數字檔案信息資源建設的成本與效益

關翠利

內容摘要：成本控制與效益實現是衡量一項工作做的好壞的重要指標，可以指導工作朝著合理、高效的方向改進。本文圍繞數字檔案信息資源建設成本與效益分析為中心，對成本與效益進行分類和識別，并通過建立基準效益及橫向與縱向的比較，論述數字檔案信息資源的建設效果。

關鍵詞：成本 效益 數字檔案資源 檔案信息化

“檔案信息化建設是以資源建設為核心，以紙質檔案數字化為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標的一項重要工作。”檔案信息化實質上就是利用現代化技術手段將檔案信息作為一種資源進行開發，并通過便捷的傳遞方式實現檔案信息的社會化利用。而數字檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的中心內容，其成本的控制和效益的實現對整個檔案信息化建設工作來說至關重要。

1數字檔案信息資源建設

數字檔案信息資源是檔案工作順應時代發展，改變長久以來檔案提供利用方式，提高檔案信息傳播速度和效率的產物。“數字檔案信息資源建設水平直接決定著檔案信息化的內在質量，關系到檔案信息資源的有效開發與利用。”其建設主要包括四個部分的內容：

（1） 傳統檔案數字化。雖然當前電子文件激增，為了簡化工作、節約成本并為用戶提供更為便捷的服務，社會各部門對電子文件的普及應用也逐步加深。但由于技術和管理上的不足，大量電子文件不能接收進館，加上電子文件的可靠性并沒能得到法律的認可，仍有大量傳統紙質文件產生，且許多館藏的傳統載體檔案依然存在利用價值，因此紙質檔案數字化成為數字檔案信息資源建設的重要途徑，檔案信息化建設的重點。在對傳統檔案進行數字化時要注意利用價值高、特殊載體、珍貴和高危檔案優先進行，并且在數字化過程中注重知識文化類檔案、民生檔案、特色檔案以及多媒體檔案比重的增加，迎合社會需要，提高數字檔案信息資源建設效益。

（2） 數字檔案信息資源數據庫建設。即運用現代信息技術手段將已實現數字化的傳統檔案和接收的電子檔案信息內容，按照數據結構進行有序排列形成一個組織、存儲和管理數據的“倉庫”。數據庫的建設可以根據不同需要存儲不同的檔案信息內容，既可以建立目錄信息數據庫，也可以建設全文數據庫，總之依據數字檔案信息的類型、公開程度以及利用的需要進行確定。

（3） 檔案信息計算機網絡建設。檔案信息網絡建設是檔案信息化建設的基礎性工作，是對全國檔案信息資源實現有序組織，高效整合的重要步驟。其建設不僅有利于全國檔案信息資源運行平臺的統一，更是破除“信息孤島”實現信息資源無障礙整合的前提和關鍵。但檔案信息計算機網絡建設要想實現一體化必須還要有統一的制度和標準作為保障，如果環境建設沒有做好，那么信息化建設就很容易出現混亂。

（4） 檔案信息資源開發與整合。即在檔案信息資源數據庫的建設和完善基礎上，利用信息技術手段，實現館際之間信息資源的共建共享和規模性整合。在對檔案信息資源開發之前首先要進行規劃和充分的社會調查，由于檔案工作人員與利用者之間存在著嚴重地信息不對稱現象，會造成檔案信息資源開發人員對利用者需求的“未知”，這是無法被預料的，而這樣的“未知”往往蘊藏著很大的開發價值，因此事前的調查和規劃必不可少。

2數字檔案信息資源建設成本效益估量的意義

謝倫伯格在《現代檔案——原則與技術》中指出：“管理公共文件的任務在于以最低廉的代價和最有效的方式使這些文件服務于它問世的目的，并在這種作用完成后對它作適當處置”。馮惠玲教授也認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久”。？？？另外1994年國家檔案局頒布了《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定》，這就為檔案信息資源開發利用所創造的經濟效益提供定量分析表述的借鑒，雖然這項規定并不能完全適應檔案館這樣的公共服務機構，也不適用于所有檔案，但總的來說還是推動了檔案效益核算從籠統模糊向清晰具化轉變。其計算公式為：J=α·S-C（J 總經濟效益，S某項活動獲得的全部經濟效益，α作用系數，C勞動消耗）。

綜合上述學術觀點和規定可以清晰得出這樣一個結論：效益與成本的對比是衡量一項工作做的好壞的重要標準，檔案信息的開發利用要結合現實因素，充分考慮成本消耗和效益實現。數字檔案信息資源建設的根本目的在于把利用者需要的檔案信息資源從大量繁雜的檔案中挖掘出來，以快捷、簡便的現代化手段及時傳遞給用戶，實現檔案信息的增值。凡是效益的產生，必然有一定的成本消耗作為基礎。在檔案信息化過程中對建設的成本和效益進行估量，有助于更為直觀地分析建設工作的效率，總結信息開發的范圍、順序以及提供的手段是否需要進行調整，盡可能縮減投入成本，提高檔案信息資源利用率，使有時效性的檔案在其時效期內充分發揮價值，實現效益的增長。特別是企業檔案和科技檔案，企業決策和一項活動推進所需要的大量信息都來源于檔案，企業以投資回報為生存準則，其利用檔案的最終目的就是為自身創造更大的經濟效益，因此，對企業檔案信息利用效益進行分析評價，對提高企業管理水平和競爭能力具有十分重大的現實意義。

3數字檔案信息資源利用效益機理

3.1效益體現

檔案信息資源本身存在價值這一點無可厚非，但如果只是塵封，它的價值就無從發揮，只有被利用其價值才能真正得以體現，才能夠創造效益。總的來說數字檔案信息資源所能創造的效益可以分為經濟效益和社會效益。

3.1.1經濟效益

經濟效益簡單明了，就是使用檔案信息所創造的能夠用貨幣表示的價值因素，主要用來衡量檔案被直接利用后對用戶所產生的經濟收益。對檔案館來說經濟效益可能很難衡量，一方面檔案館是公共機構，不以盈利為目的；另一方面檔案館提供檔案信息的利用者絕大多數不是檔案的提供者，利用者來自不同地方，帶有不同的查檔目的，檔案館無從知曉，也無法對利用后產生的效果進行統計。但對企業檔案和科技檔案來說，其所產生的經濟效益就很容易被衡量或計算。endprint

3.1.2社會效益

社會效益是相對于經濟效益而言的，即利用檔案信息資源產生的無法用貨幣表示的價值因素，是一個宏觀籠統的概念。“檔案在利用上有許多方面并不產生直接的經濟效益，但對社會的發展進步，包括物質文明和精神文明建設兩個方面產生很大影響?！鄙鐣б娴膶崿F通常通過知識的傳遞與整個社會思想意識的進步來體現，無法進行準確的數字表達。這個一概念更適用于檔案館，雖然企業開發檔案信息資源在一定程度上也會產生社會效益，但較之檔案館對社會的服務程度則遠不能及。

3.2效益識別

效益判斷籠統來說可以定量與定性結合分析，既然數字檔案信息資源利用所創造的效益包括經濟效益和社會效益兩種，那么效益如何實現，怎樣計算也針對這兩點分別解釋。

經濟效益的計算可以直接借鑒國家檔案局頒布的《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定》中的計算公式：J=α·S-C。“其中α值可以通過專家調查法結合求平均數法或專家調查法結合加權求平均數法求出近似值。”對于科技檔案成果的技術轉讓這種特殊情況也可以根據交易中產生的明確的財務信息進行直接計算。

社會效益不能從檔案信息資源利用者的角度判斷，因為其究竟創造了什么、現實了什么無從得知，也做不到像經濟效益那樣準確計量，只能從提供利用的角度進行判斷。社會效益只能針對檔案信息資源開發的質量（開發深度、需求滿足度）、建設效率、使用度（利用的次數）和利用范圍進行綜合估量。簡單來說就是在對館（室）藏進行數字檔案信息資源建設后，這部分檔案信息被利用的次數有沒有增加，利用范圍有沒有擴大，利用滿足與滿意程度有沒有提高等等，具體估量還是要依靠專家與經驗豐富的檔案工作者評價研究結合用戶的反饋信息得出結論。

4數字檔案信息資源建設成本分析

凡是活動的推進必然有成本的投入，數字檔案信息資源建設也不例外。數據庫建設與維護費用、日常的管理費用、傳統檔案數字化的設備與人員的投入，如果實行外包政策還會產生外包費用。除了這些看得見的，能夠準確核算的投入成本以外，還包括在建設過程中被放棄開發的檔案信息資源所能產生的效益所構成的成本，即此次（此階段）數字檔案信息資源建設的機會成本。也就是說數字檔案信息資源建設成本包括投入成本和機會成本兩部分。

4.1投入成本

概括來說，投入成本包括硬件投入成本、軟件投入成本和人力投入成本。

硬件投入為數字檔案信息資源建設提供所需外部環境。其包括各種設備（數字化設備、輸入設備、輸出設備和存儲設備）、服務器、運行平臺及各種應用系統。

軟件投入包括系統軟件（系統資源管理）、應用軟件（實踐問題解決）、信息資源加工與發布軟件（傳統檔案數字化與數據庫的建設、維護）三方面。軟件投入是數字檔案信息資源建設必要支撐條件。

人力投入成本簡單來說就是人員工資，這是一個十分直觀的概念。數字檔案信息資源建設的各項工作，從前期準備到操作開發、從基礎工作到智力工作、從建設到管理再到維護，無一能夠離開人這一客觀存在。檔案信息開發工作效率及質量高低都與檔案工作者密不可分，高素質人才對建設工作有著不可估量的價值，某種程度上甚至可以說是關鍵性因素。

4.2機會成本

檔案既然被移交到檔案館，就證明這些檔案本身都是經過鑒定具有保存價值的，如果得到有效開發并提供利用，就可能創造效益。但檔案部門對數字檔案信息資源建設的投資有限，工作人員進行建設的能力也有限，不可能也沒有必要將所有檔案信息資源數字化、不可能將全部有價值的內容進行整合、更不可能實現所有數字化檔案信息資源的有效開發。而且工作人員與利用者之間信息不對稱產生的“未知”，使得建設的結果不可能完全“投其所好”，和利用者的實際需求會產生偏差。在這樣一種選擇與放棄的抉擇過程中，就產生了機會成本。

機會成本是指為了得到某樣東西，所要放棄另一些東西的最大價值，即在數字檔案信息資源建設過程中由于能力有限，在選擇中被放棄開發的檔案信息資源所能產生的最大效益就構成了此次（此階段）數字檔案信息資源建設的機會成本。但由于檔案本身的特殊性，其信息資源建設中的機會成本很難落實準確計算，且不似于經濟要素投入回報的可預見性那么大，經濟效益尚且能夠較為精準地計算，進行量化表述，但社會效益這個模糊的概念不可能加以計算。因此需要有經驗的檔案工作者和專家進行評估，分析指標系數，得到一個大致的估計值。

另外，如果具有時效性的檔案信息資源沒有得到及時的開發，那么建設過程中還會產生一定的時間成本。

5數字檔案信息資源建設效果分析

確定數字檔案信息資源建設的成本與效益的目的就是為了通過分析了解建設工作成效如何，而其成效也要通過一定的指標系數或表述形式來展現。

5.1基準效益確定

要使數字檔案信息資源建設活動有意義，其建設實現的效益必然要高于其建設成本，究竟要達到怎樣的水平才能確保這項工作有進行的必要，那么就要確定數字檔案信息資源建設的基準效益?；鶞市б媸菣n案部門以動態的觀點所確定的、可接受的建設活動最低標準的收益水平，即數字檔案信息資源建設活動必須達到的預期收益率。

基準效益的確定是由投入成本、機會成本以及建設風險為基礎共同影響決定的。由于數字檔案信息資源建設基本不存在風險，因此其基準效益可以大致確定由投入成本和機會成本相加得到，即：

基準效益= 投入成本 + 機會成本

數字檔案信息資源建設活動所創造的效益不能低于其基準效益，也就是說這項建設活動的效益必須大于其基準效益，才有建設開發的必要。

5.2橫向比較與縱向比較

橫向比較是將此次工作成果與類似數字的檔案信息資源建設成果比較，總結本次工作的優越性和不足點，進行橫向比較時要注意兩次工作的規模、開發難度等因素是否具有可比性，如果差距較大可以由有經驗的檔案工作人員和專家學者評估出難度系數等，在進行比較時考慮進去，盡可能杜絕盲目性。

縱向比較是把此次（此階段）工作成果與上次（上階段）工作成果比較，判斷成本是否降低，效益是否提高?？v向比較的可比性更大，因為同一個檔案部門，其檔案收集范圍變化很小，檔案信息類型固定，開發方向也大致相同，因此其比較結果較之橫向比較可參考性更強。縱向比較只能采取邊際效益和邊際成本進行比較，檔案部門自我比較、無法利用總成本和總效益分析，因為其作為一個獨立主體不可分割。

成本比較的目的在于通過以前工作經驗的總結、技術改進、設備升級、工作人員能力提高來實現建設成本的降低。比較過程中可以發現總投入是否在合理范圍，哪部分投入較高，可以有改進空間，進而針對性的實現成本縮減。成本降低的側面就意味著更大的檔案信息資源開發空間，能夠有更多提供利用的數字檔案信息，可以創造效益的基礎擴大。

效益對比的目的在于提高數字檔案信息資源的開發質量和使用度，擴大利用范圍，使被開發的檔案信息資源得到更充分的利用。通過比較維持好的方面，改善有欠缺的部分。大部分經濟效益可以量化，比較起來直觀可見，也容易操作。而社會效益不同于經濟效益容易計算，比較時只能將各項指標進行對比，總結建設工作完成好壞，發現較弱的指標，借鑒學習比對方經驗，以期彌補效益創造短板。

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（作者單位：遠東國際租賃有限公司）endprint