電子檔案管理在銀行檔案管理中的應用

江曉霞

摘要：在當前科學技術的不斷發展下，電子檔案管理模式出現，并代替了傳統檔案管理，減輕了勞動力，提高了管理效率。在銀行檔案管理中電子檔案管理已經成為了不可忽視的主要方式，故此本文主要探究了銀行檔案管理中電子檔案的應用，分析其問題以及發展。

關鍵詞：銀行；檔案管理；電子檔案管理；應用

從本質上分析，所謂的電子檔案是時代發展的產物，主要是信息技術與銀行管理的相互結合，通過將聲音、圖像、文字相互結合形成的檔案管理模式。從作用上分析，電子檔案能夠將銀行的業務信息加以反映，并制定信息框架結構，實施分類處理。且采取電子檔案管理，可以迎合時代發展的基本特點，對檔案內容進行總結與概括，完善檔案管理內容，具有十分重要的現實意義。

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問題

根據分析與調查，因為受到相關因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點存在問題，兩者并不匹配，導致不合理保管嚴重。其中在相關文獻中表明，有權機關查詢、凍結，掛失登記以及補發憑單收據等均需要永久保管，但是很多情況下，有權機關的查詢書并沒有與財務處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業務的物件或者證據，所以從銀行的實際情況分析是不具備長期保存價值的。另掛失登記或者單據補發憑證屬于會計憑證，其保管的時間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關規定要求，則需要裝訂流轉，尤其在保管期限上存在雙重標準，所謂，在此發展背景下，為進一步緩解其矛盾，銀行會采取傳統檔案管理與電子檔案管理相互結合的方式，雖然可以保障檔案內容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理應用

（一）可降低銀行檔案管理的強度

從銀行檔案管理全局出發可以清楚的認識到電子檔案管理在與傳統檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優勢，尤其在無關檔案銷毀方面優勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據業務類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質量。

（二）符合會計電算化的要求

電算化是時代發展的一個趨勢，但是從當前的發展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關注紙質檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應，還有部分銀行在發展過程中沒有嚴格按照實際的發展情況進行規定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發揮其自身的作用與價值，無法擴大自身的應用范圍。

（三）在銀行中的應用

在當前科學技術的不斷發展下，傳統檔案在銀行中的保管已經與現實呈現出不均衡現象，如此一來則會對財務資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護銀行自身的利益，更為主要的是滿足內外查詢的要求。通過對相關法律環境的探究，現在所保留的紙質憑證只有債權債務關系的相關資料，尤其在銀行高度電子化的發展背景下，其它的資料與內容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規章制度。然而根據分析與研究，當前銀行還存有一部分紙質檔案，尤其在業務的不斷發展下，紙質檔案的數量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現象，減少庫存壓力。

三、電子檔案管理在銀行檔案管理發展

從屬性分析在當前發展趨勢下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關鍵所在，并且在新時期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業務流程相互融合，不僅將中間環節加以簡化，并且也明確了操作流程，減少各項成本，在此發展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來的發展需要從以下三點出發：其一是需要進一步明確檔案管理的重要性，銀行的業務部門在推出業務的時候需要與部門相互溝通與交流，比如涉及到會計資料的則要與會計部門相互溝通，并界定其保管期限。其二是業務部門在對各項資料進行歸檔的時候需要從現實出發，對其正確性以及必要性進行分析與探究，將明細列出，對歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數量。比如前臺生成的各類業務資料，需要嚴格按照資料名稱進行歸納與整理，分析哪一部分內容不需要進行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點是電子數據需要滿足實際的情況，避免發生重復歸檔的現象。其三是需要在滿足會計核算基礎下，要采取系統優化的方式選擇節點，在檔案入庫之前要對資料進行分期限裝訂，或者依據實際的情況制定完善的規范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質量。

四、結語

電子檔案管理已經成為了時代發展的要求，也是銀行檔案管理中不可忽視的內容，在銀行檔案管理中要加大電子檔案的推廣力度，減少紙質檔案對庫房所造成的要求與壓力，充分發揮出電子檔案的作用與價值。

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