新形勢下事業單位檔案管理改革思路分析

姚艷芳

摘要：在現如今的21世紀，很多行業領域都逐漸引進了信息化管理，而事業單位檔案作為無形的資產記錄著事業單位的歷史與現在的實際情況。在這個信息化時代背景下，事業單位檔案管理也應適應現如今的發展形勢。所以在新形勢下，事業單位檔案想實現改革，管理信息化就是一個不錯的考慮方向。

關鍵詞：事業單位檔案管理；信息化

一、何為事業單位檔案管理信息化

自上世紀九十年代開始，隨著電腦以及網絡技術的普及，信息化的概念開始席卷各行各業。在這樣的形式下，事業單位檔案管理也應隨著時代的步伐前進，因此實現事業單位檔案管理信息化就成為了順理成章的事。而“事業單位檔案管理信息化”就是指打破原先的紙質檔案管理，通過網絡技術信息平臺以此實現檔案管理數字化、信息化，同時達到檔案管理的高效性以及系統性。在這個高速發展的時代，以往的事業單位檔案管理模式已不能再適應現如今的社會發展，所以實現管理實現信息化是一個必然的過程。

二、事業單位檔案管理信息化的優勢

既然事業單位檔案管理信息化的實現是大勢所趨，水到渠成，那么它就一定具備著它無可替代的優勢。在現如今網絡技術及信息平臺的支撐下，檔案管理信息化的四個主要優點就是：數字化、體系化、自動化、互動化，以此來實現與現代社會的無縫對接。

（一）數字化

事業單位檔案數字化就是通過現如今的掃描技術、網絡技術、身份認證技術等來實現將傳統的檔案文字轉換成數字電子資料進行儲存。通過對這一系列的信息數字化，就在很大一定的程度上實現了事業單位檔案管理的系統化，檔案作為單位無形的資產，數字化能將這些資產重新整合，更加的深入了解從而確保這筆資產能更加被高效利用。例如檔案管理數字化就可以更加清晰地呈現檔案的存儲日期、所處的位置編號、檔案的存量以及目錄信息等。

（二）體系化

體系化作為管理信息化的一大職能與優點，從而讓事業單位檔案管理不再被孤立。傳統的檔案管理模式是很難做到體系化的，因為紙質檔案很容易發生信息交叉出現的情況。例如，一份檔案就很有可能會出現兩個甚至兩個以上的事件脈絡或體系框架，這不僅給后來的查閱資料帶來極大的困難，同時也導致檔案不好歸類。但是檔案管理信息化后就會形成一個清晰地體系脈絡，傳統與信息化一體化，檔案一體化。由此實現完整的檔案信息體系以及信息的共享。

（三）自動化

傳統的檔案管理是一個繁瑣冗雜的過程，但是實現檔案管理信息化后，就會在很大的程度上降低事業單位的工作難度以及降低人力成本。如果實現管理信息化，信息就會自動檢索、自動收集、自動形成目錄甚至自動提取關鍵詞自動篩選與自動處理。這樣就能更大的簡化檔案管理的工作過程且更精準細致，對強化糧油質檢工作，保證糧食質量的糧食質監部門，運用自動化的優勢，能讓糧食質監部門在人事及技術檔案管理方面更加的規范且有助于統一管理。

（四）互動化

傳統的檔案管理只能實現一對一的需求，這就無法使信息利用率達到最大。同時，紙質只能提供閱讀的需要，無法實現更進一步的服務需求，這是傳統檔案管理的一大局限性。而信息化所具有的互動化就改變了這一不利現狀。例如通過網絡技術平臺，實現管理人員在線服務方式，同時還能及時的收集客戶的回饋信息，實現一對多的服務需求，在滿足檔案管理信息化高效的同時，優化了管理信息化的服務職能。

三、如何實現新形式下事業單位檔案管理改革

檔案管理改革的目的就是為了實現高效的運作系統，簡易的操作方式，系統的管理體系。所以為了未來考慮，管理信息化也就成為了發展的必然性。

（一）重新構建檔案管理業務流程

首先要優化業務流程，這就需要對事業單位部門的環節流程進行梳理，理清檔案部門與其他部門之間的業務往來。對事業單位全體成員對于檔案信息的錄入、編制，以及對信息的檢索、利用、處理等各個流程做具有針對性的流程設計和職業規劃。然后就是業務標準化，通過制度的方式將業務流程標準化，重新審視流程規劃以及未來的發展。最后就是將電腦技術納入人員的考核標準，使事業單位的工作人員更加了解流程的運作。

（二）提高檔案管理的服務能力

檔案管理的本質工作就是服務，因此提升它的服務能力這在很大的程度上也是一項重大的改革。原有的檔案管理就只局限于“看”的職能，但這遠遠不夠，所以在新形式下的改革還需讓服務“動”起來，以此來拓展檔案管理的服務職能。例如通過技術，實現信息、數據的自動檢索，自動歸類，自動分析，自動篩選，來為管理和需求者提供便利，完善單位內的信息服務。

（三）建立檔案管理信息化的平臺

事業單位尤其是質檢領域可以通過開發一個系統且相對獨立的平臺，以此來實現檔案管理的信息化。將整個檔案管理工作納入到這個平臺，同時也可借助這個平臺讓檔案管理信息化發揮最大的功效。

（四）重新組建檔案管理組織的架構

通過以上的討論，要想實現事業單位檔案管理的改革，不僅要在檔案管理本身做研究還需要多在它背后的組織架構下功夫。對于檔案管理本身，可以通過借助現如今的網絡技術平臺來實現管理的信息化，那么對于組織結構的改革，可以直接通過將網絡技術人才歸入到管理組織的結構當中來。通過培養專業的、現代的網絡技術人才與檔案管理人才，達到雙管齊下的目的。同時也能夠不斷的引進技術，吸引人才，勇于嘗試與創新，實現徹底改革。

參考文獻：

[1]李超.新時期事業單位人事檔案管理的創新改革實踐研究[J].黑龍江史志，2014（19）：234.

[2]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.

[3]黨立萍.事業單位檔案管理創新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014（7）：157.