淺議數字檔案資源建設原則

許云龍

【摘要】隨著互聯網的快速擴張，數字檔案資源建設的重要性日益顯現。本文梳理我國數字檔案資源建設現狀，指出現階段存在的問題，并提出數字檔案資源建設過程中的基本原則。

【關鍵詞】數字檔案；資源建設；原則

一、我國數字檔案資源建設歷程概述

我國的數字檔案資源建設起步于2001年檔案信息化建設，從基礎設施、規范化管理到多元數據庫建設，全面推進數字檔案資源建設；同時中央檔案館及多省市展開試點工作，推動館藏資源的數字化；在全國檔案事業十一五、十二五、十三五規劃中，不斷豐富數字檔案資源建設的內容和范圍。同時，我國還從管理規范和技術標準上發力，圍繞數字檔案資源建設出臺眾多規范標準；從2003年開始，出臺6項管理規范，15項技術標準，為其建設提供管理依據和標準指引。在數字檔案資源的積累方面，國家提出“存量數字化、增量電子化”戰略，取得一定成效。在近10年的數字檔案資源建設過程中，檔案部門始終堅持以人為本，優先安排民生檔案的數字化工作；另外將建設工作分解到基層，要求各級檔案館必須提供數字化副本，從源頭嚴抓數字資源建設。

隨著移動互聯網及新媒體等新技術的出現，信息傳播節點呈幾何級增長，信息傳播范圍無限延展，檔案用戶利用習慣多元化，使得數字檔案資源開放路徑、編研方法、利用模式以及構建策略都發生了巨大改變，數字檔案資源建設進行參與式管理、共享式利用和交互式服務已是大勢所趨。

二、我國數字檔案資源建設現狀分析

（一）建設效果。從數字檔案資源建設效果上看，不同地域、類型的檔案資源建設差異較大。一方面，由于我國各地在經濟發展、管理水平上存在差異，數字檔案資源建設也有不平衡現象，這種不平衡不僅體現在東、西部的橫向對比上，也體現在省市縣三級的縱向對比中。另一方面，不同類型檔案資源在數字化過程中建設效果差異較大，傳統紙質檔案由于紙張損毀、字跡潦草等原因，加之數字化掃描、影印、高清翻拍等技術差異，導致公眾利用時無法進行OCR識別，沒有達到預期的建設效果；電子文件由于格式繁多，沒有進行相應的轉換機制，讓公眾只能望之興嘆。因此，在數字檔案資源建設過程中，要對不同地域、類型的檔案差異化對待。

（二）建設質量。我國數字化建設過程中，整體質量堪憂；據實地走訪發現，外包的數字化建設出現大量空白頁、無效頁；數字系統存在兼容性、數據互斥等質量不過關現象。一方面，操作人員業務素質較低、全程缺乏實時監督、抽檢不嚴格都影響著建設質量；另一方面，檔案資源建設范圍廣泛，眾多部門各自為政也容易造成質量不一的情況。國家數字檔案資源主要電子政務、檔案網站、LAM三方面，由于缺乏統一建設規劃、質量標準及合作基礎，形成多元異構，質量參差不齊的特點，造成部門業務無法有效聯通，制約數字檔案資源建設的良性發展。

（三）建設內容。檔案部門數字化的最大瓶頸是資金短缺，而內容重復建設更讓我們“囊中羞澀”。某市檔案局在重要檔案數字化加工過程中對重復件進行了一次抽樣性清查，發現重復件比例竟高達44.3%。同時，館際之間檔案數字化重復件比率也居高不下，這是由于檔案部門缺乏業務交流、建設規劃以及內容比對，數字化過程應當前置檔案清查工作，強調全程化管理與服務，讓數字化專項資金發揮最大效能。

三、我國數字檔案資源建設的基本原則

（一）區別對待原則。區別對待是數字檔案資源建設的首要原則。區別對待有兩個方面：一是不同地區之間區別對待。檔案資源建設必須在符合國家統一標準的前提下，與當地經濟發展和公眾需求相適應，過于超前造成浪費，過于落后則無法滿足現實需求。二是不同種類之間區別對待。檔案資源包含傳統紙質檔案和電子文件兩種類型，其來源較為廣泛，從政務活動、民間征集到網絡信息，因而其數字化建設的標準難以統一，需要區別對待，分開建設，并通過共享平臺進行整合提供給公眾利用。

（二）質量控制原則。質量控制是數字檔案資源建設優劣程度的關鍵環節。質量控制主要包含兩方面：一是控制檔案資源數字化的質量。檔案資源是數字檔案資源建設的核心，數字檔案資源建設各環節工作都圍繞其展開；紙質檔案強調其數字轉化、OCR識別的成功率，電子文件強調其原生性、真實性，通過元數據控制其檢索效果。二是控制數字檔案系統及平臺的質量。數字檔案系統及共享平臺是數字檔案資源建設質量的直觀體現，是檔案資源價值外化的重要途徑；各級檔案部門在建設數字檔案資源的過程中，一定要重視數字檔案系統及共享平臺的美觀性、易用性和關聯性，注意系統兼容性，及時更新維護；同時針對網站、APP等不同終端采用適宜的開發技術，力求展現效果與數字系統平臺完美契合。

（三）共享利用原則。共享是數字檔案資源建設的重要目標，也是貫穿于數字檔案資源建設全程的指導理念。2015年國家層面大力推行“互聯網+”戰略，各級檔案館在新媒體環境下逐步增加互聯網應用的數量，將檔案信息服務嵌入互聯網公共服務體系中，數字檔案資源建設也呈現出面向公眾共享利用的趨勢。建設過程中要把握以下幾項：第一，優先數字化那些與公眾直接相關的、價值和利用率較高的檔案。第二，強調數字檔案建設的易用性，通過高精度識別、細節處理方便用戶利用。第三，強調檔案館、政務系統和其他文化部門的跨界共享，要構建合作機制，以資源共享為核心，消除信息壁壘，拓寬信息利用渠道。

【本文為2017年河北省檔案局科技項目“新媒體環境下數字檔案資源構建機制研究”（項目編號：2017-R-12）的研究成果之一】

【參考文獻】

[1]李明華.中國的數字檔案資源建設[J].中國檔案，2016（10）：14-15.

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