材料采購成本的管理與控制

賈永生

摘要：采購管理是整個施工項目管理的重要組成部分。材料的采購管理又是項目采購管理的重要組成部分，同時是耗用資金最多的一個環節，也是目前建筑項目成本管理中普遍失控的環節，也是參與人員損公利已腐敗滋生的環節。材料采購管理的優與劣關系到整個項目成本管理的成敗，已成為建筑施工業對施工項目管理重點關注的領域。怎樣做好材料采購管理，成為我們需要正視并亟需解決的問題。

關鍵詞：材料采購；管理；建設體系；

做好材料采購管理，應該從兩個層面著手，分別是從技術層面提高業務的執行能力和從系統建設方面創建采購的環境，并不斷從這兩個方面持續改進，最終一定會收到良好的效益。

一、規范采購行為，在技術層面上提升業務能力

材料采購管理是從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽定，一直到采購材料進場為止的過程管理；這個過程中我們要重點關注經濟采購批量模型在實際操作中的應用。

（一）經濟采購批量模型簡介

眾所周知，材料采購過多，造成積壓，占用資金過多，會影響資金周轉和資金利用效率；而采購太少，則會造成停工待料，影響工期和企業經濟效益。經濟采購批量模型就是尋求一個使年采購總成本最低的訂貨批量，稱為經濟訂貨批量，使之既不積壓，又不會因缺料造成停工損失。

材料采購成本一般包括訂貨成本、購貨成本、儲存成本、缺貨成本和價格變化成本等。經濟訂貨批量選擇其中主要的可控成本建立數字模型：

（二）采購計劃

編制材料需用計劃。材料的需用計劃一般由項目的技術人員編制，其主要依據是圖示量和施工方案的選擇等具體要求，編制好的材料需用計劃是物資部門確定經濟采購批量和編制材料采購計劃的主要依據，物資部門再依據采購計劃確定訂貨點，繼而簽定采購合同以及進行后期的存貨管理。

確定經濟采購批量。經濟采購批量就是項目一定期間材料存貨相關總成本達到最低的一批采購數量；與存貨相關的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項費用支出，其總額隨材料數量、價格等屬性的變化而增減。確定經濟采購批量的目的，就是使材料成本達到最低；根據施工項目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經濟采購批量。

編制采購計劃。根據材料的需用計劃和經濟采購量的分析結果以及將要選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理；具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等，采購計劃一般由項目物資部門制定；根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的，關鍵強調其正確性、及時性和可執行性。

（三）采購詢價

采購詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能以最低成本完成材料采購計劃的供應商。該過程的專業術語也叫供方資格確認，獲取信息的渠道有招標公告、行業刊物、專業建筑網站等媒體。

做好采購詢價管理，現在需要充分利用計算機管理系統，借助網絡優勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障詢價結果的高效率。

（四）供應商確認和采購合同簽定

選擇供應商的主要參照條件就是在采購詢價環節的評價結果，當然也要參照其他標準，如供應能力、歷史信譽等。比如具體確定商品混凝土的供應商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家供應商，以防供應不及時導致停工風險的發生，這里就需要考慮到混凝土澆注本身需要連續性等要求。

采購合同就是在確定了供應商后，項目與供應商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型進行選擇，因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間的分配；項目的目標是把最大的實施風險放在供應商，同時維護對項目經濟、高效執行的獎勵；供應商的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。

常見的合同可分為以下三種：①成本加獎勵合同：主要用于長期的、硬件開發和試驗要求多的合同；②固定價格加獎勵；長期的高價值合同；③固定總價合同，項目易于控制總成本，風險最小，供應商風險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

二、遏制采購腐敗，在系統建設上全面完善

現職某建筑項目采購的管理人員坦言：“采購腐敗是防不勝防的，我做了這么多年項目，大多數項目都繞不過這道坎……”“采購腐敗可謂觸目驚心，在許多項目，只要你和采購沾上邊，一個項目下來，幾萬、幾十萬是常有的事情，這里的名堂太多了！”這就是現實。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面采取措施：崗位建設、人員選擇、員工培訓、員工績效考核、薪酬分配制度建設和利用計算機管理系統加強監督等等。

（一）崗位建設

針對采購環節，需要設置不同的崗位，以解決采購權力過分集中的問題，崗位設置要互相制約和監督，同時又不要影響各崗位人員的工作積極性。

一般來說，項目需要設置采購總負責人、詢價員、合同員、采購員和庫管員等五個崗位；采購總負責人全面負責材料的采購管理，依據材料需用計劃和崗位目標責任成本的管理規定等，制定并執行采購計劃，協調并充分利用內部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢價員主要負責按計劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供給采購負責人和采購員，同時進行文檔的存檔管理；合同員的職責就是管理合同文件，隨時監督合同執行情況；采購員的職責更多的是具體按合同，以指定的價格和數量執行采購任務；庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進場后，合理規劃存放和使用，盡可能地減少儲存成本，做好庫房管理。

崗位設置的多少要視項目的大小和施工時間的跨度等實際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內部崗位間的權利制約機制。

（二）人員選擇

采購管理各崗位人員應有嚴格的選擇標準，需要考慮以下綜合素質：具備一定的專業能力和溝通能力；具有相應的法律意識；為人清廉等，還要盡量避免項目最高管理者如項目經理的親屬擔當采購總負責人。專業能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個清晰的思路；清廉的素質，對經常與花錢打交道的采購人員來說尤其重要，雖然在內部管理各個環節上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應商主動提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設置，就需要采購人員本身要具備清廉的素養和法律意識等等。

（三）員工培訓

對采購各崗位人員的培訓包括：業務培訓、法律常識培訓、公司制度培訓等等。業務培訓重在提高業務能力，比如采購的流程管理、采購經濟采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢價等等；而法律常識培訓和公司制度培訓則重在在環

境上約束非正常行為，清楚和明確采購腐敗的風險成本。