電子信息技術在電力企業檔案管理中的實踐

張瓊

摘要：隨著經濟的發展，新的時代已經到來，企業的檔案管理方式也發生了變化，一改過去傳統的人工進行檔案錄入、分類和管理，發展為通過現代化輔助手段來進行新的檔案管理，解放了大量的人力，大大提高了工作效率，通過信息化管理，檔案管理的整體水平得到了質的提升。本文對電力企業的檔案管理和模式進行了探討，對當前社會轉型以及數字化發展的背景下如何利用電子信息技術進行檔案管理的升級改造提供了一些建議，以期提高電力企業檔案管理的水平。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；電子信息技術

在時代發展的同時，企業的檔案管理工作的內容不斷豐富。隨著知識經濟時代的到來，檔案將人類知識和信息進行高度的濃縮，將其精華儲存起來，這也是檔案得以延續的內在生命力。信息是知識經濟的重要反映，對信息的儲存也不局限于紙質媒介。近些年來，檔案的管理模式也在不斷變化，在電力企業檔案管理工作中也出現了新的模式。但是還有很多企業并沒有認識到電力企業檔案管理的重要性，輕視管理，在檔案管理工作中效率比較低，檔案的種類也比較混亂，分類也不清楚，所以需要建立更加科學、合理的檔案分類體系。檔案管理的信息化依靠計算機和互聯網技術，幫助企業有效的對檔案資料進行整理、匯編以及存儲分享，是目前電力企業管理工作中非常有效的一種形式。

一、檔案管理工作的重要性

對于企業來說，檔案管理工作發揮著重要的作用，目前很多企業對檔案的相關法律法規還不夠了解，普遍存在輕視管理的現象[1]。通過對電力企業的檔案進行系統化的管理，可以提高工作效率，節省檔案管理成本，還能夠增強電力企業檔案的安全性，減少因為災害事故導致的財產損失或者是人員傷亡情況。通過對電力企業進行檔案管理，可以充分了解電力企業中容易出現問題的地方，有利于分析其中原因，幫助制定出適合電力企業管理的方法。

二、電力企業檔案管理工作中存在的問題

（一）不夠重視電力企業檔案管理工作

目前還有很多企業對電力企業檔案管理的重視度不夠，缺乏相關檔案知識，沒有做好檔案管理工作[2]。表現比較明顯的就是輕視檔案管理工作，常常導致重要的電力企業的檔案丟失或者破壞，電力企業檔案的完整性得不到保證。

（二）檔案準確度不高，不夠真實

很多企業在進行檔案整理的之后，經過了很長的時間跨度，而且又因為檔案涉及的電力企業數量多，種類豐富，相關的部門和人員也很多，相關檔案管理人員的工作能力也不高，再加上很多企業在工作過程中沒有按照程序進行檔案的收集和整理工作，使得很多企業所收集和整理的檔案資料不夠真實，也不夠準確，使得電力企業檔案的價值大大降低[3]。

（三）對檔案管理的監督力度不足

檔案管理總是涉及很多的部門，相關工作人員較多，有些電力企業涉及的檔案非常的多，所以進行檔案管理時，存在很多的困難。另外，有一些檔案管理部門，因為工作人員較少，但是業務量又十分巨大，工作的時間和精力都是有限的，這就導致對于電力企業檔案管理的監督工作執行力度不夠，進一步導致一些企業在進行檔案收集和整理時，工作人員的檔案管理意識不足，相關知識和能力也不充足，使得企業的電力企業檔案的管理質量得不到保證。

三、電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用策略

（一）以電子文件管理為重點

將電子信息技術引入電力企業的檔案管理中，可以滿足全面信息化發展的需要，管理人員在檔案管理中也面臨更多樣化的信息內容，所以需要有針對性的關注一部分內容。通過建設信息化管理體系，工作人員接觸的紙質檔案變成了電子文件，工作人員應該重視電子文件的管理內容，在設計檔案管理工作時，首先要準確的認知各類信息的收集和整理方法，可以熟練的操作軟件來進行工作。

（二）建文件檔案管理計算機信息系統

要想使電子信息技術在電力企業的檔案管理中充分發揮作用，就需要構建完善的計算機信息系統。電力企業首先要認真分析自身的現實需求以及具體的技術能力水平，結合檔案管理工作的實際情況，制定合理、規范的管理方案，在此基礎上，充分利用計算機和網絡技術構建一個完整的計算機網絡體系。另外，在執行過程中，首先要整理原有的檔案管理資料，以求適應數字化媒介的使用特征。構建的計算機信息系統不能只求滿足當前的應用需求，一定要擴展內容，要具有前瞻性，可以適應未來發展的需求。

（三）加強員工培訓，提高檔案管理能力

首先，檔案管理的部門要起到帶頭作用，每年都要舉辦一些關于信息化檔案管理的專項培訓，對企業的檔案管理人員進行培訓，提高他們的檔案管理水平，提升工作人員的信息化能力和專業素質。其次要加強各企業檔案管理部門的溝通，優秀的檔案管理部門也要經常派專人到其他企業進行現場的指導和培訓。最后可以讓企業的檔案管理人員到一些檔案先進單位去參觀學習，學習先進的檔案管理經驗，從而提升自身的業務水平。

四、結束語

目前，我國還有很多企業并沒有認識到檔案管理工作的重要性，重視程度明顯不足，而且管理理念也比較落后。要想切實提高企業的檔案管理水平，必須要一改傳統觀念，結合時代發展要求，充分利用電子信息技術，建立并完善相關的管理制度，并且要注意提高相關工作人員的個人素質以及專業水平，提高電力企業檔案管理工作的整體效率和質量，促進企業的健康發展。

參考文獻：

[1]楊敬華.探討電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用[J].青年與社會，2013（28）：132-132.

[2]郭雯.淺談電力企業檔案管理中電子信息技術的應用[J].企業文化（下旬刊），2014（12）：88-88.

[3]黃曉星.淺談電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用[J].大科技，2016（18）：23-23，24.

（作者單位：武漢市漢南區供電公司）