規范金融企業業務檔案管理的幾點建議

李歌

[摘 要]隨著經濟的不斷發展，檔案管理也發生了變革，由以往的紙質檔案管理變成了如今的數字化檔案管理。雖然數字化的檔案管理在我國已經有所發展，但是仍然有很多不足之處，仍然需要借鑒國外其他國家在數字化檔案管理方面的經驗。隨著我國經濟的飛速發展，信息技術也被大量應用到經濟發展之中，國際資本也在不斷積累，同時也增加了金融企業在檔案管理方面的難度。本文主要針對現如今金融企業如何提高檔案管理工作的效率提出了建議。

[關鍵詞]金融企業；檔案管理；檔案部門

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.101

[中圖分類號]G271；D922.16 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

隨著經濟全球化和金融全球化的不斷發展，人們對國際資本大量流動的需求也越來越大，對金融行業的檔案管理工作的要求也越來越高。金融企業要跟上時代的腳步，實現檔案管理的數字化目標。金融企業要加強檔案管理的科學化，提高工作質量，使檔案管理的信息咨詢工作能夠充分發揮作用。

1 金融企業檔案管理工作概述

金融企業的檔案包括金融企業相關的金融業務辦理以及服務活動之中具有保留價值的以檔案為載體的信息。金融檔案管理工作是金融工作中的重要部分，主要是把控金融業務檔案的每個環節，按照企業的相關要求整理金融企業的業務檔案，是金融管理工作的基礎部分。金融企業的檔案管理工作在維護企業和客戶利益、保護客戶權益、有效打擊經濟犯罪、促進經濟發展和社會發展等幾個方面有不可替代的作用。因此，金融企業的檔案管理工作是企業管理者需要落實到位的重要工作之一。

1.1 金融企業檔案管理工作程序

1.1.1 項目材料的分類

由于業務產品的不同，項目材料可以劃分為很多不同的種類，包括商業化的收購業務、投資投行業務以及中間業務等不同種類。項目材料根據形成階段上的差別又分為審批、實施類文件，以及后期管理類文件。根據憑證作用方面的差別，項目材料分為重要憑證材料和非重要憑證材料。由以上幾點完成項目材料的分類。

1.1.2 項目材料日常收集

項目材料的收集又稱為歸檔，有具體的收集范圍。如果項目文件材料和該項目有關，并具有參考利用價值時，應當收集齊全。對于沒有在歸檔范圍中明確列出的項目文件材料，檔案管理人員要參考文件的重要性，以及利用價值，然后再確定是否要收集。收集移交時間要根據材料的重要性區別對待，重要憑證文件要及時移交檔案室保管。非重要憑證類文件要按照文件的先后順序以及文件所屬項目的完成情況，按時間順序進行收集。

1.1.3 關于項目材料的整理

項目材料的整理原則應當以項目為單位進行整理，分為審批實施和后期管理兩個階段，并在項目收購的過程中，對對方交接的原始材料進行分戶整理。在整理項目文件時，檔案管理人員要參照相關資料進行鑒定，不可以重復歸檔，同時還要進行項目材料的組卷。

2 項目材料要按規保管

金融企業在檔案管理的實際工作中，要嚴格按照規定要求進行保管，切實做好檔案的整理與歸檔。同時，金融企業在業務檔案的管理工作中，要堅持分級管理，以保證工作中各種文件的系統性、完整性以及真實性。

2.1 金融企業要遵守相應的規章制度

在業務范圍以及工作流程有變化的時候，金融企業要按照相應的規章制度及時進行修訂。關于業務文件的歸檔范圍以及保管期限，金融企業應當以國家對于金融方面的監管要求為標準，以維護企業、客戶利益為目的，必須依照相關法律制定，不可以短于國家標準。

2.2 隸屬于金融企業的檔案部門要遵循材料的形成規律

檔案部門在進行文件的分類整理時，要保持材料之間的聯系并且遵循便于查找的原則。例如，在相關的業務文件材料中，檔案部門要把屬于企業管理類的材料存入管理類的檔案中。

2.3 金融企業要按規定進行檔案著錄

金融企業要按規定進行檔案著錄，具體來說：首先，紙質與電子類的文件，要保持內容一致，并且歸檔日期也要相同；其次，只有電子形式的檔案類型，要遵照國家有關電子文件的相關規定與標準執行；最后，檔案部門要參與建設企業的業務信息系統，便于檔案部門滿足電子類文件歸檔管理的需求，確保滿足電子文件的歸檔日期以及管理要求。

3 金融企業文件管理數字化

金融企業文件管理數字化具有十分重要的意義，具體表現在以下幾個方面。

第一，與傳統的檔案管理方法相比，檔案管理數字化具有非常明顯的優勢。與傳統的紙質檔案或者音像類的檔案相比，除了在環境方面要求很低之外，在存儲空間方面也占有很大的優勢，檔案管理數字化可以節省大量空間，而且可以延長檔案存儲的時間。同時，檔案管理數字化可以有效提高檔案的提取效率，方便備份，也提高了工作人員的工作效率。

第二，檔案管理數字化是當今社會的發展趨勢。目前，傳統的紙質檔案已經不能滿足當今社會的需求。同時，傳統的紙質檔案需要投入大量的人力、物力和財力。這種存儲方式對于存儲環境的要求比較高，一是要有足夠大存儲空間，二是還要滿足相應的溫度、濕度。檔案檢索也費時、費力，雖然可以對檔案進行相應的編號，但紙質檔案的檢索仍然是一項巨大任務。在檔案管理數字化之后，檢索文件將變得很容易，可以通過掃描、人工、拍照方式將傳統紙質檔案轉化為數字化檔案。

第三，電子化檔案在數據傳輸方面優于傳統紙質檔案。對于傳統紙質檔案而言，存儲在圖書館或者檔案館之中，提高了檢索難度。本地檔案檢索還相對比較簡單，但異地檔案傳輸便需要大量時間。檔案數字化是采用相應的技術手段將檔案轉化為數字化信息，并存儲在電子資源中。這種檔案管理類型為檔案傳輸及檔案檢索提供了方便，節省了大量的成本。endprint

4 建立規章制度規范檔案管理

金融企業要結合相關工作的特點，建立相關制度，完善金融企業業務檔案管理流程，提高金融企業檔案管理的科學性和有效性。

金融企業要建立相應的檔案管理體制，明確業務文件材料的業務流程，將其列入業務工作和項目計劃之中，同時要列出相關部門的職責范圍，確保文件可以安全、完整地歸檔。

5 結 語

金融企業檔案管理是企業產業鏈中的重要環節，關系到企業信息安全，可以間接支持企業的經濟發展，而檔案管理從最基本的檔案整理與寄存，發展到現在的檔案管理數字化并向自動化、傳輸網絡化方向邁進。本文主要從檔案管理工作的程序、檔案材料保管的要求以及檔案管理數字化、管理工作方面的制度管理等幾個方面提出了相應的建議，希望以此促進金融企業業務檔案管理工作順利進行。

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