抓好建設項目檔案的歸檔工作

李春陽

摘要：強調了建設項目文件歸檔前工作的重要性，并有針對性地提出了在建設項目歸檔前的收集、整理和立卷工作中，應當采取的相關措施。

關鍵詞：建設項目；檔案歸檔；管理

基建項目檔案是建設項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件，主要包括項目的立項、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、材料計算等形式與載體的文件材料。它是工程質量評定的依據(jù)，反映工程項目內在的質量，對已交付使用的項目的管理運行、維修、鑒定、改擴建和技改工作以及查處工程事故起著重要的依據(jù)作用。

建設項目文件歸檔前的工作，是檔案管理工作中的基礎，也是最重要的一部分，做好基礎工作，才能保證歸檔后幾個環(huán)節(jié)的順利進行，因此在檔案管理中，我們必須扎實的做好建設項目文件歸檔前的工作，為建設項目最終順利驗收奠定堅實的根基。根據(jù)國家檔案局頒發(fā)實施的《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》和國家檔案局、國家發(fā)改委關于《重大建設項目檔案驗收辦法》的通知要求，針對建設項目的前期、施工和竣工驗收三個階段對應的檔案材料，包括前期文件、項目施工文件、竣工驗收文件和監(jiān)理文件，在歸檔前的收集、整理和立卷工作，從源頭控制。主要有以下幾方面的工作和措施：

一、檔案管理制度化

檔案工作的八個環(huán)節(jié)中收集、整理、立卷這三個環(huán)節(jié)由施工單位、監(jiān)理單位的檔案員進行，因此在項目建設中必須建立項目檔案管理制度，建立項目檔案工作領導負責制和相關人員崗位責任制，從制度明確按其職責、權利和要求做好項目檔案歸檔前的管理工作，用制度規(guī)定對檔案進行檢查、監(jiān)督，為歸檔齊全、完整的檔案打好基礎，也是保證做好檔案管理的標準和依據(jù)。

二、檔案管理納入項目管理

首先將檔案工作納入建設項目施工合同管理中。合同里明確竣工驗收時向建設單位提供文件的份數(shù)、時間和其它要求；其二，納入工程進度管理。隨工程的進展及時收集文件材料，不能等工程結束后收集補材料，隨進度及時收集可以保證文件材料的真實、準確和系統(tǒng)；其三，納入工程質量保證體系。檔案人員應參加項目文件歸檔前的初驗和最終驗收，對檔案的單獨驗收提出問題及要求 ，使施工單位歸檔的文件材料處于受控狀態(tài)，歸檔的項目文件最終達到檔案管理標準要求

三、提高項目文件歸檔人員意識

項目檔案，主要由竣工文件組成，因此竣工文件的齊全、完整和準確為以后項目的改造、維護起著重要的作用。而項目竣工文件由施工單位編制，為了保證編制和歸檔竣工文件的齊全、完整，必須對參建施工單位進行檔案業(yè)務培訓，通過培訓提高施工單位領導、技術（管理）人員、兼職檔案人員的檔案意識，在實際工作中將項目文件材料的收集、整理、立卷歸檔等工作規(guī)范，做到：施工有依據(jù)、檢驗有結論、現(xiàn)場有記錄、試驗有報告、預制構件和原材料有證件、修改圖紙有手續(xù)、工程竣工有總結，能如實反映建設項目活動全過程完整的檔案材料。

四、強化項目檔案工作，做好竣工驗收歸檔

建設項目檔案是企業(yè)檔案工作中的難點，它有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性強，參建單位多、前期工作頭緒多、人員流動大、檔案數(shù)量多、時間跨度長等特點，也容易出現(xiàn)檔案管理部門監(jiān)管不到位，建設項目單位管理不到位、以及制度不全、措施不嚴、文件散失、收集不全、歸檔滯后、案卷質量整理不規(guī)范等問題。因此在整個建設過程中，要根據(jù)其特點和易出現(xiàn)的問題，制定相應的措施和工作標準，主管單位要履行職責，強化監(jiān)管功能，全程跟蹤，節(jié)點控制，全程指導，驗收把關，把問題和整改工作落實在竣工驗收之前；監(jiān)理單位要做好自身對項目建設形成的監(jiān)理文件歸檔和對施工單位項目文件的形成歸檔督促管理工作；項目建設單位要全面負責、牽頭抓總，做好負責組織、協(xié)調、檢查本單位和參建各單位檔案的收集、整理、立卷、編制項目竣工驗收文件等工作，使檔案材料各環(huán)節(jié)始終納入項目管理流程，并做到前端控制、同步實施，通過管理制度的建立和工作標準，保證項目文件的齊全、完整、系統(tǒng)和按時歸檔。

建設項目文件歸檔前的工作，是檔案管理工作中的基礎，也是最重要的一部分，做好基礎工作，才能保證歸檔后幾個環(huán)節(jié)的順利進行，因此在檔案管理中，我們必須十分重視和扎實的做好，為建設項目最終順利驗收奠定堅實的根基。