檔案價值鑒定體系亟待建構(gòu)

楊武

摘要：隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展以及信息化應(yīng)用的的推進(jìn)，檔案的鑒定工作日益重要，重視檔案價值的鑒定變得意義重大，本文使用靈活的思路，介紹了開展檔案價值鑒定工作的背景，以及開展檔案價值鑒定工作的不利因素并提出了相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案；價值鑒定；工作數(shù)字化；效益；意識

一、檔案價值鑒定開展的背景

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量井噴式增長

自從新中國建立以來，尤其是檔案法頒布至今，檔案事業(yè)在檔案法制建設(shè)、檔案館庫建設(shè)、檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用及服務(wù)民生等方面取得了新進(jìn)展，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及城市社區(qū)和農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作全面發(fā)展，在這個可喜的成就背后，館（室）藏檔案數(shù)量獲得了井噴式增長。

從目前來看，各檔案館（室）除永久保存的檔案之外，都程度不同的保存著長期和短期的檔案，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，各級各類檔案館（室）藏中的一定數(shù)量的檔案已經(jīng)超過了規(guī)定的保管期限。對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，哪些需要銷毀，擴(kuò)大存儲空間，哪些需要繼續(xù)保存，優(yōu)化館（室）藏，都需要進(jìn)行檔案價值鑒定。

（二）檔案管理跨入信息化時代，對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是開展檔案信息化的基礎(chǔ)工作，數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求、法律風(fēng)險、成本要求需要進(jìn)行檔案鑒定工作。

1.從實體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后提供利用的數(shù)字化檔案要求具有相當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，而質(zhì)量表現(xiàn)在檔案本身的真實性和檔案價值上，由于歷史和人為因素，導(dǎo)致檔案失真，有價值的檔案和毫無的價值的檔案夾在一起，對于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須進(jìn)行鑒定，去偽存真，剔除無關(guān)緊要的檔案，留下具有參考和研究價值的檔案。

2.在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由于數(shù)字檔案的利用和服務(wù)具有一對多、批量性、傳播速度快、共享性等特點，如何在提供數(shù)字化檔案利用以維護(hù)公共利益的同時有效保護(hù)公民的隱私權(quán)、著作權(quán)，需要通過做好鑒定工作來有效規(guī)避數(shù)字檔案利用可能帶來的法律風(fēng)險

3.進(jìn)行檔案數(shù)字化，包括較高的制作和運營成本，面對數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，綜合考慮人力物力財力，數(shù)字化全部檔案不僅不現(xiàn)實而且沒有必要，那些檔案要數(shù)字化并優(yōu)先選擇，要求進(jìn)行檔案價值鑒定工作。

二、開展檔案價值鑒定工作的不利因素

（一）是檔案價值鑒定指導(dǎo)層次不夠完善，難以有效指導(dǎo)實踐。

梳理廣大檔案學(xué)者對檔案價值鑒定理論的研究，重于對鑒定原則，一般分析方法，保管期限表以及鑒定工作組織的研究，缺少對檔案室或某一檔案館具體的檔案鑒定工作的相關(guān)的檔案價值界定、鑒定應(yīng)用技術(shù)，工作細(xì)則和工作方法等的具體研究；國家檔案行政管理部門和主管機(jī)關(guān)制定的各種類型的檔案保管期限表，出現(xiàn)的重要和一般的判斷標(biāo)準(zhǔn)，但它們大多過于抽象籠統(tǒng)，在實際檔案鑒定工作中很難把握，可操作性不強(qiáng)，而且期限表中條款的理解，標(biāo)準(zhǔn)的掌握在很大程度上取決于鑒定人員，鑒定的主觀性比較大，而鑒定人員的認(rèn)知決定文件的命運；社會各行業(yè)沒有針對指導(dǎo)性文件出臺有所側(cè)重具有本行業(yè)地方特點的保管期限表和鑒定標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致指導(dǎo)理論體系有標(biāo)準(zhǔn)沒細(xì)則，層次不夠完善，難以有效指導(dǎo)實踐。

（二）是檔案價值潛在性和銷毀的不可再生風(fēng)險導(dǎo)致檔案存而不鑒，鑒而不毀同其他各項檔案業(yè)務(wù)工作不同，檔案價值鑒定涉及檔案存亡，關(guān)系檔案命運，擠在庫房，困難再大，問題在突出，東西還在，但是一旦鑒定錯了，處置失誤，則不可挽回，責(zé)任重大①。檔案價值的潛在性，檔案價值鑒定的預(yù)測性，以及鑒定結(jié)果一定程度上的不確定性，增加了人們對于檔案價值鑒定工作的畏難心理。②正是這種求穩(wěn)怕錯和畏難心理，正是檔案價值鑒定工作責(zé)任重大，誰也不愿意承擔(dān)責(zé)任主動工作，沒有了單位領(lǐng)導(dǎo)主管部門的支持和檔案管理人員的努力，檔案到了存而不鑒，鑒而不毀的狀態(tài)。

（三）是檔案的前期收集歸檔工作未能有效展開。檔案前期收集歸檔工作是檔案工作的起點，檔案前期收集歸檔工作未有效展開，就給后期檔案鑒定帶來巨大的麻煩，檔案前期收集為了實現(xiàn)檔案資料的齊全完整，對檔案資料只進(jìn)不出，一些不具有價值的資料和利用價值很小的資料也悄然收集，造成了數(shù)量膨脹，檔案管理人員普遍追求檔案室資料齊全，疏于對檔案價值和檔案質(zhì)量的把控，并不能正確地設(shè)定合乎實際的檔案收集范圍來執(zhí)行。

三、做好檔案價值鑒定工作的措施

（一）完善檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)體系指導(dǎo)。首先根據(jù)檔案信息資源的自身價值在不同階段不同時間對不同國家機(jī)構(gòu)個人的，政治經(jīng)濟(jì)文教諸方面的價值等等完善檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)；各級檔案管理部門各行業(yè)出臺突出行業(yè)特點，地方特色，制定具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)；其次正確分析和判定檔案的保存價值，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，調(diào)整不合理的保管期限，對保管期限的劃定盡量明確，做到準(zhǔn)確無誤。

（二）加強(qiáng)相關(guān)立法與相關(guān)制度的支持，提高對開展檔案價值鑒定工作的支持力度。鼓勵開展檔案價值鑒定制度，設(shè)立鑒定組，對檔案鑒定中做出顯著成績的給予獎勵。完善檔案銷毀鑒定制度，明確鑒定工作流程、責(zé)任主體、鑒定對象、鑒定方法等，實現(xiàn)檔案鑒定工作的有法可依和可操作性。

（三）從源頭做起，提高進(jìn)館（室）檔案的質(zhì)量。從某種意義來講，檔案在進(jìn)館（室）之前，已涉及到價值鑒定工作，各職能部門在送交材料時，已經(jīng)處理過一部分文件，是入口初級鑒定，應(yīng)當(dāng)重視在入口對檔案的質(zhì)量把好關(guān)，盡量不重復(fù)歸檔，保證所藏檔案的質(zhì)量。因此，檔案價值鑒定工作必須從館（室）藏前的源頭做起。把好入檔檔案鑒定關(guān)口，提高歸檔檔案的質(zhì)量，確保歸檔檔案的質(zhì)量。

（四）檔案價值鑒定要轉(zhuǎn)變觀念，要有成本意識，增強(qiáng)效益意識。“市場經(jīng)濟(jì)的新形勢要求檔案鑒定工作要樹立效益意識”③，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案數(shù)量急劇增長，社會用于保管檔案的能力畢竟是有限的，留存檔案無過前提是只有檔案發(fā)揮作用所帶來的的利益超過保存檔案所付出的的代價時，平衡檔案價值與檔案保存成本的關(guān)系貫穿檔案整個生命周期，因此要樹立成本意識，效益意識，會算賬，發(fā)掘檔案價值，提高檔案質(zhì)量。

（五）結(jié)合檔案數(shù)字化工作，回頭看，開展檔案鑒定

“檔案管理正向數(shù)字化時代邁進(jìn)，要對以往的館藏檔案進(jìn)行回溯建庫工作”，檔案管理正向信息化時推進(jìn)，檔案數(shù)字化已是檔案信息化工作重要內(nèi)容，為避免無效勞動，減少毫無意義的投入，實現(xiàn)有價值檔案的“數(shù)字化生存”，提高數(shù)字化質(zhì)量和效益，在檔案數(shù)字化過程中，回頭看，組織有關(guān)人員對館室藏檔案進(jìn)行檔案鑒定，把無關(guān)緊要或無失去保存價值的文件剔除出來，保留內(nèi)容充實、價值珍貴、載體瀕危和需求廣泛的原始檔案，這樣一方面減輕庫存的壓力，也使得館（室）藏檔案得到優(yōu)化，提高檔案質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]王傳宇：《關(guān)于檔案價值鑒定的理論與實踐（一）——問題與形勢》，《檔案學(xué)通訊》2001年第1期.

[2]王傳宇：《關(guān)于檔案價值鑒定的理論與實踐（一）——問題與形勢》，《檔案學(xué)通訊》2001年第1期.

[3]張學(xué)文：《檔案鑒定應(yīng)樹立效益意識》，《檔案學(xué)通訊》2001年第1期.

（作者單位：陜西有色天宏瑞科硅材料有限責(zé)任公司）