高校實驗室檔案建設與管理分析

張麗雯

[摘 要]高校實驗室檔案建設與管理是實驗室工作的重要部分，通過濰坊醫學院公共衛生與管理實驗教學中心檔案管理的實踐，筆者認為高校實驗室檔案建設應分為實驗室體制與管理、教學與科研、實驗隊伍、儀器設備管理4大塊。實踐中，實驗室檔案管理存在檔案管理人員不專業、檔案保管意識較差；實驗室信息保存分散、信息變化大增大檔案保管難度；檔案重保管輕利用等問題。因此，高校需要對實驗技術人員進行培訓，推進實驗室檔案建設信息化和現代化管理，加強對檔案資源的開發和利用。

[關鍵詞]高校；實驗室；檔案建設；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.111

[中圖分類號]G271；G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

1 高校實驗室檔案建設的意義

實驗室檔案是在實驗室建設、實驗室教學活動和教學研究過程中，形成的具有保存價值的文字、文件、圖表、報表、圖片以及影像等資料，是實驗室建設、實驗教學、人員考核和實驗室科學管理的重要依據。

1.1 為改進實驗教學提供重要依據

實驗教學是學校人才培養的重要途徑，是實現應用型人才培養目標的基本保障。實驗室檔案詳細地反映了歷年來實驗教學的各項資料，通過這些資料，高校可以對實驗教學基本狀態數據進行常態檢測，更新實驗教學理念，加強實驗環節建設，深化實驗教學改革，促進建立以能力培養為核心，有利于學生創新意識、職業素質和實踐創新能力培養的實驗教學體系和質量保障體系，不斷提高實驗教學水平和應用型人才培養質量。

1.2 為提高科學研究水平提供保障

高校通過對實驗室檔案保存的科研資料進行分析，能發現問題進而解決問題，提高科研水平。

1.3 為教學評估、申報實驗教學示范中心或重點實驗室提供支撐

實驗室檔案能清楚地反映實驗室在體制與管理、實驗教學和科研、實驗隊伍以及儀器設備等方面的詳細情況，為高校的評估和申報活動提供有力支撐。

2 高校實驗室檔案建設的內容

濰坊醫學院公共衛生與管理實驗教學中心前身是預防醫學實驗室，始建于2006年。2015年，學校根據校內改革的發展趨勢和國內外實驗教學發展的新要求，按照“融合、優化、重組”一體化建設的思路，對原預防醫學實驗室、勞動與社會保障實驗室、管理技能實訓實驗室3個實驗教學機構進行了改制重組，成立了公共衛生與管理實驗教學中心。該中心使用面積3 516平方米，擁有色譜室、原子吸收室等現代化教學設施及儀器設備室，儀器設備共計2 400余臺（套），設備總值達1 047余萬元，其中10萬元以上的設備有15件，為該中心現代化實驗教學和教師科研提供了便利的科研條件。該中心是面向全校臨床、麻醉、護理等24個本科專業及50多個專業方向的研究生、留學生；公共衛生與管理學院所屬預防醫學、統計學、食品質量與安全、衛生檢驗與檢疫、公共事業管理、市場營銷、法學以及勞動與社會保障8個本科專業的實驗教學，以及科研任務的綜合實驗中心。全年開設65門課程，人時數達21余萬，每年有200余位本科生、研究生依托該中心完成畢業論文和大學生科技創新項目。該中心現有專職實驗技術人員8人，實驗教學隊伍100余人，其中，教授16人，副教授34人，具有博士學位的教師27人。近年來，該中心圍繞重大公共衛生問題和人民健康保障重點領域開展了系列基礎性、應用性和特色性研究，承擔國家級課題11項，廳局級以上教研課題33項，教學科研獎勵5項，其中山東省科技進步獎2項，省級教學成果獎10項，發表教學科研論文400余篇，自編實驗講義4部。

由于該中心實驗技術人員、實驗教師承擔的課程和科研項目較多，儀器設備種類復雜，再加上每年還承擔各種實驗技能大賽（如食品工藝烘焙大賽、毒理學實驗技能大賽、預防醫學實驗技能大賽、統計建模大賽等），運行過程中會產生各種資料需要歸檔。為了方便管理和查詢，筆者建議從以下幾方面進行檔案建設。

2.1 實驗室體制與管理的檔案內容

實驗室體制和管理的檔案包括實驗室名稱、查評比和評估情況；實驗室現有總面積及每年增減和維修、改建的情況；實驗室平面圖；實驗室建設發展規劃（長期和短期）；實驗室的發展歷史及重大事件記錄；實驗室的獲獎及榮譽；實驗室改造方案；實驗室每學年的工作總結；學校下發的與實驗室有關的相關文件；實驗室管理規章制度文件以及實驗室改革和主要特色。

2.2 實驗教學與科研檔案的內容

實驗教學工作的檔案包括實驗室任務、實驗課程表、實驗教學進度表、實驗教學大綱、實驗教學計劃和執行情況、實驗指導書以及有關實驗室教學的文件資料（實驗報告、學生成績、教師聽課記錄）等。

科研檔案包括實驗室重大科技發明、專利資料；榮獲校、市級以上獎勵的科學課題；名優產品所形成的文字材料以及實驗技能大賽、科研社會服務等的記錄等。

2.3 實驗隊伍建設檔案的內容

實驗室隊伍建設的檔案包括現有專兼職教師、實驗技術人員的總數及其年齡、學歷、職稱結構情況；每年各類人員增減及其年齡、學歷、職稱變動的情況；實驗技術人員的崗位職責；實驗室主任的述職報告以及實驗技術人員每學年的工作總結、工作日志、職稱晉升考核表、學習培訓進修計劃及實行情況。

2.4 儀器設備管理檔案的內容

儀器設備的正常運轉，能為教學科研提供良好的保障。儀器設備管理檔案涉及的材料有儀器設備和低值耐用品的賬、卡、物資料（資產明細表）；設備配備清單及狀況、更新情況、利用率、完好率；儀器使用記錄、維修記錄、設備領用和材料消耗記錄；大型貴重精密儀器設備使用情況、功能開發及效益；低值耐用品的使用情況；儀器設備的使用說明書及隨機附帶文件和光盤以及儀器設備申購招標文件等。endprint

3 高校實驗室檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理人員不專業，檔案保管意識較差

高校的大多實驗室不設專職的檔案管理人員，而現有的實驗管理人員又缺乏相應的檔案管理知識，出現了收集的資料不全面、不存檔，資料雜亂無章、資料丟失，不能準確地對資料進行立卷編碼分類等問題。

3.2 實驗室信息保存分散、信息變化大，增加了檔案管理難度

由于現在高校的實驗室規模較大，一個實驗室可能由幾個專業實驗室組成，如公共衛生與管理實驗教學中心就包括預防醫學實驗室、營養與食品衛生檢測實驗室、衛生檢驗與檢疫實驗室、微生物檢驗實驗室以及管理技能綜合實訓實驗室5大實驗教學模塊。每個實驗室都會產生實驗室使用記錄、儀器設備使用記錄、實驗教學記錄等信息需要入檔，再加上一些檔案每年可能都有變化需要及時更新重新入檔，如果收集信息不全面、不及時或者沒有對原有的檔案進行更新，就會造成檔案不準確。

3.3 重保管、輕利用

高校實驗室檔案管理人員大都是對檔案進行保管，比較注重檔案的保密性，可以說是館藏型的。在這種情況下，檔案只能被鎖在柜子里，檔案中的信息沒有被最大限度的利用，造成了檔案資源的浪費。

4 加強高校實驗室檔案建設與管理的方法

4.1 對實驗技術人員進行培訓

專業的檔案管理人員是實驗室檔案建設與管理的保障，但現實中，高校給每個實驗室都配備專職檔案管理人員還比較困難，因此，其要加強對實驗室技術人員的檔案培訓和指導，使實驗室技術人員掌握現代化的檔案管理技能，能利用計算機對檔案進行管理。學校的檔案部門可以定期對實驗技術人員開展講座和討論，并指導、幫助、檢查、監督其實際檔案管理過程。此外，高校還可以培養實驗室管理人員的責任意識，并制定考核辦法，對其進行考核和激勵。

4.2 抓住實驗室發展的關鍵點進行檔案質量控制

高校實驗室檔案管理是一項長期、復雜、繁瑣的工作，高質量檔案管理產生的信息能為各部門和社會服務，所以檔案的質量控制顯得尤為重要。高校可以利用本科教學評估、建構示范中心、實驗室改造升級等契機，對實驗室的檔案進行質量控制。

4.3 加強對檔案資源的開發和利用

高校檔案管理人員要轉變傳統的思維方式，不能只是對檔案進行保管，還應該最大限度地對檔案信息進行開發、挖掘，實現資源的共享，把“死”的檔案用“活”。如，除了日常的查閱、復印、借調，實驗室還可以組織檔案主題活動日，將實驗室的儀器設備、科研成果等信息進行公開，激發學生的學習熱情，也方便社會的查詢和利用。實驗室還可以對檔案資源進行專題整合編研，形成研究報告，為院系領導做決策提供依據。

主要參考文獻

[1]寧芳.配置管理在高校實驗室檔案管理中的具體應用[J].辦公室業務，2017（2）.

[2]沈思嗣，楊怡姝，王小利，等.淺談實驗室檔案的建立與管理[J].實驗室研究與探索，2012（2）.

[3]張從宇，張巨芹.試論高校實驗室檔案管理和信息開發工作[J].安徽科技學院學報，2005（6）.endprint