淺析文書檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

相宏

摘要：文書檔案是一個(gè)單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，它能很好地反映一個(gè)單位在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在單位工作中起著不可替代的重要作用。做好文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文就如何加強(qiáng)文書檔案管理工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過(guò)程和成果。文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案管理工作的新課題。

一、文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

文書檔案管理工作是企事業(yè)單位必不可少的一項(xiàng)工作內(nèi)容，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，是建立健全單位管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，也是企事業(yè)單位發(fā)展的最基礎(chǔ)性工作。現(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理工作在技術(shù)和效率上較之過(guò)去都有了明顯的改進(jìn)和提高，解決了以往工作中存在的許多不足，但仍然存在著一些亟待解決的問(wèn)題。

（一）對(duì)文書檔案管理工作缺乏足夠的重視

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有深刻地認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，認(rèn)為文書檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單的收集資料、保存資料，不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要求從事文書檔案管理相關(guān)人員將收集到的文件資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存，而并沒(méi)有其他規(guī)范性的要求，這就導(dǎo)致文書檔案管理工作僅僅在口頭上得到肯定，而實(shí)際工作中卻無(wú)法得到重視。同時(shí)，在一個(gè)單位中因?yàn)椴块T管理者對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不同，也會(huì)在管理過(guò)程中引起很多分歧與問(wèn)題。這些都嚴(yán)重影響著單位的文書檔案管理工作的開展。

（二）文書檔案管理不規(guī)范

當(dāng)前有很多企事業(yè)單位都存在文書檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題。首先，管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確。在某些單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，檔案管理機(jī)構(gòu)不明確，其地位被削弱，甚至被裁掉，其職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化；其次，檔案管理制度不健全，有的單位沒(méi)有文書檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，有的單位雖然建立了一些檔案管理制度，但是在執(zhí)行過(guò)程中卻流于形式。在檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等方面制度也不完善；第三，文書檔案整理不規(guī)范，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在檔案編號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不嚴(yán)謹(jǐn)、部分案卷缺少目錄、組卷比較混亂等等情況。

（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

目前，大部分企事業(yè)單位雖然有專職或兼職的文書檔案管理人員，但文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)卻參差不齊，具備文書檔案管理知識(shí)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才十分匱乏。一些文書檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等基本要求，與檔案管理工作的要求還有很大的差距；還有一些文書檔案管理人員很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案管理知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理知識(shí)水平。

（四）文書檔案管理部門與單位其他部門之間缺乏密切配合

文書檔案管理工作的順利進(jìn)行需要單位各個(gè)部門與文書檔案管理部門之間的密切配合。但在實(shí)際工作當(dāng)中，很多單位都存在著部門之間缺乏配合的問(wèn)題，這嚴(yán)重影響著檔案管理水平的提高。如果單位內(nèi)各個(gè)部門之間無(wú)法進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)配合，那么必然會(huì)對(duì)文書檔案管理工作帶來(lái)非常大的不利影響。例如，從單位的各部門收集文件資料，是檔案歸檔工作的重要一環(huán)，但在實(shí)際工作過(guò)程中卻困難重重，有的部門往往為了自己部門的利益或者其他一些因素而隱瞞或拖延上交，導(dǎo)致文件收集工作不能順利進(jìn)行，單位的很多重要文件無(wú)法及時(shí)歸檔，這樣很容易造成文件的丟失，為單位帶來(lái)更多損失。

（五）文書工作與文書檔案工作銜接不緊密

文書工作與文書檔案管理工作既是相互獨(dú)立又是相互聯(lián)系的，二者是對(duì)立統(tǒng)一、密不可分的，要互相協(xié)調(diào)，才能夠形成一個(gè)完整的管理體系。但在實(shí)際工作中，文書和文書檔案往往是由不同的人員負(fù)責(zé)管理，這就不可避免的造成了文書工作與文書檔案工作在銜接方面出現(xiàn)許多脫節(jié)的地方。一方面，由于文書人員檔案意識(shí)淡薄，在文件收集、處理等過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的情況，而影響文書檔案管理工作的質(zhì)量和進(jìn)度。另一方面，文書檔案管理人員對(duì)文書工作也有不了解的地方，這樣就直接造成了二者在實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)很多矛盾和問(wèn)題。

二、提高文書檔案管理水平的對(duì)策

針對(duì)目前文書檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，為提高文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，本人認(rèn)為需從如下幾個(gè)方面做起。

（一）高度重視文書檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個(gè)單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，必須要深刻認(rèn)識(shí)到文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的基礎(chǔ)性作用，不能只注重眼前的效益，要立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益考慮，對(duì)文書檔案管理工作加以重視，將其納入單位事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，讓每一位職工都充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，形成人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。同時(shí)，要適當(dāng)增加投入，為文書檔案管理人員提供必要的工作環(huán)境和條件，完善各種軟硬件配套設(shè)施，切實(shí)提高文書檔案管理工作水平。

（二）增強(qiáng)文書檔案管理工作的規(guī)范性

首先，要在單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置中明確設(shè)立文書檔案管理崗位及其所屬部門，確定相應(yīng)的管理人員及其工作職責(zé)，明確其主管部門及主管領(lǐng)導(dǎo)，形成一套完整的文書檔案管理體系，強(qiáng)化文書檔案工作的地位和重要性；其次，要建立健全文書檔案管理規(guī)章制度，完善的管理制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障；另外，要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法，尤其是在進(jìn)行文件歸檔整理等具體工作時(shí)，一定要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和單位的相關(guān)制度規(guī)定，增強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范性。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)文書檔案管理的政策法規(guī)，充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，同時(shí)要加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極參加繼續(xù)教育，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高自己的專業(yè)知識(shí)技能和綜合素質(zhì)；還要重視和加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科知識(shí)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件等新技術(shù)、新知識(shí)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。此外，單位要建立一套有效的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況的監(jiān)督、檢查和考核，以激勵(lì)其不斷提高自身專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)文書檔案管理部門與單位其他部門之間的溝通合作

任何單位都是由不同的基層部門所構(gòu)成的，而文件資料的主要獲取途徑便是從這些不同的部門中所收集而來(lái)，文書檔案管理人員要加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)與合作，要主動(dòng)地了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常進(jìn)行溝通，及時(shí)獲得信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的業(yè)務(wù)展開，怎樣做好資料的收集和整理。文書檔案管理人員應(yīng)該要準(zhǔn)確的把握部門之間的聯(lián)系，充當(dāng)部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。

（五）做好文書管理與文書檔案管理工作的緊密銜接

檔案的前身是文件，文件質(zhì)量與檔案質(zhì)量密切相關(guān)，文書管理作為文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，其工作質(zhì)量的好壞在很大程度上決定了文書檔案管理工作水平的高低。只有在規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)上，才能保證文書檔案管理的規(guī)范性。文書管理人員要加強(qiáng)自己對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案意識(shí)，在文件處理中，要時(shí)刻注意文書工作與檔案工作的銜接，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化。只有做好文書管理與文書檔案管理工作的緊密銜接，才能高質(zhì)量高效率地完成文書檔案管理工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理是衡量一個(gè)單位檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。充分重視文書檔案管理工作，加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范性，提高文書檔案管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)部門之間的協(xié)作，加強(qiáng)文書工作和文書檔案管理工作的銜接，是提高文書檔案管理水平的有效措施。

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