高職院校檔案的利用現狀及發展對策

李佳

[摘 要] 提高檔案利用率是檔案工作的中心內容。目前高職院校檔案的利用情況并不理想，加強高職院校檔案利用工作，必須加強檔案的及時歸檔工作，加強科研檔案的宣傳利用工作，加強檔案信息的編研加工工作等。

[關 鍵 詞] 高職院校檔案；現狀；對策

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）07-0166-01

高校檔案是高校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而檔案提供利用是檔案工作的中心內容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環節。根據高校檔案的構成特點，它具有特定的服務對象和利用范圍。本文以運城職業技術學院檔案室為例，對高職院校檔案利用現狀進行分析，提出發展高職院校檔案利用工作的對策，從而使檔案利用發揮更大的作用。

一、高職院校檔案利用現狀

高職院校檔案利用工作的主要服務對象是廣大師生員工，它是以室藏檔案為服務內容，以多種方式為服務手段，直接提供檔案或經檔案編研加工的檔案信息資料，為學校和社會服務的一項工作。但因種種原因，高職院校檔案的利用情況并不理想。

（一）各主要門類檔案的利用情況

我院檔案室2013～2015年主要門類檔案（文書類、教學類、財會類、科研類）的利用情況如下：

從不同檔案門類利用人次占總人次的比率看，無論是每年數據還是3年合計數據，計算的結果均顯示：利用人次比率排在前3位的順序為文書檔案、教學檔案和財會檔案。其中，文書檔案占到每年利用人次的38.4%，教學檔案占到每年利用人次的34.4%，財會檔案占到每年利用人次的23.5%，而科研檔案利用人次比較低只占到3.7%。

其實我院檔案室的編研及資料利用人次數比率（8.9%）也不低，平均利用檔案10人次就有1次是利用編研及資料的（此表未顯示）。比如年鑒、發文匯集等檔案編研信息資料，對檔案利用者來講，能大量節省查找原始檔案的時間，提高了檔案利用的效率。

（二）不同目的檔案的利用情況

利用檔案會有不同的目的，通常情況下利用目的可分為工作查考、宣傳教育、編史修志、學術研究、個人利用等五類。從這五方面來分析發現，2013～2015年的3年中，工作查考利用檔案人次每年都是最多的，占總利用人次的比率每年均超過50%；排在第二的是個人利用檔案，每年都超過35%；排在第三的是編史修志，占總利用人次的比率是 10.2%，而宣傳教育、學術研究的利用人次最低。

工作查考利用檔案人次較多的主要原因是學校各部門的工作人員因工作需要而查找文書檔案，為日常工作提供依據和參考。而個人利用檔案人次較多的原因則主要是畢業學生就業、補檔、應征入伍需要查找學籍、錄取表、畢業證號等，供學生就業和繼續深造用。

二、發展高職院校檔案利用工作的應對策略

為進一步加強高職院校檔案利用工作，為學校各項工作服務，最大限度地發揮檔案的價值和作用，我們要加強以下幾方面工作：

首先，必須加強檔案的及時歸檔工作。由于個人利用的主要是教學類檔案，包括學籍、成績、錄取表、畢業證號等，為了使畢業不久的學生能夠查找到在校學習的檔案，必須做好教學類檔案的及時歸檔工作。因此，在每年9月底一定要求各系部的兼職檔案員將畢業學生的學籍檔案材料移交至檔案室。

其次，必須加強科研檔案的宣傳利用工作。目前，高職院校科研檔案利用人次并不理想，這與科學研究不斷發展的形勢是不相適應的，究其原因可能與研究人員對科研檔案的認識有關。一些科研人員根本不知道檔案室里有科研檔案，也就無從談起去檔案室查找科研檔案信息；一些科研人員對科研檔案認識有偏差，認為進入檔案室的科研檔案就具有保密性，不能輕易查閱。因此，檔案工作者一定要利用一切機會宣傳室藏檔案信息，使不同學科的研究者了解檔案的已有信息，及時為他們的學術研究提供查找幫助。

最后，必須加強檔案信息的編研加工工作。通過前文分析可知，文書檔案、教學檔案是高職院校檔案利用人次較高的檔案，這些檔案是高職院校檔案的主體。因此，檔案工作者在實際工作中要有目的地對文書、教學、科研等主體檔案進行認真加工和分析，以形成信息量系統、豐富的檔案編研資料，這樣向檔案利用者提供經過加工的檔案信息，能夠縮短檔案利用者的查找時間，從而大大提高了檔案的利用效率。

參考文獻：

[1]姚青.淺談高校檔案的利用[J].濟寧師范學院學報，2006，27（6）.

[2]白惠林，賈樹梅.高校科研檔案歸檔的問題與對策[J].晉中學院學報，2011，28（1）.