城建檔案管理過程中的問題與解決對策

鄭亞平

摘 要：城建檔案屬于檔案范疇，是人在不斷改進(jìn)城市發(fā)展中形成的智慧的結(jié)晶，具有非常重要的科技價值。在城市的建造過程中，可以有效利用城建檔案創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，也可以節(jié)省一定的人力和物力。隨著城市化進(jìn)程的加快，城建檔案的保管也關(guān)系著國家的公共安全，得到了國家的重視。城建檔案現(xiàn)在已經(jīng)成為中國特色社會主義建設(shè)的重要組成部分。城建檔案工作在整體上反映了城建發(fā)展的水平，涉及到了城建的方方面面，貫穿了整個城市建設(shè)的細(xì)節(jié)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；問題與對策

城建檔案工作在整體上反映了城市建設(shè)發(fā)展的水平，從全局上統(tǒng)籌了城市的發(fā)展，在微觀上也解決了很多細(xì)節(jié)的問題，城建檔案的管理工作涉及到每個細(xì)節(jié)，涵蓋了城市建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)。隨著社會的不斷發(fā)展，新型的工作手段也在不斷產(chǎn)生，城建檔案管理工作也在緊跟社會主義的新農(nóng)村建設(shè)，同時面臨著新的挑戰(zhàn)。在這種更高的工作要求下，城建檔案管理過程中也出現(xiàn)了很多問題和不足，城建檔案制度也在不斷健全，城建檔案的綜合素質(zhì)不一樣，并且其服務(wù)的手段也有待提高。

一、城建檔案的概況

城建檔案屬于科學(xué)技術(shù)檔案的重要組成部分，是城市進(jìn)行規(guī)劃、施工和管理等活動中形成的可以進(jìn)行保存的圖標(biāo)、文字、模型、影片等文件材料的總稱，也是城市建設(shè)發(fā)展的記錄。城市建設(shè)方面的檔案包括歷史沿革、人口、資源、地形等方面的資料。城市規(guī)劃方面的檔案則包括總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃和詳細(xì)規(guī)劃的方法、圖表和模型等。國土整治規(guī)劃方面的檔案則包括國土整治研究實(shí)施方案、整治規(guī)劃依據(jù)材料以及科研分析材料等。工業(yè)建筑工程方面的檔案則是包括工廠、礦山以及工業(yè)輸送等。城建檔案中也包括工程設(shè)計(jì)方面、施工以及科研技術(shù)等檔案材料的檔案，工程設(shè)計(jì)方面包括各項(xiàng)工程設(shè)計(jì)和市政方面的設(shè)計(jì)的技術(shù)科研成果等文件材料等。施工技術(shù)方面的檔案包括各種施工工藝和實(shí)驗(yàn)的技術(shù)文件材料等。建筑材料及城建工業(yè)企業(yè)自動化的檔案，包括特殊材料和一些尖端產(chǎn)品的一些技術(shù)文件。

二、城市建設(shè)的社會需求分析

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)的進(jìn)程不斷地加快，城建檔案的數(shù)量也在不斷地增多，越來越多的人們認(rèn)識到城建檔案的重要性，對城建檔案的需求也變大，讓城市的街道更加合理，小區(qū)建設(shè)更加完善。

首先是城建檔案利用群體越來越多層次化。在之前的城建檔案的查閱中，一般查閱的主體是建設(shè)單位和施工單位。但是隨著人們的檔案意識的加強(qiáng)以及檔案在城建中起的重要的作用，更多的有關(guān)的群體開始注意到城建檔案的重要性，這其中也包含著律師、小區(qū)的業(yè)主委員會以及購房者等群體。所以隨著人們的不斷關(guān)注，城建檔案已經(jīng)成為了人民大眾密切關(guān)注的信息資源，服務(wù)到人們的生活中。

第二，城建檔案逐漸呈現(xiàn)出多樣性。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的生活也日益豐富，人們對精神層面的追求也越來越高，人們對于周圍的居住環(huán)境也會更多的關(guān)注。城市建設(shè)檔案已經(jīng)成為一個流行趨勢，為各式各樣的人所用。

第三，城建檔案查詢的方式也呈現(xiàn)出了多元化的形式。之前都是紙質(zhì)檔案，人們翻閱不方便，但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷改革，在現(xiàn)在的城建檔案中一般采用的是科技化、簡易化和高效化的查詢方式，為人們提供便利。

第四，城建檔案所需人才的素質(zhì)需要提高。隨著人們的服務(wù)意識的加強(qiáng)，現(xiàn)在的城建檔案管理中，需要的不僅僅是服務(wù)人員的態(tài)度，更在乎的是更快更準(zhǔn)確的服務(wù)質(zhì)量，所以這就對專業(yè)人員的素質(zhì)提出了一定的要求。要求城建檔案的工作人員不僅能夠迅速找到人們所要的檔案，也要能夠更主動地為人們服務(wù)，更有效地促進(jìn)城建檔案的資源體系構(gòu)建。

三、城建檔案中存在的問題

（一）檔案利用意識不強(qiáng)

在現(xiàn)在的城市建設(shè)過程中，城建檔案跟其他檔案不同，是伴隨著城市的發(fā)展產(chǎn)生的。檔案信息的價值是在利用的過程中實(shí)現(xiàn)的。如果社會上存在檔案意識的話，就會有很多人會利用這些檔案信息。如果社會上對城建檔案的認(rèn)識不高，人們不理解什么是城建檔案，就不會去運(yùn)用這個。我國城建檔案的發(fā)展從無到有，經(jīng)歷過十幾年的發(fā)展，每個省市也都建立了自己的城建檔案館，在檔案管理人員方面，也都有了專業(yè)的管理人士，在城建檔案不斷完善的過程中，也取得了一系列成果，逐漸在人們心目中形成了一種利用城建檔案的意識，也逐漸增加了對城建檔案的需求，最終逐漸形成了社會的普遍認(rèn)識。所以城建檔案的利用影響著城建檔案的意識。

此外，也有一些其他的原因制約著城建檔案意識的形成。一是人們檔案法的意識比較淡薄，雖然有關(guān)的檔案法和檔案條例已經(jīng)頒布，但是很少涉及到法律訴訟的問題，這也直接造成了在實(shí)際的工作中不能很好執(zhí)行，并且執(zhí)法不力的現(xiàn)象。二是城建檔案工作中，本身就存在著比較封閉的管理方法，跟外界造成了隔絕，讓城建檔案成為了內(nèi)部的概念，而不是被社會所認(rèn)知。

（二）城建檔案不完整

城建檔案館的館藏資源現(xiàn)在具有城市性和專業(yè)性，城建檔案是城市發(fā)展的產(chǎn)物，也是城市發(fā)展的見證者。在城建檔案中，有各種各樣的設(shè)計(jì)、施工文件形成的文件材料，這些與建設(shè)中的工作是密不可分的，但是在這些城建檔案的管理中，由于其復(fù)雜性，也直接影響了城建檔案的館藏質(zhì)量，其根本原因則是：1.過分追求館藏的數(shù)量，在進(jìn)行收藏的時候，不論是什么項(xiàng)目不經(jīng)歸納直接收藏，這樣造成了人力和物力的浪費(fèi)；2.搜集城建檔案的時候比較被動，使得城建檔案搜集的不及時，延誤了進(jìn)館的時間，造成了一定的損失，使得檔案中出現(xiàn)了無法補(bǔ)齊的現(xiàn)象；3.遺漏和丟失檔案，有的工作人員的專業(yè)素質(zhì)不太高，所以缺乏相應(yīng)的檔案意識，在檔案的管理過程中，沒有明確的目標(biāo)，導(dǎo)致了檔案的遺漏和缺失；4.重要工程項(xiàng)目檔案的接收不及時，在現(xiàn)實(shí)的城建檔案構(gòu)建中，除了要一般的建設(shè)工程外，還要有電力、通信以及城市安全等相關(guān)的重要工程項(xiàng)目的限制，造成了城建檔案不能及時地進(jìn)行進(jìn)館。

（三）城建檔案的制度不健全

雖然已經(jīng)出臺有關(guān)的檔案法律法規(guī)，但是在實(shí)際的操作過程中依然存在一些問題：首先是城建檔案的管理制度不健全，導(dǎo)致了很多專業(yè)人員缺乏行政執(zhí)法權(quán)力，在管理的過程中無法形成一個管理體系，無法對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)，導(dǎo)致了各部門的人員沒有辦法進(jìn)行有效的貫通。其次是城建檔案的法律體系并不完全，有關(guān)的部門做不到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。所以在執(zhí)行的過程中，很多人員也沒有完全執(zhí)行自己的工作職責(zé)。endprint

（四）城建檔案工作人員的綜合素質(zhì)不高

在城建檔案中，首先是工作人員的專業(yè)素質(zhì)要強(qiáng)，包括有關(guān)部門的編研工作，城建檔案在歸檔過程中需要匯編，但是在實(shí)踐的過程中，對于這些的形式都比較單一，綜合性不強(qiáng)，這也就直接表明了工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高。其次，工作人員的服務(wù)意識和服務(wù)手段比較差，也限制了城建檔案的組員共享。

除此之外，城建館的相對滯后，信息公開與檔案保密之間的矛盾也是在城建檔案管理中比較常見的問題。信息化的相對落后，沒有能夠更好地實(shí)現(xiàn)有關(guān)資源的信息共享，導(dǎo)致了城建檔案的利用率比較低。

四、城建檔案過程中所出現(xiàn)問題的對策分析

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人們的檔案意識

在城建檔案的管理過程中，想要人們進(jìn)一步了解城建檔案的重要性，擴(kuò)大城建檔案的影響力，就要加強(qiáng)宣傳，讓人們能夠認(rèn)識到城建檔案的意義。首先要能夠完善檔案法，將人們的檔案管理意識上升到法律意識，營造依法治檔的氛圍。其次要能夠根據(jù)社會的需要，合理開發(fā)利用城建檔案信息資源，讓更多的人從中受惠，促使人們主動利用城建檔案。最后，通過各種手段的宣傳，提高人們對城建檔案的認(rèn)識。

（二）加強(qiáng)“專業(yè)化”指導(dǎo)，強(qiáng)化人們的歸檔意識

人們在平時的生活中，有時候?qū)σ恍I(yè)性的知識不明白，可能無法有效確保城建檔案的完整性和準(zhǔn)確性。所以要能夠制定搜集、整理和審核驗(yàn)收相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，讓城建工作者熱愛自己的本職工作，夯實(shí)專業(yè)人員的專業(yè)知識。并且能夠?qū)τ嘘P(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高專業(yè)人員的能力。

（三）加強(qiáng)檔案法的建設(shè)，完善相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制

隨著城建檔案的不斷發(fā)展，需要相關(guān)的立法文件作為法律依據(jù)。首先，要能夠健全城建檔案的管理體制，便于城建檔案法規(guī)的執(zhí)行。第二，要能夠普及城建檔案法律意識，提高人們的認(rèn)識，增強(qiáng)人們的自覺性。主要的方針則是以檢查監(jiān)督為主，處罰為輔，加強(qiáng)城建檔案管理中的監(jiān)督工作，加大城建檔案的法律宣傳意識，也普及城建檔案法律的意識。第三，要能夠完善城建檔案法規(guī)體系，制定具體的執(zhí)行明細(xì)，并能夠順利落實(shí)。第四，健全城建檔案法的法律監(jiān)督體系，要能夠做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，逐步強(qiáng)化城建檔案的權(quán)威性。

（四）增強(qiáng)城建檔案人員的綜合素質(zhì)

城建檔案有關(guān)人員的綜合素質(zhì)直接決定了城建檔案工作的效率和質(zhì)量，所以要能夠及時提高有關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要能夠提供文獻(xiàn)服務(wù)的同時，也能夠提供非文獻(xiàn)服務(wù)，有效指導(dǎo)城建檔案利用者的利用過程，及時傳遞有關(guān)的知識給利用者，為利用者提供有關(guān)的咨詢服務(wù)。其次，要能夠化被動提供為主動提供，通過多種手段滿足利用者的需求，為城建檔案利用者查找檔案、解決問題。再次，館內(nèi)利用和外部利用有效結(jié)合，館內(nèi)利用服務(wù)主要是保密機(jī)制，同時要能夠?qū)τ嘘P(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，將相關(guān)的城建檔案進(jìn)行編研，實(shí)現(xiàn)編研工作的社會化、宣傳手段多樣化以及編研方式社會合作化，并出版發(fā)行。此外，也要能夠運(yùn)用信息平臺，有效實(shí)現(xiàn)資源的共享，也保護(hù)了檔案的隱秘性。

除此之外，還要能夠提升城建檔案的社會服務(wù)功能，落實(shí)檔案館工作，開放城建檔案館，深度開發(fā)城建檔案資源，滿足社會的需要。同時，也要能夠正確面對信息公開和檔案保密之間的關(guān)系，確保城建檔案合理地被利用，并能夠建立多種渠道，建立有效的安全監(jiān)督機(jī)制，使得城建檔案更加的集成化和最優(yōu)化，有效地提高城建工作的效率。

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