檔案管理——讓信息化的記憶助力油田企業(yè)騰飛

龔紅燕

[摘 要]檔案是保存油田企業(yè)日常生產(chǎn)活動的最有效、方便的措施，檔案管理不僅可以提高企業(yè)的競爭力，還記錄了企業(yè)發(fā)展的軌跡，以及發(fā)展中遇到的挑戰(zhàn)和應(yīng)對策略。本文闡述檔案管理工作在油田企業(yè)中的重要作用，分析油田企業(yè)檔案管理方面面臨的挑戰(zhàn)和自身存在的不足，最后提出油田企業(yè)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的一些建議。

[關(guān)鍵詞]油田企業(yè)；檔案管理；企業(yè)發(fā)展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.100

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

檔案管理對于油田企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，為了更好地推動企業(yè)發(fā)展，在日常生活生產(chǎn)中，油田企業(yè)就必須對各項工作進行檔案記錄，并對過往的工作經(jīng)驗和技術(shù)手段進行充分發(fā)掘，找到可以助力企業(yè)快速、穩(wěn)定發(fā)展的檔案管理辦法。本文在對油田企業(yè)在檔案管理方面存在的問題進行分析后，探討可以提高檔案管理水平的一些建議。檔案管理是油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的助推器，是企業(yè)開展油田勘探的重要參考。目前，我國許多油田企業(yè)逐漸對檔案管理工作進行了深化改革，不斷創(chuàng)新，以期通過創(chuàng)新檔案管理的模式，提高企業(yè)生產(chǎn)效率，為企業(yè)發(fā)展插上翅膀，以飛的更高更遠。對于油田企業(yè)，檔案就是企業(yè)的信息“記憶”，一旦企業(yè)檔案管理工作混亂，信息錯亂，勢必影響企業(yè)的日常生產(chǎn)安排與企業(yè)發(fā)展。要想做好企業(yè)檔案信息和檔案實體的管理工作，必須采取行之有效的措施進行檔案管理工作，讓企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案管理在油田企業(yè)的重要作用

油田企業(yè)的檔案主要源于油田開發(fā)過程的生產(chǎn)記錄，以及相關(guān)的人事檔案與行政秘書，這些檔案連接了油田企業(yè)發(fā)展的各個階段，是詳細記錄油田開采的寶貴資料，具有不可復(fù)制與不可替代的性質(zhì)，是油田企業(yè)的文化體現(xiàn)和無形資產(chǎn)，油田企業(yè)要想基礎(chǔ)牢固、持續(xù)發(fā)展、做強做大，必須要充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，充分認(rèn)識檔案管理的重要性。首先，如果油田企業(yè)對此缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為這個工作無所謂或者感覺沒有什么大不了，只是后勤工作過而已，勢必會影響企業(yè)的發(fā)展。油田企業(yè)將主要精力進行勘探固然沒錯，但同時需要提高檔案管理水平，使勘探技術(shù)與檔案管理同步進行，只有“兩只腳走路”，才能平穩(wěn)、快速，走的更遠，因此，油田企業(yè)應(yīng)杜絕以前將產(chǎn)量、儲量放在第一位，忽視檔案管理工作的做法。檔案管理工作在企業(yè)管理考核中，應(yīng)該被放在重要的位置，不能形同虛設(shè)或者走走過場，如果對檔案管理中出現(xiàn)的問題，不及時解決或者敷衍了事，不被認(rèn)真對待，最終會導(dǎo)致檔案與油田開采、勘探不能同步，丟失很多數(shù)據(jù)信息，影響以后的發(fā)展。其次，檔案管理工作雖然是具備固有的流程，以及常態(tài)化的做法，但更應(yīng)該集思廣益，進行創(chuàng)新，讓其更好地配合油田開采工作，使其順利發(fā)展，助力企業(yè)的日常生產(chǎn)。勘探開采遇到困難，需要原始數(shù)據(jù)或信息時，檔案可提供對應(yīng)的信息，而這些都需要工作有人員進行創(chuàng)新，使其高效、高質(zhì)量的完成檔案管理任務(wù)，在其位謀其職，對于不同人負責(zé)的資料應(yīng)確保資料齊全，目錄與內(nèi)容一致。最后，油田企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作進行積極配合，因為油田管理工作是集體的事情，需要大家共同參與才能完成，僅僅依靠檔案管理者是很難做好檔案管理的工作，油田檔案管理工作涉及大量的原始資料數(shù)據(jù)，以及記錄的管理，工作任務(wù)繁重，離開各部門的支持配合，勢必會為今后的查閱留下空白，更談不上高效、高質(zhì)量地完成檔案管理工作、準(zhǔn)確提供歷史數(shù)據(jù)。

檔案的鑒定、統(tǒng)計、歸納、整理工作具有很強的技術(shù)性和科學(xué)性、政治性。檔案的信息不僅具有潛在的歷史價值，同時也是企業(yè)進步的基石，油田企業(yè)如果運用得當(dāng)，肯定可以更好地發(fā)揮其在國計民生中的重要作用。如果說油田是我國經(jīng)濟發(fā)展的命脈，那么企業(yè)檔案管理就是油田發(fā)展的大腦記憶。我國石油開采具有長足的發(fā)展歷程，油田企業(yè)面對激烈的市場競爭壓力，只有合理利用檔案，將檔案中的信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能提高企業(yè)競爭力，如油田檔案中記載了鉆探技術(shù)、油田企業(yè)的設(shè)備儀器、經(jīng)營管理經(jīng)驗，以及行政管理工作等資料，具有很高的市場經(jīng)濟價值。

2 油田企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

目前，油田企業(yè)發(fā)展中，檔案管理主要面臨以下困難。首先，缺乏規(guī)范的檔案管理流程，從企業(yè)開始生產(chǎn)缺乏有效地對生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄、整理，這對以后的工作也產(chǎn)生很大的影響，加大了以后的工作難度，浪費了大量的人力、物力，因此，油田企業(yè)必須加強規(guī)范化管理，落實到人。其次，檔案管理往往由多個下級部門進行聯(lián)合負責(zé)，缺乏主管級以上的人員的參與，不同部門之間的工作難免會有所脫節(jié)，這時缺乏一個主要領(lǐng)導(dǎo)或者部門進行快速的溝通、協(xié)調(diào)，綜合力不夠。再次，檔案管理的自動化技術(shù)不高，對于這么復(fù)雜繁瑣的工作，油田企業(yè)應(yīng)引入先進的技術(shù)，減少人力勞動成本，提高檔案管理效率，將管理者從日常的雜務(wù)中抽出，將主要精力放在檔案的分析、整理，以及為新的經(jīng)營活動提供借鑒參考方面。最后，有些檔案管理人員對待檔案管理工作的態(tài)度需要轉(zhuǎn)變，油田企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，努力提高自身水平，檔案管理部門也應(yīng)加強對新人檔案管理工作思想與技術(shù)的培訓(xùn)。

3 提高油田企業(yè)檔案管理水平的建議

3.1 提高對檔案管理重要性的認(rèn)識

油田企業(yè)應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層帶頭，樹立重視檔案工作的意識，并加大宣傳力度，通過電視數(shù)字媒體、科學(xué)講座普及《檔案法》，動員大家共同積極參與檔案管理建設(shè)，發(fā)揮大家的力量共同謀劃好這件事情。對于檔案的收集和整理工作，需要各個基層部門的聯(lián)動與配合，及時地將有價值的資料保存并交于檔案管理部門。檔案管理人員需要具備自動收集各部門基礎(chǔ)資料的意識，提高自身工作的積極性，更好地做好檔案管理工作。另外，檔案管理工作人員需要對不同類別的檔案，進行精心整合、綜合管理，并按照標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范流程，進行分類管理，處理好檔案資料，防止資料丟失。

3.2 運用信息化技術(shù)提高檔案管理水平endprint

要想提高檔案管理工作效率，油田企業(yè)就需要通過信息化管理檔案。提高檔案管理信息化，不僅能夠大幅度減少人力成本，還能夠提高檔案管理的容量，方便領(lǐng)導(dǎo)查閱資料。油田企業(yè)應(yīng)通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺，推進檔案信息化建設(shè)，全面建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理模式，利用電子檔案高效、存儲、分類、檢索的優(yōu)勢，避免傳統(tǒng)檔案管理需要大量崗位與人工的情況。但傳統(tǒng)管理方式在法律文件、憑證取件、簽署蓋章方面也具有不可替代性，因此，油田企業(yè)需要將兩者很好的結(jié)合起來，共同完整、詳細地記錄企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理在保存實體檔案和法律文件、勘探資料原件方面具有優(yōu)勢，新興的檔案管理以保存檔案信息和存儲大量檔案信息為主，因此，油田企業(yè)可將兩者相結(jié)合，提高檔案管理水平。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

目前，檔案管理工作需要大量的人力進行完成，所以油田企業(yè)必須提高檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)。在對新人培訓(xùn)時，油田企業(yè)要加強對其的思想道德教育工作，提高工作人員的主動性，讓員工意識到檔案管理工作的豐富性、重要性、創(chuàng)新性。油田企業(yè)應(yīng)做到檔案管理的規(guī)范化，推動企業(yè)良性發(fā)展，同時為了提高人員的主動性，需要通過定期培訓(xùn)和相應(yīng)的激勵手段，提高檔案管理人員的工作能力，做好檔案管理工作，并打造一支專業(yè)的、科學(xué)的檔案管理隊伍，使其在崗位上發(fā)光發(fā)熱。

4 結(jié) 語

檔案信息管理是企業(yè)的潛在價值源泉，是企業(yè)重要的資源，油田企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識其重要性，健全檔案管理管理制度，明確各部門的責(zé)任，將責(zé)任落實到個人，并對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行落實，采取一些措施提高檔案管理效率，讓檔案管理工作助力企業(yè)發(fā)展。

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