如何做好檔案保管過程中的保密工作

陳丹晨

伴隨著時代的迅速發展，人們的生活水平獲得了本質上的提升，而檔案信息資料所能產生的社會價值也不斷地凸顯出來，尤其是在當前的信息化時代當中，檔案信息的完整性成為了人們尤其關注的內容。在整個企業的管理當中，檔案資源的合理利用，不僅能夠發揮主要的推動作用，還屬于最為直接的優化方向。檔案管理本身是對檔案信息資料的一種管理和保存，其中十分注重檔案信息的完整性和安全性。在安全性方面，主要需要做好檔案信息資源的保密工作。一些檔案信息資源，如果在保管的過程中不慎將整個信息資料完全地泄露出去，將會給黨政機關的利益造成相當大的損失，嚴重的時候還會威脅到國家的利益，造成不可預估的損失。而且，如果檔案信息資料發生了丟失的狀況，將會對黨政機關整體的工作效益造成較大的傷害，不利于黨政機關事業單位工作上的順利進展。因而，在實際的檔案保管過程中，科學地做好保密工作，具有相當重要的意義。

一、目前檔案保管中保密工作的缺陷

1、保密意識不高

目前，檔案保管中的保密工作存在著許多的問題，其中較為突出的就是保管工作人員的保密意識淡薄，對于需要保密的檔案沒有具備較高的警惕性，在日常工作中工作較為松懈，部分的保管人員甚至于不知道《保密法》的存在，也不知道自己崗位的工作要求，在實際工作中，相當一部分的人員在工作中，對于自身工作的性質上存在著一些誤區，認為檔案的保管工作知識簡單的事務性工作，不是單位中的主要工作，認為自己對于檔案的管理工作只要做到“不丟失”就足夠了，工作態度出現了不應該有的放松，這種錯誤的工作態度對保管的檔案構成了較大的危險。

2、保管設施條件不合理

針對檔案保管的場所而言，現階段的檔案存檔場所也存在著較多的問題，許多單位在存檔方案時，沒有專用的檔案管理室，隨意的挑選一間辦公室就對檔案進行保存，而這種隨性的工作態度將會導致單位在之后的檔案保管工作中，面對大量的檔案，保管室的存放空間出現不足的后果，其次，在檔案室的條件上，工作人員沒有制定針對防潮防火等六防的措施，從而導致檔案在長時間的保存中，出現霉變、蟲蛀等現象，對檔案的美觀及完整度造成損壞。此外，在檔案室的管理上，管理人員并沒有對檔案室制定相關的管理制度，管理制度的制定對工作人員的一個行為約束，從而達到保管工作規范化、科學化的目的，但大多數的檔案室都沒有制定相關的管理制度，在管理的方法上都是根據管理人員的意愿等因素來決定。

3、保管措施不到位

在長時間的保管過程中，管理人員的方法落后，管理的意識薄弱，大部分的管理人員都是沒有經歷過專業的培訓工作，在實際保管中，對于檔案最基本的收集、管理、歸檔、裝訂的技術都沒有很好的掌握，并且管理人員對于檔案的維護同樣也未采取任何的措施。在檔案的維護中，管理人員沒有定時的對檔案進行后期檢查，對于出現破損或蟲蛀的現象，沒有及時進行上報和維修，而是選擇將破損的檔案繼續和未損壞的檔案放在一起，造成損壞蟲蛀的現象惡化，擴延，從而增加檔案的損壞程度。

二、檔案保管過程中的保密工作開展方向

如何最為切實地做好整個檔案保管過程當中的保密工作呢？主要可以從兩個方向出發。首先是黨政機關事業單位需要整體地轉變檔案管理意識，充分認識到檔案管理的重要性。尤其是基層的檔案管理人員，由于認知上的缺乏，很多檔案管理人員都對自身的工作不太重視。并且流動性相當強，經常在檔案管理部門呆上一段時間后便迅速轉去了其他部門。究其原因，主要是由于檔案管理部門一直都沒有得到事業單位的普遍重視，再加上初期的檔案管理工作僅僅是對檔案的一些整理工作，不需要進行太大的關注。因而無論在資源配置上，還是部門管理上，都沒有給予較為合適的關注，使得檔案管理人員產生一定的消極態度，不愿意從事沒有前途的工作。其次可以從提高檔案管理人員素質的方向出發。檔案管理保密工作的有效性，本身就是以管理人員的專業素質為基礎的，如果檔案管理人員所具備的專業素質相當高，他們能夠迅速合理地完成檔案管理保密工作，使得所有的檔案資料具有較高的安全性。而如果檔案管理人員的專業水平相當低，他們僅僅能夠從事一些簡單的檔案資料管理和收集，并不能產生太高的管理效益。

三、檔案保管過程中的保密工作優化策略

1、充分做好檔案庫房管理

一般而言，黨政機關事業單位的檔案庫房都會按照國家的相關規定進行單獨的建設，但是在實際的檔案管理當中，也有一些缺乏基本建設條件的黨政機關事業單位，他們習慣于將庫房設置在辦公樓內，而應當注意的是，并不是所有的辦公室都可以用來做檔案庫房。為了提高檔案保管過程中保密工作的有效性，通常不可以將檔案資料室選在辦公樓的底層，并且對于資料室的門窗，需要加以特殊地加固，以防止出現盜竊的狀況。此外，還需要將檔案資料庫房與其他的辦公室區別開來，使得黨政機關事業單位的人員不容易認錯。

最后，對于檔案管理庫房，黨政機關事業單位需要制定專門的管理人員進行管理，并制定一些切實可行的管理制度，如果不是黨政機關事業單位的人員，則一律不準進入。

2、提升檔案管理人員所具備的保密素質

在所有檔案人員應當具備的專業素質當中，保密素質也屬于其中十分重要的內容。由于檔案管理人員的地位十分特殊，因而在實際的工作中容易接觸到黨政機關事業單位相當核心的信息。如果這些管理人員所具有的保密素質不高，不小心將這些信息泄露出去，將會給黨政機關事業單位的工作形成相當大的損失。為此，黨政機關事業單位在對檔案管理人員進行檔案管理素質上的培訓時，還應當對員工的保密素質進行培訓，促使他們了解自己的工作對于黨政機關事業單位有著重要的意義，而其中的信息資料更是堅決不得泄露。對于檔案管理人員保密素質的培養，企業可以從兩個方面出發。首先是從外部招錄一些專業素質較高的檔案管理人員，對他們的道德修養及保密素質進行綜合的審查，確定沒有問題后在進入黨政機關事業單位進行工作。另一方面，企業可以對現有的檔案管理人員進行保密方面的培訓，使他們明確了解守口如瓶的重要性，積極地做好保密工作。

3、加強對檔案資料的日常管理

之所以開展這一方面的措施，主要是針對檔案信息的完整性做出的，對于檔案信息資料，必須要做到日常的查閱和管理。如果沒有切實的管理，很容易使得一些檔案信息出現損壞或者丟失的狀況而無從得知。同時，經過對檔案的日常管理，如果在管理的過程中，發現了一部分檔案的缺失，可以迅速進行有效的補救，使得檔案資金處于較為穩定安全的狀態。同時，對于檔案庫房的進出人員，管理人員應當進行準確地登記。對于一些絕密性強的檔案資料存放，管理人員應當為它們設置一些專業的保密措施，如將它們存放在保險箱、密碼柜當中。此外，如果遇到了檔案庫房門鎖破損的狀況，應當迅速進行檔案資料的檢查，確保檔案資料處于安全的狀態，并上報領導，進行相應的處理。

結束語

總之，對于一個黨政機關事業單位的發展而言，檔案資料的完整性和安全性發揮著相當大的推動作用，因而黨政機關事業單位需要密切關注黨政機關事業單位的檔案保密工作，并加以科學合理地改善，使得黨政機關事業單位的檔案管理保密呈現出最為優質的狀態。

（作者單位：內蒙古自治區土地調查規劃院）