Excel實用中的小技巧

錢愛玉

摘要：我本是計算機科班出生，從事計算機教育工作，后來由于工作需要被調到財務室工作。因為財務室又兼管些人事等表格，需要填報各種教育局、財政局報表如：教職工登記表、工資年報、統計年報、職工崗位手冊、資產登記等。我在實際使用這些Excel文件時獲得一些小經驗和小技巧。現分享給大家，希望給大家帶來些幫助。

關鍵詞：Excel;實用技巧;

中圖分類號：TP391.13 ? 文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-9129（2017）16-0009-01

Abstract： I was born in computer science class， engaged in computer education work， later due to work needs to be transferred to the finance office. Because the Finance Office also manages some personnel and other forms， it is necessary to fill in various forms of the Education Bureau and the Finance Bureau， such as： the staff registration form， salary annual report， statistical annual report， employee position manual， and asset registration. I got a little experience and tips when I actually used these Excel files. Now to share with you， hope to bring you some help.

Key words：Excel;Practical skills

1 10月問題

人事表格中有很多地方需要填寫出生年月。在Excel中，我們把1973年10月輸入電腦中就會輸入1973.10，但當我們再看時往往會顯示成1973.1，那么10月就成了1月了。我的經驗是把這一列拉寬點，但由于表格一般安排比較滿，那么把這一列設成兩位小數是最好的方法。先選中該單元格（也可以同時選擇多個單元格），然后右鍵–>選擇“設置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選擇“數字”，然后在“數值”中選擇“小數位位數”為2即可。

2 小數位四舍五入的問題

在Excel實際使用中，有時根據需要要把字打大點，但這樣會出現一個問題，小數位數字會自動四舍五入。在財務報表中，可能會導致打印出來的數字人工計算出來的合計數與電腦中顯示出來的合計數不同，盡管只有一點點誤差，但這幾毛錢的誤差在財務上也是不允許的，財務上要絕對的相等，一分錢的誤差也不行。所以我的經驗是把合計那一列，通常是最后一列拉寬一點，不要讓合計數有顯示上的四舍五入，或者直接設置好這一列的小數位數為兩位。

3 身份證后幾位亂碼問題

在填各種表格時 ， 用Excel中直接輸入身份證號的時候不會正確的顯示身份證號碼，顯示的而是一串沒用的亂碼，比如：4.22115E+17，我這里教大家兩種解決辦法。

方法一、設置單元格格式以文本方式

（1）先選中需要輸入身份證號的單元格（也可以同時選擇多個單元格），然后右鍵–>選擇“設置單元格格式”

（2）在彈出的“單元格格式”窗口中選擇“數字”，然后在“分類”中選擇“文本”確定即可。設置完成后，再在剛才設置好的單元格中輸入身份證號，就可以了

方法二、單元格中輸入單引號。在需要輸入身份證號的單元格中輸入" ' "單引號，然后再輸入身份證號碼，即可正確的輸入。這里方法二更簡單一些。

4 自動換行問題

有時根據需要要一行顯示兩小行或多行，為了能更好顯示效果，需要自動換行。我的經驗是把全列設成字符型，再選中需要的單元格（也可以同時選擇多個單元格），然后右鍵–>選擇“設置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選擇“對齊”，然后在“文本控制”中的“自動換行”前點選對勾。

5 每頁顯示表頭

在實際人事等信息里，常有很多行表格信息，在電子版里我們只能要一個表頭，而在實際打印上交的表格中，要求每一頁都有表頭，這樣才看得清楚明白。那么我們就要在“頁面布局”中選“打印標題”，在彈出的“頁面設置”窗口中選“工作表”，再在打印區域中輸入標題所在的行，如只第一行就輸入MYM1： MYM1，標題行含第一行和第二行，就輸入MYM1： MYM2，依此類推。也可以把光標停在打印區域中，用鼠標選中標題所在的所有行即可。

6 利用公試整體轉換

有時我們填一些表格時有一些舊有的數據，但格式卻不同，那么我們可以利用這些舊數據進行格式轉換。比如以前的表格中有這樣的時間信息1999.11，但現在要求輸入這樣的時間格式1999-11-01，那么我們可以利用公式對其進行整體轉換。在Excel中假如1999.11在A1單元格，要輸入的1999-11-01在B1單元格，那們我們可以在B1設置這樣的公式： =LEFT（A1，4）&"-"&RIGHT（A1，2）&"-01"，然后在B1單元格中已經出現了函數的結果后，我們將鼠標放置到它的右下角，待光標呈黑色實心十字形時向下拖動，到合適的位置為止。不熟習的也可以這樣操作：在B1輸入格中選函數，在彈出的“插入函數”窗口中看“或選擇類別”的“常用函數”中有無LEFT函數、RIGHT函數，如果沒有選“全部”，所有函數會顯示出來，再選中LEFT函數，點“確定”，在彈出的“函數參數”窗口中，text中點選A1單元格，num_chars中輸入4，點“確定”，再繼續在B1輸入&"-"&，再點選函數，在彈出的“插入函數”窗口中看“或選擇類別”的“常用函數”中選中RIGHT函數，點“確定”，在彈出的“函數參數”窗口中，text中點選A1單元格，num_chars中輸入2，點“確定”，再繼續在B1輸入&"-01"，然后在B1單元格中已經出現了函數的結果后，我們將鼠標放置到它的右下角，待光標呈黑色實心十字形時向下拖動，到合適的位置為止。

這里&是文本連接符 ，比如：A1 是10，B1是20 ，那么C1=A1 & B1 = 1020

在Excel表格中，有個截取字符串函數，其中包括LEFT函數、RIGHT函數與MID函數，接下來就為大家剖析一下LEFT、RIGHT函數的使用方法。

函數名稱：LEFT

主要功能：從一個文本字符串的第一個字符開始，截取指定數目的字符。

使用格式：LEFT（text，num_chars）

參數說明：text代表要截字符的字符串;num_chars代表給定的截取數目。

參考文獻：

[1]在EXCEL中快速選定單元格區域[J]. 宋志明.電腦知識與技術（經驗技巧）. 2009（09）