企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

劉雯

摘要：隨著中國全面接入互聯(lián)網(wǎng)以來，中國信息科技快速發(fā)展，網(wǎng)絡已經(jīng)成為了人們生活工作必不可少的一部分，近年來“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷發(fā)展普及，在這個時代對企業(yè)檔案進行信息化管理已經(jīng)成為提高管理效率的首要之選。黑龍江省八五二農(nóng)場人力資源和社會保障辦公室通過整改檔案管理手段，對現(xiàn)存檔案進行了全部信息化管理，大大提高了管理效率。筆者通過實際經(jīng)驗，分析如何對檔案進行信息化管理來提高管理效率。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理

一、檔案信息化管理的意義

現(xiàn)如今隨著智能時代的到來，智能辦公越來越普及到各個單位企業(yè)當中，信息社會的發(fā)展給企業(yè)帶來了無窮無盡的便利和廣闊的前景，企業(yè)檔案信息化管理應運而生，為企業(yè)檔案管理帶來了革新和高效的工作效率。企業(yè)管理包括檔案管理，后者是前者重要的一個環(huán)節(jié)，現(xiàn)如今各種辦公軟件的投入使用使得以往的檔案管理的舊形式已經(jīng)跟不上時代的潮流和智能辦公系統(tǒng)的要求，目前檔案管理要依靠信息管理的手段以此來滿足互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展要求，最終革新到數(shù)字化辦公檔案管理。黑龍江省八五二農(nóng)場人力資源和社會保障辦公室在進行檔案信息化管理時只要依靠的是利用計算機和網(wǎng)絡還有硬件設備對檔案進行錄入管理，優(yōu)點如下：1、大大節(jié)約了工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理使用紙質(zhì)的文案進行存放，還要進行日常的卷宗整理和保護，這就大大增加了工作量，而要是使用計算機存取檔案，會使檢索信息和調(diào)取檔案以及檔案的保存和管理十分便捷和安全。2、計算機存儲檔案是利用外部硬件設施對紙質(zhì)檔案進行掃描錄入，可以清晰的看到檔案原貌，沒有失真性。3、檔案還可以保密管理。計算機可以設置一些權限可以對不同類型和級別的檔案進行分開保密管理，若想調(diào)閱其中的檔案需要相關人員利用自己應有的權限進行調(diào)閱，大大增加了檔案的保密性。

二、對企業(yè)檔案進行信息化建設

要充分利用計算機技術來對企業(yè)檔案進行管理和規(guī)整，要全面做好信息化建設的主要工作，讓技術為企業(yè)服務。黑龍江省八五二農(nóng)場人力資源和社會保障辦公室在進行檔案信息化建設時候主要做到了以下幾點：1、對現(xiàn)有的計算機設備進行升級改造。計算機極其設備是企業(yè)檔案信息化管理的主要手段和方法，要針對信息化管理需要對現(xiàn)有設備進行升級改造，以達到工作所需要求。2、要設立相應的信息化管理標準。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時代對檔案管理有一定的管理標準，信息化管理檔案一定要有對應的管理制度，形成標準的模式體系。3、使用信息化管理軟件。要根據(jù)實際需要，構造一套滿足自身發(fā)展的信息管理系統(tǒng)，一套信息管理系統(tǒng)包括網(wǎng)絡布局、操作應用軟件、后臺數(shù)據(jù)庫等等。所以需要專業(yè)人才來根據(jù)實際需要，根據(jù)需求計劃來打造一套適合企業(yè)檔案管理本身的檔案信息管理系統(tǒng)。4、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)。若想建設符合時代要求的檔案信息化管理系統(tǒng)關鍵要培養(yǎng)一批專業(yè)團隊進行專業(yè)化建設和管理。5、提高檔案管理水平。定期對管理人員進行培訓和深造學習，汲取國外新技術，新的管理理念實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

三、轉變自身認識，融入新的管理方法理論

信息化管理不斷發(fā)展，在這個日新月異的時代，各種知識理論不斷更新，各種技術水平不斷提高突破，這都讓我們時刻緊張神經(jīng)，不斷探索和發(fā)現(xiàn)更加優(yōu)秀的管理經(jīng)驗和新的管理技術，并且不斷發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有存在的問題及時反饋信息加以解決。

信息時代各種技術飛速發(fā)展，我們要轉變觀念，適應時代發(fā)展，接受和學習企業(yè)檔案管理的主流思想和新興方法，學會借助互聯(lián)網(wǎng)知識和信息技術對企業(yè)檔案進行優(yōu)質(zhì)管理。黑龍江省八五二農(nóng)場人力資源和社會保障辦公室在進行檔案信息化管理時緊緊圍繞“從實際出發(fā)，循序漸進”的工作思想對本部門的檔案管理工作進行有效的信息化管理和改進，為了推動企業(yè)檔案管理自動化的進程，我們采用了檔案信息化系統(tǒng)對現(xiàn)存檔案進行管理和服務，這一步需要專業(yè)的多學科領域的文化，根據(jù)這種情況我們加強了各部門的聯(lián)系和配合，加強合作學習和交流，在各個環(huán)節(jié)補齊短板，加強標準化管理和多部門配合，推進企業(yè)檔案管理的信息化和自動化建設的進程，從管理的角度要有一流的標準和規(guī)范，達到事半功倍的效果。信息化其實主要含義就是把我們的主體對象從以前的紙質(zhì)卷宗變?yōu)閿?shù)字信息為主，建設數(shù)據(jù)庫，將服務重心轉移到數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡化信息化數(shù)字化一體化的變革。

四、總結

檔案作為一個人的基本信息載體，具有十分重要的“身份”，同時也是企業(yè)和事業(yè)單位以及其他公益組織在社會交流中直接保存的各種形式的信息資源和載體。它既是一種私人財物又是一種社會資源，隨著社會的不斷進步和發(fā)展，各種制度不斷完善，為了滿足社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，人力部門要對企業(yè)檔案管理進行信息化革新，以來滿足社會的需要和人才發(fā)展的需要，企業(yè)檔案信息化管理唯一的途徑就是利用計算機系統(tǒng)對傳統(tǒng)管理方式進行改進，滿足企業(yè)的發(fā)展要求，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

參考文獻：

[1]薛文.關于檔案信息電子化問題的研究[J].北方經(jīng)貿(mào)，2016（12）.

[2]孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究[J].信息技術，2015（09）.