信息化背景下對企業采購管理工作的完善

于偉娜

[摘要]對于企業而言，物品采購早已不僅局限于為企業提供生產所必需的原材料，更是促進企業經濟發展、提高企業經濟效益的重要途徑。所以，越來越多的企業加強了對企業采購環節的管理工作并將信息化技術應用其中，以期進一步提高企業的采購效率與采購管理質量。文章基于信息化背景下企業采購的實際情況展開粗淺的探討，提出完善企業采購管理信息化的具體對策，以供參考。

[關鍵詞]信息化；企業采購；采購管理；對策

[DOI]1013939/jcnkizgsc201730142

采購對企業的經營與發展有著至關重要的影響，所以采購始終是企業經營過程中最為重要的環節。也正因如此，現如今越來越多的企業積極地強化于采購的電子化管理建設，從而進一步提高企業的采購效率，做好企業的采購管理工作。以下筆者即結合個人在采購管理上的實踐經驗與相關參考文獻，從信息化對企業采購管理的重要意義入手，提出現如今企業在信息化采購管理工作上存在的問題，并提出完善企業采購管理信息化的具體對策，以供參考。

1信息化對企業采購管理發揮的重要意義

為了更好地順應時代發展，信息化技術被越來越多的企業應用到了采購管理工作之中，有效提升了企業的采購管理效率與采購管理質量。所以，將信息化應用到企業采購管理中對企業的經營與發展而言都有著十分積極的推動作用。一方面，信息化在企業采購管理中的應用，不僅實現了全面質量管理，還細化了管理監督工作。這是因為信息化的應用，能夠更好地控制物品采購的每個環節，進而通過更加直觀化的物品入庫管理工作、驗收工作、合同管理工作，實現對采購管理工作全面質量控制，同時也細化對物品的管理工作；另一方面，信息化在企業采購管理中的應用，不僅實現了管理工作的專業化與精細化，還進一步降低了企業的成本投入。這是因為信息化技術的應用，使各項采購管理工作都控制在預定的規范條例之中，從而進一步規范了采購管理工作。同時，信息化技術的應用減少了采購人員對采購數據的重復記錄與填寫，使采購管理人員擺脫了煩瑣的工作，提高了采購管理人員的工作效率，并使更多的采購管理人員走向了更深層次的信息處理工作之上，這不僅僅降低了企業大量人工成本的投入，還使得企業的采購管理工作更加專業化，在一定程度上也提高了企業的經濟效益。

2信息化背景下企業采購管理的現狀

現如今雖然許多企業都已經積極地投入信息化采購管理工作的建設中，但是仍有不少企業在信息化采購管理的建設上存在著一定的問題，并嚴重地影響到了企業采購管理工作的高效開展。首先，仍有部分企業的采購管理部門缺乏完善的采購管理信息系統，致使企業實際的物質采購數據根本無法與倉庫的庫存數據相匹配，也就無法得到及時正確的反饋，實現有效的共享。而長此以往下去，不僅會造成庫存信息管理數據的嚴重重復，還會給企業的數據管理工作帶來極大的困擾；其次，仍有部分企業在采購計劃的制訂上，與供應商的聯絡上，對采購合同的實施管理等方面仍采用傳統的手工作業且存在很大的隨意性，也就給企業采購管理工作的實施帶來了巨大的風險；最后，仍有部分企業缺乏必要的信息化采購管理流程，也就無法做到及時地公開采購流程，更無法在各個采購環節中采取有效的監督措施。

3信息化在企業采購管理中的具體應用

第一，對詢價書、報價書的信息化管理。在企業采購管理的過程中，可充分利用信息化技術根據詢價方案生成詢價書。采購管理人員在詢價書的編制過程中，應根據實際的采購需要對詢價書進行相應的錄入、修改、刪除。最后將詢價書發送給物資供應商，由物資供應商編制相應的報價書。

第二，對采購方案的信息化管理。供應商與價格這兩個因素共同影響著采購方案的制訂。所以，在評價采購方案的過程中企業采購人員必須秉持著嚴謹、科學的態度面對每一份采購方案，并只有經過相關部門審批之后的采購方案方可予以實施。在采購方案的實施過程中，要嚴格按照采購審批的相應程序要求開展實際的采購管理工作，并通過網絡化信息技術進行無紙化的合同簽訂，從而確保采購管理決策能夠得到更加高效的開展。

第三，對采購合同的信息化管理。采購合同的信息化管理工作，主要包括對采購訂單的審核、變更、注銷、初始化、回退等系統功能。采購人員可以通過信息化采購管理系統，對采購核對進行及時的修改、刪除，并在完成采購合同以后對采購合同進行核銷，建立與之相適應的合同管理臺賬，從而使采購合同的整個執行過程都能夠被采購管理人員全程監督，進而有效地了解到采購合同的發展情況。

4完善企業采購管理信息化的具體對策

第一，制訂正確的物資定額與物資供應計劃。編制與實現物資供應計劃是進行物資采購的重要基礎。所以，要想進一步完善企業采購管理信息化，就必須為其制定正確的物質定額與物質供應計劃。首先，應該始終遵循積極穩妥、先進可行的指導思想；其次，要充分依靠平時所積累的豐富定額資料與統計報表，確保物質定額與物質供應計劃的準確性、可靠性；最后，要發動全體職工，做好部分與部分之間的緊密配合，確保數據信息的及時反饋。

第二，建立合理的采購管理約束機制。合理的采購管理約束機制能夠確保采購管理信息化向著合理化、規范化的方向不斷發展，能夠進一步推進采購管理信息化系統的完善，確保各項采購管理工作的有序實施。所以，建立合理的采購管理約束機制尤為重要。首先，應該從管理制度上入手，對采購管理行為進行約束，確保各項采購管理工作的有序開展；其次，從管理權力上入手，有效控制采購權，確保采購運行機制的規范化運作；最后，從管理監督上入手，堅持監督部門與職工監督相結合的約束模式，使采購管理監督工作更加公開化、經常化。

第三，做好采購管理信息化系統的不斷完善與更新。現如今的科學技術飛速發展，越來越多的物流仿真系統也被開發出來，可以說這給企業的采購環節帶來了極大的便利。所以，要想更好地完善企業采購管理信息化系統，促進企業采購管理信息化系統發揮其最大效用，就必須結合最新的信息技術與仿真系統，對企業的采購管理信息化系統進行定期的更新與完善，使信息化技術能夠覆蓋物品采購管理的各個環節，使各項信息數據都能夠得到及時的交流與反饋，從而不斷提高采購管理的信息化水平。

5結論

在信息化社會背景之下，企業要想提高自身的市場競爭實力，獲得更多的經濟利益，就必須不斷地提高自身的實力。而物品采購對企業而言恰恰是提高企業經濟發展實力，提高企業經濟效益的重要途徑。所以，為了進一步順應時代的發展，促進企業的經濟發展，就必須從創新與完善企業采購管理工作入手，積極地將信息化技術應用于企業采購管理之中，強化對企業采購管理工作的信息化建設，從而使企業的整個經營活動變得更加順利，最終實現企業經濟效益的有效提升。

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