括工程前期各類審批文件、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等。這些資料較為全面地反映了燃氣工程建設過程的詳細情況，對工程質量評定、生產運行管理及維修、搶修搶險以及對新建工程的準備工作等都具有很重要的參考利用價值。

1 當前我國燃氣工程檔案管理工作中出現的問題

1. 企業忽視了燃氣工程檔案管理工作的重要意義

檔案管理受自身工作特點的影響，其作用需要很長時間才能展現出來，要想在短時間內就為企業整體效益的大幅度提升做出貢獻著實很難。正是由于這樣，不僅僅是企業領導甚至是一些燃氣工程檔案管理工作人員都產生了“燃氣工程檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為燃氣工程檔案配備先進的設備、不肯為燃氣工程檔案管理工作改進辦公場所、不肯為燃氣工程檔案工作人員進行講座培訓等等。除此之外，燃氣工程檔案管理工作人員的不重視還會直接影響其工作積極性，甚至有些燃氣工程檔案管理人員只是做一些簡單抄寫、錄入工作，對燃氣工程檔案資料的收集、開發、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發揮出檔案資料的價值，難上加難。

2. 與檔案管理工作相關的配套設施不完善

這方面問題主要體現在以下幾點：

（1）檔案管理設備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流。

（2）檔案管理系統落后，軟件條件差。

（3）存放檔案的基礎設施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4）缺乏專項資金對一些已經破損的紙質檔案進行修復。

3. 缺乏必要措施來維護檔案信息內容的安全

燃氣公司的有些資料會涉及到一些機密問題，因此在進行對傳統檔案進行理時要特別注重對文件內容進行保密。但是反觀當下，我們在對燃氣工程資料進行信息化處理時卻忽略了這一點。不僅缺乏嚴密的防護系統進行信息維護，而且對一些燃氣工程檔案審查不嚴，黑客很容易就能侵入我們企業內部計算機系統，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的燃氣工程檔案外泄。

4. 企業各部門之間合作力度不足，致使檔案資料收集不完整

燃氣檔案管理工作內容涉及廣泛，包含對各個部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于燃氣檔案管理工作的進一步開展，但是反觀當下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現象的出現。除此之外，企業內一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要歸檔的材料交給我們統一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。

2 提升燃氣工程檔案管理工作質量、效率的措施探討

1. 提升工作人員對燃氣工程檔案管理的意識

燃氣工程檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此，單位領導要起到帶頭作用，對燃氣工程檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給燃氣工程檔案管理工作配備專業化的設施、專業化的人員、專業化的辦公場所等。

2. 以多種手段提升燃氣工程檔案管理者的素質

首先，企業應當針對不同檔案管理人員工作特性、工作能力、工作水平制定出具有較強針對性的培養方案；其次，企業應當經常性的組織管理人員進行與燃氣工程知識相關的學習、檔案管理工作業務知識學習、信息技術學習、工作經驗交流等；再次，企業應當積極聘請專家學者來開展講座活動，從深層次上提升工作人員組織能力、語言表達能力以及文字編輯能力。最后，要著力提升燃氣工程檔案管理工作人員的道德素質。一方面通過職業道德培訓來提升檔案管理人員的意識；另一方面要在《檔案法》的基礎上，結合企業檔案管理工作發展的實際狀況，不斷完善相關的規則制度。以通過制度手段實現有效的約束，保證檔案信息的安全。

此外，為了提升燃氣工程檔案管理人員的工作積極性，企業還要建立起完善的績效考核體系。定期開展檔案檢查和考核評估工作，并把考核結果作為獎酬的重要依據，以實現檔案管理人員收入與崗位貢獻的掛鉤。

3. 采取多種方式，以做好燃氣工程的檔案收集工作

燃氣工程建設內容是比較復雜的，尤其是市政管網、各類場站及大型住宅小區的燃氣工程建設周期長，從項目申報到工程竣工的程序比較多。這些工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜、涉及部門和人員多、經歷時間長，稍有疏忽就可能遺漏。為了使檔案資料收集更為完整，檔案管理人員應該在對工程建設程序做到心中有數的基礎上，采取追蹤收集、分階段收集和強制性收集三種收集方法，只有這樣才能保證檔案資料不會因為“人”的主觀因素而流失。

4. 更新燃氣工程檔案管理設備，革新燃氣工程檔案管理方式

檔案管理工作需要的設備分為兩種，即硬件設施和軟件設施。燃氣工程檔案數量非常大，因此為了做好檔案管理工作，我們必須不斷更新完善檔案管理設備。一方面加大資金投入，以為硬件設施的更新提供支持；另一方面，要積極引入最新的檔案管理工作系統，從而在提升檔案管理工作質量與效率的同時，提升檔案信息的安全性。

3 小結

綜上所述，燃氣工程檔案管理工作的效率高低與企業其他業務息息相關。但是從當下來看，由于受思想認識、條件設施、人員素質、部門協作等多方面因素的影響，致使當前我們的燃氣工程檔案管理工作還存在著較多的問題，嚴重阻礙了企業整體的進步與發展。作為一名檔案管理人員我們必須從提升檔案管理意識入手，進一步加強對燃氣工程檔案管理工作的理論研究與實踐研究，力求為提升燃氣工程檔案管理工作的效率與質量貢獻出自己應有的力量。

參考文獻

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