貧困山區便民服務中心檔案管理信息化探析

鄭海軍

【摘要】：信息技術是現代科技不斷發展的新生技術，它越來越受到廣泛重視并已普遍應用于各個領域。信息科學技術應用到貧困山區便民服務中心檔案管理中，可以有效促進檔案管理的數字化、現代化。本文重點在貧困山區便民服務中心檔案管理信息化的途徑、策略等方面進行探索。

關鍵詞：檔案管理；便民服務；信息化；途徑；策略

便民服務中心是近年來全國城鎮社區和農村鄉鎮新興的一種服務居民、居民，服務社區和農業一種地方基層組織機構。其主要功能是將有關涉及居民或村民的一切審批、收費、服務項目全部集中納入，實行超市化集中服務，不讓群眾跑路，方便群眾辦事，為群眾提供優質服務。為此，便民服務中心就要制定和組織實施各服務窗口的各項管理制度，檢查協調各窗口部門按規定辦理服務對象的審批事項，組織與協調聯合辦理、統一辦理行政審批、服務事項，對窗口工作人員進行管理培訓和考核，受理各類有關便民服務的投訴、咨詢，發布有關公開信息。做好這些工作，自然就會產生很多文書檔案。利用現代信息化技術管理和利用好這些檔案，對于提升便民服務中心服務質量具有較大推動作用。為此，本文就以四川省平昌縣為例就貧困山區便民服務中心檔案管理信息化的途徑、策略等方面進行探索。

1深化檔案信息化意識，切實重視檔案管理

改變傳統的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應社會的發展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進的管理制度，促進檔案工作可持續發展。便民服務中心的檔案室要向數字化檔案室方向發展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創新中來。現代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務，能夠充分對文書檔案信息資源進行深層次加工，創造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質量的檔案信息服務。在實際的工作中，領導層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳，主動提供有關檔案工作資料參與決策需要，爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。

2.夯實檔案工作基礎，構建信息化管理體制

要正確處理傳統管理與現代化管理的關系，就要進一步夯實檔案整理的基礎性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理，從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學方法進行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發文。對發文而言，在進行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細甄別和鑒定，保證收集有切實查考利用價值的文件，節約國家資源。通過計算機關鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業務管理相互發展，相互促進，加強文書檔案對部門業務發展的指導，通過部門業務發展帶動文書檔案管理工作的發展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發揮。

3.加快信息化建設，構建數字檔案性模式

加強便民服務中心檔案的信息化建設，自然那就要構建數字檔案。其內容一般包括軟硬件基礎設施建設（電腦等）、網絡建設、檔案資源數據庫建設等內容。其中檔案資源數據庫的建設是尤為重要的一環。它又包括目錄數據庫、全文數據庫、電子文件的收集與歸檔。中心檔案室要充分利用全省統一的檔案管理軟件，完善文書檔案的錄入，方便檔案利用檢索。同時，利用高速掃描儀等技術將利用率高、關注度較多的紙質檔案進行掃描加工，存儲于電腦，最大限度滿足用戶的需求。隨著網絡技術的發展，便民服務中心的文書檔案可利用網絡平臺推出遠程利用服務，通過設置各種服務和查詢規范，服務更加便民。

4.加強電子檔案安全防護，確保信息化管理安全

與傳統檔案管理模式相比，信息化檔案管理安全性需要得到足夠重視。為保障檔案信息安全，要從源頭進行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網文件、檔案建立審查制度，可成立專門的審查小組，嚴格審查把關防止涉密文件、檔案傳輸到公共網絡上。要完善軟硬件安全設施，加大檔案信息系統分級保護工作。區分涉密計算機、涉密網絡的監管。對需要開放應開放的檔案應當及時提供公開，便于利用。提供涉密檔案信息服務要嚴格遵守保密規定。要嚴格安全管控紙質檔案的數字化加工。要科學完善電子檔案管理軟件，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數據安全、可靠。要采取計算機中裝入防火墻、防病毒、安全認證等他安全措施的同時，做好重要的文件的電子備份，防止數據丟失、損毀造成不可挽回的損失。

5.加強管理隊伍建設，提升信息化管理水平

要適應檔案信息化管理，就必須建設信息化的檔案管理人才隊伍。一是應更多地選拔專業對口、知識面寬、層次高的人才進入便民服務務中心，以優化檔案隊伍的整體素質。二是建立良好的激勵機制。在保證檔案工作人員在職務晉升、福利待遇等方面的權利外，也要獎懲分明，建立日常考核機制，激發檔案人員的積極性和創造性。三是加強檔案人員培訓。財務多種方式加強對便民服務中心的檔案工作人員的業務培訓，同時鼓勵檔案管理人員主動鉆研信息技術，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。

6結束語

信息化是當今社會發展的大趨勢。加快便民服務中心檔案信息化建設，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，進一步加快便民服務中心檔案信息化建設，推動文書檔案電子信息規范化管理，才能更好地為便民服務工作提供檔案服務，才能為社會發展做出貢獻。

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