集團(tuán)等規(guī)模化公司財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與崗位設(shè)置特點(diǎn)探析

荊曉珺

[摘要]《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》自2009年7月1日起在我國正式實(shí)施以來，企業(yè)的內(nèi)部管理得到了有效改善。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國資本市場的逐漸完善，內(nèi)部控制的有效性已越來越被我國企業(yè)所認(rèn)可與接受。鑒于此，筆者立足于集團(tuán)等規(guī)模化公司，試圍繞該類企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與崗位設(shè)置特點(diǎn)展開論述。希望能夠?yàn)槲覈瘓F(tuán)等規(guī)模化公司的未來發(fā)展略盡綿薄之力。

[關(guān)鍵詞]規(guī)模化；財務(wù)管理；內(nèi)部控制；設(shè)置；有效性

[DOI]1013939/jcnkizgsc201729222

1問題的提出

2009年我國財政部會同銀監(jiān)會、證監(jiān)會、保監(jiān)會、審計署五部委共同制訂了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），要求于2009年7月1日起在全國范圍內(nèi)的上市公司率先實(shí)行，其他非上市的大中型企業(yè)鼓勵執(zhí)行。當(dāng)前，《規(guī)范》已在我國實(shí)行了近十年。實(shí)行期間，我國各類企業(yè)，尤其是集團(tuán)等規(guī)模化公司的內(nèi)部控制情況良好。在內(nèi)控機(jī)制的要求下，企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)能夠有效運(yùn)行，不僅企業(yè)會計信息的質(zhì)量得以保證，各崗位的設(shè)置也合理合規(guī)。

2有效的財務(wù)內(nèi)控是集團(tuán)等規(guī)模化公司內(nèi)部管理的基礎(chǔ)

當(dāng)前雖然內(nèi)部控制機(jī)制已被我國企業(yè)認(rèn)可與接受。但是在實(shí)行中依然存在諸多弊端與漏洞，急需改進(jìn)。雖然很多企業(yè)在財務(wù)等內(nèi)部管理和審批流程中都采用了辦公OA或者ERP等信息系統(tǒng)予以規(guī)范，但是在制度層面卻缺少真正適合企業(yè)自身情況的有效約束。縱觀一個企業(yè)的成長歷程，雖然經(jīng)營過程中的實(shí)際經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)很重要，能夠指導(dǎo)企業(yè)未來發(fā)展。但是在對風(fēng)險因素的預(yù)測和判斷等方面，僅靠實(shí)際經(jīng)驗(yàn)難以有效把握。唯有詳細(xì)、全面的財務(wù)內(nèi)控機(jī)制才能真正幫助企業(yè)提高內(nèi)部管理和風(fēng)險防范能力。

3集團(tuán)等規(guī)模化公司財務(wù)崗位設(shè)置特點(diǎn)

根據(jù)我國2009年由財政部等五部委共同下發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，我國企業(yè)在內(nèi)部崗位設(shè)置中，尤其是財務(wù)崗位的設(shè)置中，要遵循“不相容職務(wù)相分離”的原則。

31“不相容職務(wù)”內(nèi)涵

首先，不相容職務(wù)是指不能專由一個人擔(dān)任的崗位，否則可能會發(fā)生舞弊和錯誤。不相容職務(wù)的核心是“內(nèi)部牽制”，其要求一項業(yè)務(wù)事項的經(jīng)辦需要由兩個崗位及以上的人員予以負(fù)責(zé)，并且該業(yè)務(wù)需要與其他部門的工作相銜接或相一致。各部門之間彼此制約和牽制。

32“不相容職務(wù)相分離”的內(nèi)控原則及要求

根據(jù)我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，企業(yè)在內(nèi)部管理和運(yùn)營發(fā)展中應(yīng)嚴(yán)格遵循“不相容職務(wù)相分離”的內(nèi)控原則。具體而言，該原則主要包括以下幾方面。

一項業(yè)務(wù)事項的經(jīng)辦不能僅由一人負(fù)責(zé)，需要由兩個崗位及以上的人員予以負(fù)責(zé)。并且該業(yè)務(wù)需要與其他部門的工作相銜接或相一致，各部門之間彼此制約和牽制。其次，責(zé)權(quán)利、錢賬物有效分離。

通常，一個完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項須經(jīng)歷五個步驟，即業(yè)務(wù)核準(zhǔn)、業(yè)務(wù)授權(quán)、業(yè)務(wù)簽發(fā)、業(yè)務(wù)執(zhí)行，以及事后記錄。每一個具體步驟都由專門而獨(dú)立的部門或人員去完成，以此保證“不相容職務(wù)相分離”，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制的效果發(fā)揮。據(jù)筆者匯總，目前我國集團(tuán)等規(guī)模化公司中的“不相容職務(wù)”及要求主要有：第一，對某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“授權(quán)”和“執(zhí)行”職務(wù)要分離，商品采購人員不能同時又是商品是否采購的決定人員或?qū)徟藛T；第二，對某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“執(zhí)行”和“審核”職務(wù)要分離。比如，原始單據(jù)的填單人不能同時負(fù)責(zé)單據(jù)審核；第三，對某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“執(zhí)行”和“記錄”職務(wù)要分離。比如，負(fù)責(zé)記賬、會計核算等賬務(wù)處理的人員不能兼任商品銷售；第四，商品及財產(chǎn)物資的保管和記錄職務(wù)要分離。比如，出納與倉管崗位不能由一人兼任；第五，資產(chǎn)盤點(diǎn)時，登記賬存數(shù)的財務(wù)人員與物資保管人員不能由同一人負(fù)責(zé)；第六，在專門的財務(wù)工作中，總賬登記人員與明細(xì)賬登記人員不能由同一人負(fù)責(zé)；第七，在專門的財務(wù)工作中，總賬登記人員與日記賬登記人員不能由同一人負(fù)責(zé)。

33集團(tuán)等規(guī)模化公司財務(wù)內(nèi)控崗位設(shè)置特點(diǎn)

通常，我國集團(tuán)等規(guī)模化公司部門較多，內(nèi)部管理與業(yè)務(wù)程序也相對復(fù)雜。因此，在該類企業(yè)中，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型，財務(wù)內(nèi)控的崗位設(shè)置具有如下特點(diǎn)。

331貨幣資金業(yè)務(wù)

與該業(yè)務(wù)有關(guān)的財務(wù)內(nèi)控崗位設(shè)置具有如下特點(diǎn)。

有關(guān)貨幣資金的保管、清查盤點(diǎn)；資金支付的審批、執(zhí)行；有關(guān)資金收付的財務(wù)處理、審計監(jiān)督。上述具體崗位均屬于不相容崗位，不能由一人兼任。此外，出納人員不能兼任會計檔案保管、財務(wù)稽核、制單、編制銀行余額調(diào)節(jié)表，以及債權(quán)債務(wù)、收支費(fèi)用等賬務(wù)登記工作。再者，會計與審計崗位要分開設(shè)置，不能由同一人兼任。企業(yè)需設(shè)置專門的審計部門，定期對財務(wù)部門進(jìn)行審核與監(jiān)督。最后，企業(yè)的信息技術(shù)人員應(yīng)專門負(fù)責(zé)財務(wù)軟件使用權(quán)限的設(shè)置，不能由財務(wù)人員自行設(shè)置。財務(wù)人員只能提出增加/刪除具體財務(wù)崗位的人員名單的申請，由財務(wù)經(jīng)理具體提出擬增加/刪除人員的具體權(quán)限范圍。

332采購與付款業(yè)務(wù)

與該業(yè)務(wù)有關(guān)的財務(wù)內(nèi)控崗位設(shè)置具有如下特點(diǎn)。

企業(yè)對固定金額（如人民幣十萬元）以上的支出項目要設(shè)立嚴(yán)格的招投標(biāo)環(huán)節(jié)，招投標(biāo)工作可以由經(jīng)營管理部門組織，由財務(wù)部、審計部和項目具體管理部門共同參與完成，參與部門人員要秉著獨(dú)立公平的態(tài)度根據(jù)投標(biāo)單位的實(shí)際情況和綜合報價進(jìn)行打分，最終確定中標(biāo)單位。經(jīng)營管理部門要對招投標(biāo)工作的所有投標(biāo)及打分資料進(jìn)行收集和封存，以便日后的再審查工作。原材料、庫存商品等采購業(yè)務(wù)應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)，采購前需提交采購申請，業(yè)務(wù)部、配套部、財務(wù)部以及公司高層共同審批。采購后的商品經(jīng)由倉庫驗(yàn)收，財務(wù)據(jù)實(shí)入賬。在此其中，保管人員不得兼任出納與記賬工作。

333固定資產(chǎn)采購及報廢業(yè)務(wù)

與該業(yè)務(wù)有關(guān)的財務(wù)內(nèi)控崗位設(shè)置具有如下特點(diǎn)。

首先，固定資產(chǎn)保管不能由財務(wù)部門、綜合部門兼任。企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的資產(chǎn)管理部門，以定期對現(xiàn)有資產(chǎn)進(jìn)行查驗(yàn)和盤點(diǎn)。其次，固定資產(chǎn)的投資預(yù)算應(yīng)由資產(chǎn)部門制定和提出，財務(wù)部門對預(yù)算進(jìn)行初審，后經(jīng)由總經(jīng)理辦公會/董事會進(jìn)行終審，審批后由采購部門/綜合部門進(jìn)行采購，具體付款由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)驗(yàn)收。風(fēng)控部及審計部予以監(jiān)督。最后，固定資產(chǎn)使用年限終止或因損壞等而無法正常使用時，應(yīng)由資產(chǎn)具體使用部門向資產(chǎn)管理部門提出報廢申請，由財務(wù)部門落實(shí)資產(chǎn)殘值，由綜合部/審計部參與監(jiān)督，整個資產(chǎn)報廢過程應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的簽字流程。所有參與部門和人員必須簽字確認(rèn)相關(guān)資產(chǎn)的報廢事項。財務(wù)部門做好資產(chǎn)報廢的相關(guān)業(yè)務(wù)處理，確定營業(yè)外收入或損失。

334投資業(yè)務(wù)

與該業(yè)務(wù)有關(guān)的財務(wù)內(nèi)控崗位設(shè)置具有如下特點(diǎn)。

集團(tuán)等規(guī)模化公司在發(fā)展中免不了對外投資。具體投資前，業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)編寫《擬投資項目可行性研究報告》《投資價值評估報告》《投資績效評估報告》等，風(fēng)控部門針對具體項目和相關(guān)報告進(jìn)行風(fēng)險評估，必要時進(jìn)行盡調(diào)，根據(jù)實(shí)際情況編寫《擬投資項目風(fēng)險評估報告》。然后經(jīng)由投決會或者總經(jīng)理辦公會進(jìn)行項目審議，做出最終的投資決策。

335銷售與收款

與該業(yè)務(wù)有關(guān)的財務(wù)內(nèi)控崗位設(shè)置具有如下特點(diǎn)。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)在銷售過程中選擇信用銷售，即“賒銷”這種方式。因此，集團(tuán)等規(guī)模化公司在商品銷售前，應(yīng)針對主要客戶進(jìn)行信用調(diào)查，根據(jù)具體情況對每位客戶設(shè)定信用風(fēng)險等級和信用額度。實(shí)施信用調(diào)查的人員不能由商品銷售人員兼任。同時，銷售前須簽訂銷售合同，而銷售合同的簽訂者不能由財務(wù)等涉及款項收付的人員兼任。此外，銷售款項的確認(rèn)、記賬等財務(wù)工作不能由出納一人完成。企業(yè)在銷售中，可能會因?yàn)橹T多因素而面臨退貨。在此情況下，應(yīng)由倉庫專門負(fù)責(zé)具體商品的退回驗(yàn)收和清點(diǎn)。財務(wù)人員負(fù)責(zé)貨幣支付的賬務(wù)處理。因此，財務(wù)人員不得兼任負(fù)責(zé)商品退回驗(yàn)收和清點(diǎn)工作。最后，銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員不得與發(fā)票的開票人員、壞賬核銷人員等混崗。

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孫祺，等：大型企業(yè)財會信息化內(nèi)部控制探究endprint