利用信息系統紅線管理降低物資會計核算成本研究

楊軍

摘 要：隨著供給側結構性改革的日益深化，資產合理配置逐漸成為預算單位取得競爭優勢的重要途徑。其中以事業單位為代表的國家公共服務組織，提出了以紅線管理降低預算管理成本的舉措。但隨著信息化環境的日益成熟，如何更加有效的以信息系統結合紅線管理制度促進事業單位降低成本，進而增加社會與經濟效益，卻仍是目前亟待解決的關鍵問題。為此，本文著重剖析事業單位物資成本信息錄入流程，并結合信息化手段提出成本節約措施。期望本文能對事業單位提升管理效能、降低成本具有一定啟示。

關鍵詞：信息系統；紅線管理；物資成本；事業單位

最新《事業單位國有資產管理辦法》明確規定，維護國有資產高效利用、合理配置和安全完整是保障事業發展、健全資產管理體制的基礎，要與時俱進，以信息化手段推進事業單位資產管理規范化、科學化。近期，我單位以用友軟件開發的庫存管理模塊為典型代表，制作出庫存短缺紅線預警報表功能，這在一定程度上開創了以軟件系統推動成本預算管理時代。為此，基于信息管理系統闡釋降低物資會計核算成本的具體措施具有重要現實意義。

一、紅線成本管理概述

紅線成本管理是基于目前事業單位實行的全面預算管理制度，是一種責任化管理。其指標設置通常會基于三個資源配置標準，一是生態，這是一種沉默成本，即預算單位購置的設備、實施的項目要保持自然本底值，符合國家提出的生態系統穩定性和完整性要求。二是能源消耗，預算單位購置的設備等不能消耗或者過度消耗珍貴資源，尤其是不可再生資源，必須符合國家管控政策。三是健康質量，預算單位購置的設備等不能對人的身體造成健康干擾，例如電磁波輻射等。紅線成本管理的原則主要體現為資金節約性、單位實際性和水平先進性。其中資金節約性是指紅線成本管理的根本目的是節約國家公共資金，且能實現同樣的預算單位目標；單位實際性是指每個預算單位的成本紅線不盡相同，這需要結合國家政策、同類預算單位設備采購價格等進行具體制定；水平先進性是指成本紅線制定必須以平均先進水平為依據，而不是以平均價格或者最高價格為界限。

筆者根據廣播電視事業單位資產管理經驗總結發現，自單位推行用友U8軟件庫存短缺紅線預警系統以來，廣播電視播出系統的備品備件科學合理的設置了最低庫存，根據實際庫存自動生成短缺量表紅線告警系統，這為資產管理人員降低了資產管理難度、增加了資產管理精確性；且根據實際工作經驗總結以下三方面紅線成本管理的實施要點：一是成本控制要點，主要針對我單位機房設備的采購和庫存管理，例如節目平臺編碼復用網管設備、音視頻監測設備、上變頻高功放播出設備等機房設備要嚴格核算其采購、管理過程中的設備成本、安裝調試勞務成本、設備運行維護管理成本等。二是成本紅線管理的成本信息來源，是各部門的實時分享還是系統自動預警，是市場抽樣還是商家詢價等。三是成本管理的資金調撥，事業單位需要國家劃撥資金，實行國庫集中支付制度，具有預算先行、設備后置特點，且大量設備需要以公開招標、競爭性談判等采購方式，期間的設備購置資金時間差需要嚴格控制。

二、事業單位物資成本信息錄入流程

事業單位不同于企業，它是以社會效益為主，以經濟效益為輔，以謀求預算資金的節約、花小錢辦大事、為國家省錢為目的，其實行國庫集中支付制度；而企業是為了謀求經濟收益最大化。以廣播電視預算單位為例，目前資產管理信息化的典型是條碼化管理，其管理部分主要包括日常消耗的辦公勞保等物資管理、廣播電視安全播出設備的備件管理和技術改造工程資產管理三部分。首先，要對預算單位的資產進行基本分類，例如固定資產包括辦公設備、播出設備、車輛等，播出設備包括光傳輸設備、轉碼服務器、上變頻器、高功放整機等。其次，將資產信息錄入信息系統，例如設備存放或使用時間、部門、設備型號、規格、品牌、名稱、資產編號、登記人員、登記日期等。最后，為資產標識“身份”、生成條碼。但在實際中可能存在采購號、申購號等多個號碼同時使用的狀況，申購號是使用部門和資產管理部門間的溝通號碼，采購號是采購部門和資產管理部門間的號碼。也可以所有部門只使用條形碼，其背后信息全部錄入對應的管理信息系統中。

在以上物資成本信息錄入過程中，需要著重細化三方面錄入內容：一是按實際領用情況和購入情況，將每個設備建立設備檔案，利用用友軟件錄入相關價位信息，實時做好同款設備的數量維護，并將自己的實際工作與會計管理聯系緊密；二是驗收新到的設備，建立設備檔案，做好入庫手續，建立此類設備最低庫存紅線預警量，領用時再做好出庫登記，做到“出庫跟蹤入庫”，若短缺則申請購置；三是每年和技術人員盤點兩次庫存，利用用友軟件系統查出短缺存貨紅線告警報表，做好申購統計，為預算資金提供參考數據。

三、利用信息系統紅線成本管理降低物資會計核算成本的措施

（1）建立健全資產信息化成本監管機制。資產信息化與預算單位社會效益息息相關，以廣播電視為例，廣播電視播出設備的備品備件直接關系廣播電視的播出質量、設備的維護運行質量。首先，事業單位要將條形碼管理與信息系統預警機制相結合，目前廣播電視主要采用C/S+B/S的管理方式，前者主要完成資產的盤點、條形碼打印、日常成本信息管理、報表信息匯總等工作，后者主要完成資產使用的跟蹤管理和即時信息查詢功能，這為成本紅線的動態監管提供了很好的條件。在以上系統中設定最高成本紅線預警功能（升級后的系統通常均有），以及即時匯報成本紅線范圍，形成實時的、動態的成本監管機制。其次，加大信息管理系統在成本紅線管理中的應用力度，實現大數據、人工智能發展。一是以信息網絡化收集相應設備供應商的供貨最低成本信息以及市場價格信息，尤其是易耗品資產信息，以利于比較物資采購數據對比，降低物資采購成本。二是搭建資產成本信息數據平臺，共享部門間設備使用狀況及預算執行情況，以采集數據便于后續預算調整和資產使用跟蹤。三是利用采集到的成本數據信息構建“數據+成本分析”數據化模型，確定跨成本紅線領域范圍、監管重點、監測線索。

（2）完善資產責任界定機制。完善資產使用流程是降低成本、節約國家下撥資金的有效措施。首先，紅線成本管理的實質是責任界定管理，從資產購置、資產登記到庫存管理、投入使用，各個環節均需要部門界定責任，資產出入庫需要部門主任、資產管理人員及資產使用部門負責人簽字，并由技術管理部門確認出庫設備無任何異常。使用部門的資產流動均要通過條形碼實時上傳信息管理系統，定期對資產信息進行整理。其次，監管責任界定，對財務部門、技術部門等與資產相關部門均要推進成本監管，以資產流動為主線，突出成本較大資產，根據預算單位實際情況，對不同級次、不同性質、不同地域配以不同的成本監管標準，針對成本較大的資產要實行財務部門、資產使用部門、庫存管理部門等多部門聯動監管，一旦發現進入成本紅線范圍及時提醒相關管理部門，否則各相關部門均承擔成本損失責任。

四、結語

隨著事業單位由管理職能轉變為服務職能，內部職能優化日益深化，結合信息化手段，成本紅線管理極大地節約了國家資金，有效配置了國家資金資源流動。筆者結合自身工作經驗，著重從信息化監管與責任界定兩個角度提出降低成本的措施。但限于篇幅，本文并未就實際案例展開闡釋，建議后續研究可以多案例形式進一步探討事業單位信息化成本紅線管理問題。

參考文獻

1. 陳任賢. 淺論紅線成本預算管理. 投資與合作學術版， 2014（03）.

（責任編輯：郭中清）