物資采購制度的設計與風險防范措施

曲峰

摘要：物資采購制度的涉及到許多環節，包括采購，到驗收，到入庫等等。只有在保證物資采購這個關鍵環節，才能保證產品最終的質量。目前，在物資采購環節中還存在一系列的問題，筆者根據在某煤業公司的具體工作經驗發現，主要存在如下一系列問題。如采購制度設計不完善，風險防控措施薄弱，采購的信息化程度較低、忽視供應商的管理等等。本文根據這一系列的問題對物資采購環節存在的問題進行研究，從而提出相應的政策建議。

關鍵字：物資采購；制度設計；政策建議

一、引言

物資采購是保證質量的首要環節，只要在嚴格執行物資采購流程，以保證安全生產，經營指標為前提，充分做好物資需求計劃、物資供應、物資驗收入庫、發放，現場材料的回收，修舊利廢等工作，才能嚴把質量關，數量關，價格關。目前，在物資采購環節中還存在一系列的問題，筆者根據在某煤業公司的具體工作經驗發現，主要存在如下一系列問題。如采購制度設計不完善，風險防控措施薄弱，采購的信息化程度較低、忽視供應商的管理等等。本文主要從物資采購制度的設計與風險防范措施兩個方面進行研究，提出相應的政策建議。

二、物資采購制度的存在的問題

（一）采購制度設計的環節不完善。一般來說，采購環節包括了幾個部分：（1）供應科物資入庫管理，這一塊主要涉及到合同進貨的核對，以及物資（設備）材料到礦后，保管員要進行貨物的驗收工作，驗收合格的物資，保管員應及時登記“材料設備（配件）統計表”，并給供貨商開具材料設備驗收單。（2）物資出庫管理。這一塊主要包括嚴領料制度，并負責每月材料消耗計劃報批、材料領用等事宜，以及材料出庫程序，定期對庫存物資進行清查盤點，做到帳帳、帳卡、帳物核對相符。（3）物資保管保養。這部分包括庫存物資的維護保養，對于特殊材料進行特殊專門別類的處理。根據物資的性能、特點，結合本地的自然條件，根據自身能力，有針對地對儲存物采取防熱降溫、防寒保暖、驅潮降潮、防干保濕、防雷擊、防銹蝕、防塵沙等儲存保養方法進行防護。（4）倉庫管理。外購產品的驗收、保管、保養、防護、發放、裝卸、搬運是倉庫管理的中心工作。庫存物資完好程度直接影響生產的正常進行。物資經驗證合格入庫后，保管人員要對其負全面責任，做好物資管理工作。（5）供應科采購計劃編制。保證物資材料的質量，杜絕假冒偽劣產品，控制庫存積壓，保證生產安全、高效、優質、低成本運轉。每個環節都極大地影響著最后采購工作完成。當前物資采購制度環節中沒有細化到各個環節的任務，對沒有建立責任人制度。這樣的結果就是導致了采購環節中出現問題無法找出原因所在，無法追究到責任人。采購制度的需要流程化才能保障物資的質量，每個流程應當責任到人，這樣才能保障出了問題有責任人來承擔。

（二）風險防范措施不到位。物資資料保管保養得問題最重要，經常在采購中會遇到一些特殊的產品需要特殊的處理。然而，保存不當的情況時有發生，導致物資被損壞，無法使用。一些采購管理人員的素質不高，也導致了在采購環節中無法挑選出優質的供應商，識別具有高質量的物資材料。由于采購人員的工資一般在公司屬于中下水平，也導致整體采購部門的學歷和素質比較薄弱，對于物資的性能以及保存措施不了解，在物資采購質量控制方面就很有劣勢。其中尤其比較容易忽略的是對于對性能會因貯存時間過長而發生變化的器件。這種器件一般要根據產品要求確定貯存時間，超時貯存的要做好標識。在風險防范的過程中，因為性能變化導致劣質品的事情經常發生。

（三）采購信息化程度較低。公司沒有建立物資采購的管理平臺，因此生產環節與采購環節中的交流不到位，物資采購信息化建設水平還尚未達標。隨著采購環節和物資的品種不斷加大，要不斷加大動態的資料管理環節的工作。從目前來看，還主要是靠倉庫管理人員的文字記錄。這主要的原因是因為公司對于信息化平臺的認識不足，無法認清楚其在生產與采購環節之間的重要性。企業應該結合財務各方面的能力建立一個全套的物資變化的平臺，也為企業領導做決策時提供參考。由于沒有信息平臺，也無法隊友采購需求等進行分析，因此會導致在緊急購買的情況下，成本大量的增加。

（四）供應商的管理不到位。在供應商管理過程中，主要缺乏對于一些質量的評價。由于采購環節是與供應商直接打交道，在產品質量上具有極大地發言權。事實情況是，采購部門很少對于供應商進行綜合的評價。對于外來的一些產品缺乏對其產品質量、即使水平以及產品價格之間的對比與衡量。企業不注重對于供應商的選擇，使得出現物資資料質量差別大，來源分散，成本增高。

三、物資采購制度的風險防范措施

（一）、提高采購人員的素質，降低采購成本。企業應該設立相應的物資采購的培訓課程，提高采購人員的素質與能力。加強內部管理工作，加強職工的學習和培訓，不斷提高職工的思想道德、業務素質和技術水平，樹立良好的工作作風，杜絕供應工作中的不正之風。對于采購人員來說，要掌握市場行情，熟悉進貨渠道，控制進貨成本，熟練掌握物資材料的規格型號、用途、質量標準，嚴格按規定進貨渠道采購，對質量嚴格把關，嚴禁購入假冒偽劣產品。應做到比價采購，隨時反饋市場貨源價格信息，利用時間差、價格差、地域差，及時組織到物美價廉的物資。對于企業而言，建立信息管理系統，提供物資供應信息服務，引導使用單位進行充分的物資使用的信息，做出最佳的抉擇。

（二）細化采購人員的工作職責，做好風險防范措施。各保管員要對所管轄物資經常進行檢查核對，供應科每月對各庫進行一次抽查考核，每半年進行一次物資盤點摸底工作，每一年進行一次全面物資盤點工作（由財務科，機電科協助盤點），發現物資盈虧，認真追查落實，明確責任，各負其責，堅持以“重質量、講服務、保生產”為原則，嚴格執行物資采購流程，實現統一計劃，統一采購。。保管員平時要樹立安全意識，倉庫內嚴禁煙火，經常對倉庫進行消防安全巡查，對可能造成事故的隱患要及時處理，不準有明火，明線頭，處理不了的隱患要及時向領導匯報。對貯存的物資數量、維護方法等要經常檢查，了解貯存物資的變化，當發現存在的問題時，要及時采取改進措施，保證貯存物資無差錯、無損壞、無丟失、無腐爛變質現象。

（三）做好供應商管理工作，做好應急措施。做好供應商管理工作，對供應商進行評價打分，同時還要注重對于新供應商的引進工作。確保與關鍵的供應商之間建立良好的關系，及時溝通產品的存在的問題。此外，對于一些市場價格波動比較大，而且企業需求不穩定的物資也要建立專門的物資采購的準則，提前做好應急措施。物資緊急采購是為了保證在發生緊急情況時，能夠迅速提供物資，最大限度的減少可能造成的傷害與損失。此外，為規范公司的物資管理，明確科室的責任，保證物資材料的質量，杜絕假冒偽劣產品，控制庫存積壓，保證生產安全、高效、優質、低成本運轉。

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