分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及提高檔案管理的對策

鄧燎亮

摘要：企業(yè)檔案包括企業(yè)在各活動中形成的所有的檔案，他能夠完整的記錄一個企業(yè)的發(fā)展過程。檔案的記錄企業(yè)發(fā)展過程必不可少的一部分。企業(yè)檔案管理對企業(yè)的運行，利益的維護，項目的發(fā)展等方面發(fā)揮著重要的作用，做好企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有及其重要的作用和意義。本文通過對我國現(xiàn)有企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進行了分析，并針對這些問題提出了相應的提高檔案管理水平的解決辦法和措施。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；對策

前言：

隨著科學技術的發(fā)展，檔案記錄等，方式也日新月異，更為方便、快捷。但是目前，企業(yè)檔案管理工作的重要性并沒有被大家所認識，還有很多地方需要提高和改善。本文主要分析了現(xiàn)階段國內的企業(yè)管理工作的現(xiàn)狀，并且提出了一些改善企業(yè)關企業(yè)檔案管理的措施及建議。

1.我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.1個別企業(yè)對檔案管理工作不夠重視

目前我國大部分企業(yè)都需要提高對對檔案管理工作的重視程度，個別中小型企業(yè)領導甚至直接忽略檔案管理工作，直接交，企業(yè)內的檔案管理機構撤銷。由于對檔案管理工作重視度的缺乏導致大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作的水平較為落后。另一方面，如今，企業(yè)更加重視于企業(yè)的經濟利益，而檔案管理工作對企業(yè)的影響是潛移默化的，它本身并不能直接給企業(yè)帶來一定的經濟效益。因此導致許多企業(yè)在企業(yè)檔案管理工作問題上有了錯誤的認識，覺得企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的運行和發(fā)展并無實質性的幫助。甚至直接將檔案管理工作當做一種負擔，從而更加的減弱了對企業(yè)檔案管理工作的重視。

1.2檔案管理制度存在問題

正如上文所說，企業(yè)主要的目標是創(chuàng)造一定的經濟利益，主要將企業(yè)內的管理力度致力于提升企業(yè)的生存與發(fā)展，往往忽視對檔案管理工作的投入。從而導致在企業(yè)檔案的管理出現(xiàn)許多的問題。另外有些企業(yè)雖然已經建立了一定的管理制度，但是在具體的執(zhí)行方面仍存在一些問題，例如，對檔案管理工作的執(zhí)行力度不夠，或者相關工作人員缺乏對企業(yè)管理工作的重視度，和責任心。常常出現(xiàn)未能及時對檔案進行整理，檔案收集時常常出現(xiàn)缺漏甚至丟失等情況。在檔案借出方面有問題存在，比如，在借出時缺少相關的的記錄，這也會導致方案的丟失，甚至有些人會趁機對檔案進行不正當?shù)男薷暮捅I取。丟掉真實性的檔案也會因此失去其存在的價值。

1.3檔案管理人員工作素質及水平較低

檔案管理人員的素質是影響檔案管理工作的直接因素。而我國現(xiàn)階段各企業(yè)內檔案管理人員的專業(yè)素質參差不齊，處于中等偏下水平。因為他們中大多數(shù)人員都為非科班出身，并非專業(yè)的檔案管理科班出身，也正出于此種原因，他們往往不會也不能意識到檔案管理工作的重要性，工作時也不會那么認真負責，對待工作馬馬虎虎，得過且過，十分隨意，經常會造成檔案的丟失。檔案管理人員的工作素質和專業(yè)水平的提高對于檔案管理工具有十分重大的意義。

1.4檔案管理基礎設施不到位

有良好的工作環(huán)境是完成工作的重要前提。由于國家和企業(yè)缺乏對檔案管理工作的重視，大部分企業(yè)未對內部檔案管理的進行認真的建設，工作環(huán)境水平較差，甚至在部分中小型企業(yè)中，都沒有設立檔案管理的工作室，而是將檔案管理交于他部門的工作人員作為代理或者有企業(yè)負責人接手。有時也會為了縮減企業(yè)或公司的辦公面積取消檔案室或檔案庫房，或者將企業(yè)內部的各種檔案堆積在一起，并未對其進行分類擺放。因為，在企業(yè)檔案中，有很大一部分屬于機密文件，需要特別的保存及保密措施。其實這些問題歸根結底還是由于企業(yè)和國家對檔案管理工作的認識不夠而導致的。

2.提高檔案管理水平的措施

2.1提高企業(yè)對檔案管理工作的認識

這其中，主要有企業(yè)領導對檔案管理部門沒有較高的重視，只是將其看為資料和數(shù)據(jù)的保存，還有企業(yè)領導對檔案管理本身的意識不夠，不知道檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義和重要性。還有一方面是相關的檔案管理人員對自身工作的認識不到位，沒有對檔案管理工作的正確認識。檔案于公司或企業(yè)來說是一種資源，它是由古代史學家記錄歷史，政治，民情等流傳和演變而來的。它對于企業(yè)的內部管理，調整和完善有重要的作用。企業(yè)的相關人員需要真正的認識到檔案管理工作的重要性和其對企業(yè)長期發(fā)展所發(fā)揮的意義。我國相關部門也應提高對檔案管理的重視，加強對檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理工作能充分被人們認識和了解，尤其是企業(yè)的和檔案管理有關的領導和工作人員。在了解了企業(yè)檔案管理工作的重要性之后，企業(yè)中的相關領導也應時刻強調企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)運行的重要性，以此來加強相關工作人員的責任意識，改善工作態(tài)度，提高工作質量。

2.2對檔案管理工作的制度完善

建設一套完善的檔案管理制度系統(tǒng)，對于公司的良好運行和檔案管理工作的順利實施具有重要意義。當管理工作應在實際操作中不斷探索和改進。檔案管理主要包括，企業(yè)文件的收集，整理，歸檔與保存，它是在企業(yè)資產管理的基礎上，在具有同一標準和制度的情況下，對檔案工作進行統(tǒng)一的領導與整理。企業(yè)應以相關的法律，法規(guī)為基礎在確保符合國家相關規(guī)定的情況下來對現(xiàn)有的檔案管理制度進行完善和修改，從而建設一套完善的檔案管理制度系統(tǒng)。不同企業(yè)的檔案管理制度也存在差異，各企業(yè)應根據(jù)本公司的現(xiàn)狀來制定科學的契合于自身的運行和發(fā)展檔案管理制度。在檔案管理相關制度擬定以后，可以在公司內部各部門之間進行討論，并起草最終的企業(yè)檔案管理辦法，以此來保證相關制度的科學性，有效性與可行性。另外，需要格外注意的是部分檔案的保密工作，所以，有關企業(yè)可以采取分開放置的辦法來確保機密文件的安全。企業(yè)需要嚴格控制檔案管理工作中的每一個程序，尤其是檔案的借閱與復印。因為這對檔案的安全具有重要的意義。

2.3加強對相應人才的培養(yǎng)

提高檔案管理工作人員的檔案管理意識和專業(yè)工作水平是各企業(yè)能夠做好檔案管理工作的前提。相關檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個方面，一個是管理意識需要加強，另一方面是他們的專業(yè)工作水平還需要提高。因此，為保證企業(yè)檔案管理工作的科學，標準與規(guī)范，企業(yè)應定期對檔案管理工作人員進行一定的培訓和學習。我國相關行政單位也應加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，與各企業(yè)聯(lián)手，一起打造一批一流的，專業(yè)的，高素質的檔案管理工作團隊。同時由于檔案管理工的特殊性，也應注意加強和提高他們對檔案的保密工作，以防止檔案的丟失或竊取。

2.4加大企業(yè)對檔案管理工作資金的投入

各企業(yè)不能只關注于眼前的經濟利益，要把目光放長遠，能夠看到檔案管理對企業(yè)未來發(fā)展的重要意義和作用，加大對檔案管理工的資金投入，完善企業(yè)內檔案管理工作的基礎設施。比如，建立檔案管理所必需的檔案室或檔案庫房，完善檔案管理工作人員的相關工作設備包括電腦，辦公室等。這其中也包括上面提到的對工作人員的培養(yǎng)，公司和企業(yè)只有將這些最為基礎的地方做好，做到位，才能從根本上確保檔案管理工作的執(zhí)行。另外企業(yè)也可以從外界引進先進的管理人員或管理辦法，或者加大對管理制度的創(chuàng)新獎勵等措施。

結語：檔案管理工作對企業(yè)的長遠發(fā)展具有關鍵性意義，更是企業(yè)管理中至關重要的一部分。各企業(yè)領導人必須意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員也需要重新審視自己對檔案管理工作態(tài)度和認識，使檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展和運行過程中發(fā)揮其真正的作用。同時企業(yè)也需要對加強檔案管理工作制度的完善和創(chuàng)新，保證企業(yè)高效迅速的發(fā)展。

參考文獻：

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