淺談會計檔案的規范化管理

摘要：本文從現階段我國會計檔案管理工作中存在的問題進行分析，進而指出有效提高會計檔案管理規范化的有效措施。

關鍵詞：會計檔案；管理；問題；措施

一、現階段，我國會計檔案管理工作中存在的問題

（一）會計檔案歸檔不及時

我國《檔案法》等相關法律規定，本單位必須要對立卷歸檔的材料，必須按照相關規定，定期向本單位檔案機構或是檔案工作人員進行移交，集中管理，任何人不能將其據為己有或是拒絕歸檔。但是在實際操作過程中，很多單位或是企業都存在將會計檔案保存在本單位財務室，沒有進行及時移交的現象，有的單位甚至是由個人進行單獨保管的。這就造成部分財務人員將會計檔案作為私有財產的問題，給檔案集中管理工作造成很大的阻礙。

（二）會計檔案立卷缺乏嚴謹性

在檔案管理工作中，立卷的嚴謹性和規范性直接關系到檔案工作的質量和效果。通過檔案立卷將同一類型的文件材料，根據他們之間的聯系進行有機組合，這樣以便日后的查找。但是在實際操作過程中很多單位都存在檔案立卷不嚴謹的現象，例如記賬憑證中沒有按照日期的先后順序進行排列，或是案卷中金屬物沒有按照規定取出等。

（三）會計檔案未能按照規定進行銷毀

我國相關法律法規規定，會計檔案的保管期限分為永久性和定期兩類。工作人員對定期檔案進行保管時，一旦規定期滿時，要立即按照相關程序和規定對定期檔案進行徹底銷毀。但是在實際操作過程中，很多部門未能嚴格按照規定對定期檔案進行銷毀。例如在沒有申請報告，或是領導簽字的情況下，工作人員擅自進行檔案的銷毀。

（四）會計檔案管理缺乏規范性

雖然我國已經建立完善的檔案管理法律法規，但是很多單位或是企業由于管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，未能根據自身的實際情況，建立完善的檔案管理制度，或是制度流于形式。例如未能及時對立卷進行整理，很多單位只有在年終時才會對會計檔案進行有效的整理，將財會方面的文件隨意亂放，未能進行整理和歸檔。或是未能按照相關檔案歸檔程序進行操作，造成檔案丟失，或是不完整的現象。

二、有效提高檔案管理規范化的有效措施

（一）加強對檔案管理的重視，強化組織建設

為了更加有效的提高檔案管理工作的規范性，相關單位管理人員一定要轉變傳統管理意識，意識到會計檔案管理工作的重要性，根據自身單位的實際情況，將會計檔案管理工作列入重要議事日程之中，在實際操作過程中，要做到以下幾點：首先，單位管理人員要選派一名專業的分管領導，由所有科室負責人和檔案管理工作人員組成監督小組，利用互聯網技術建立完善的檔案管理網絡平臺。明確小組各個成員的職責和工作內容，分工細化，采取崗位責任制，將責任落實到人，以此提高工作人員的責任感。其次，要有專業的工作人員開展日常工作。單位要根據自身單位檔案工作的實際情況和需求，選派合理的檔案工作人員，由其負責檔案管理的日常工作，要求其做到會計檔案隨時產生，隨時立卷，及時裝訂，有效歸檔。最后，單位要建立完善的檔案管理制度，加強對工作人員的行為監督與管理。同時要建立和完善必要的檢索工具，例如會計檔案歸檔登記簿等，做好相應的記錄，方便檢查工作的開展。單位一定要加強對檔案管理工作的資金投入，引進先進的管理設備。

（二）加強宣傳，強化法制建設

相關單位一定要根據我國檔案管理的相關法律規定，加大檔案管理方面相關知識的宣傳力度，同時做到與時俱進，不斷學習和先進的檔案管理觀念，嚴格規范自身的行為，按照相關法律法規辦事。相關事業單位或企業一定要堅持集中統一管理的原則，避免出現不歸檔或是據為己有的行為出現。根據自身單位或是企業的實際情況，建立完善的檔案管理體系和監督機制，加強對工作人員行為的監督與管理，將責任制落實到實處。單位要通過多種有效的方式宣傳檔案相關的法律法規，管理人員尤其是領導人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，嚴格規范自身的行為，按照相關程序和流程進行操作，保證檔案的完整性與精確性。定期對檔案管理人員進行專業業務培訓，有效提高其綜合素質。單位要定期為檔案管理人員提供專業培訓的平臺和機會。定期邀請專業人士到單位進行現場指導。同時各個部門一定要加強之間的溝通交流，相互配合，有效提高單位檔案管理工作的水平。

（三）加強管理，強化功能建設

隨著科學技術的發展與互聯網技術的創新與完善，更多先進的檔案管理技術和設備得到創新與應用。因此相關單位一定要加強對檔案管理的資金投入力度，在強化會計檔案規范管理的基礎上，采取檔案相關數據備份到磁性介質的方式，建立完善的電子備查登記簿。同時提供備份數據的時間、保管方式等信息。管理人員要定期對磁性介質信息進行檢查與修復，以保證檔案信息的完整性。

三、總結

綜上所述，隨著社會主義市場經濟的發展，會計檔案的作用更加的突出。因此相關單位領導人員一定要意識到檔案管理的重要性。根據自身單位的實際情況，建立完善的檔案管理制度，嚴格規范工作人員的行為，使其按照相關程序和流程進行檔案管理工作的 操作。同時要加強對會計檔案管理的資金投入，引進先進的技術和設備，有效提高自身單位檔案管理的水平。定期對檔案管理人員進行專業的培訓，提高其業務能力和綜合素質，樹立其強烈的責任感，通過多種有效的方式提高自身單位檔案管理能力和水平。

參考文獻：

[1]俞嵐.淺談會計檔案管理規范化[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2014.

[2]王秋華.淺談會計檔案管理工作規范化[J].現代經濟信息， 2009（23）：194-194.

作者簡介：卿健（1969–），女，廣西桂林陽朔人，中專學歷，助理會計師，研究方向：財務會計。