關于電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的思考

邵海燕

摘 要：在當前信息化時代，信息化技術在檔案工作中廣泛應用，有效的打破了檔案管理的模式和檔案工作方式，辦公過程中紙質文件被電子文件所取代，這就出現(xiàn)了紙質檔案與電子檔案共存的現(xiàn)象。而且在當前及今后較長的一段時間內，紙質檔案和電子檔案都會處于相互依存、相互兼容及協(xié)調發(fā)展的關系，因此需要針對紙質檔案與電子檔案并存發(fā)展的情況來做好檔案管理工作，更好的促進檔案管理的多元化發(fā)展。文中分析了電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的必要性，并進一步對電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；并存發(fā)展；管理模式；管理制度；同步歸檔

信息技術的快速發(fā)展為紙質文件向電子文件的轉變提供了必要的條件，這也使檔案載體發(fā)生了較大的變化。針對于當前電子檔案與紙質檔案共存的問題，在檔案管理工作中需要有效的完成檔案手工管理向現(xiàn)代化管理的過渡，強化對兩種檔案載體的管理，推進檔案管理的多元化發(fā)展，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

1 電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的必要性

（一）電子檔案與紙質檔案在社會發(fā)展中都發(fā)揮著重要的作用

在紙質檔案管理工作中，需要針對檔案來源、內容形式和時間來對檔案進行分類、組卷和歸檔。而電子檔案管理工作中需要依托于先進的技術條件及電子設備，通過對電子文件進行格式轉換。盡管紙質檔案和電子檔案在功能和特點方面存在較大的差別，但這兩種檔案形式在社會發(fā)展過程中具有必需性，任何一方都無法完全取代對方而獨立存在。原始檔案的原始性和電子檔案的大存儲量、信息共享性等都無法被對方所替代，而且電子檔案載體缺乏耐久性，數(shù)據(jù)易丟失，其穩(wěn)定性、真實性和完整性受諸多因素影響，這些缺點在實際工作中也無法克服。

（二）紙質檔案具有不可替代性

當前電子檔案數(shù)量不斷激增，但在人類長期的發(fā)展歷程中，紙質檔案發(fā)展時間較長，具有豐富的紙質檔案管理經(jīng)驗，而且紙質檔案的作用和效力也得到了法律的認可，其具有重要憑證作用，這也使紙質檔案在法律體系范圍內的權威性受到廣泛認可。部分具備憑證作用的電子檔案和電子文件，需要經(jīng)過拷貝存檔才能保證其安全性。所以即使當前科學技術取得了較快的發(fā)展，電子檔案具有顯著的優(yōu)勢，但要在短期內完全取代紙質檔案也不現(xiàn)實。

2 加快電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的策略分析

（一）實行雙套制管理模式

在當前紙質檔案與電子檔案并存發(fā)展過程中，需要針對兩種檔案載體的各自特點來完善各自的管理體系，做好保管和利用工作。通過實行雙套制管理模式，同時在紙質檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間建立必要的通道，實現(xiàn)不同載體存儲的檔案信息之間的有效轉換，更好的滿足檔案信息資源共享的需求，為檔案需求者提供更高效及優(yōu)質的檔案信息服務。

（二）建立健全電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

（三）同步歸檔，提高兩種檔案的關聯(lián)性

針對于當前的實際情況，電子檔案與紙質檔案共存發(fā)展的局面會持續(xù)較長的一段時間，基于檔案管理和利用的角度出發(fā)，需要記錄各類有價值的檔案內容，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案之間的優(yōu)勢互補，全面提高檔案的利用價值，加快實現(xiàn)檔案信息資源的共享。這就要求檔案管理人員在日常工作中，需要做到電子檔案與紙質檔案的共同歸檔，通過對紙質檔案進行掃描，加快其向電子檔案的轉換。同時將部分電子檔案進行復制和保存，將其轉化了紙質檔案進行脫機保存。進一步增強紙質檔案與電子檔案之間的關聯(lián)性，有效的保證檔案信息的完整性，確保檔案信息資源的安全。

（四）注重檔案管理設施建設

在檔案的保管問題上，不管是電子檔案，還是紙質檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設施，這樣才能夠為實現(xiàn)檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對于把“件”當作最小保管單位的紙質檔案來說，單個的紙質檔案并沒有很大的信息存儲量，但會形成很多的案卷，并且案卷數(shù)量會隨著時間的推移越積越多，會需要大面積的存儲空間；對于以光盤等為存儲載體的電子檔案來說，并不需要很多的存放空間，但卻對電子系統(tǒng)、保管設施等有更高的要求。這樣來看，就應該對電子檔案與紙質檔案并存狀態(tài)下的保管設施建設加強重視。比如，統(tǒng)一安排滿足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫房；配備符合國標的檔案密集架等保險設施，以及復印機、掃描儀、去濕機以及刻錄盤等現(xiàn)代化設備。

（五）創(chuàng)新電子檔案管理體系

電子檔案和紙質檔案管理工作要想取得顯著成效，必須在模式、思路和手段上不斷創(chuàng)新。許多機關內部的檔案部門都沒有獨立性，其職能主要是執(zhí)行相關決策而非決策制定，這種相對滯后的管理模式已經(jīng)不適宜社會發(fā)展，這也約束了檔案管理和利用成效。這就要求企事業(yè)單位不斷提高檔案管理意識，變檔案部門為直屬單位，要求檔案部門在資源開發(fā)、人員編制等方面進行全方位創(chuàng)新，為檔案管理工作提供一個良好的環(huán)境。檔案部門則要解放思想，改變過去那種重館藏輕利用的發(fā)展理念，不斷充實館藏內容，提高館藏質量，嚴格電子檔案標準與館藏要求，并在檔案管理方法、環(huán)節(jié)和手段上做出改變，變紙質文件為系統(tǒng)的電子文件組合，完善紙質檔案信息化轉換流程與管理程序。同時通過電子檔案組盤和著錄優(yōu)化電子檔案管理，使電子檔案與紙質檔案管理交叉進行。

（六）提高檔案管理人員的職業(yè)素質

針對于當前電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的新形勢，檔案人員需要與新形勢的發(fā)展要求相適應，不斷對自身的知識結構進行補充，努力提高自身的專業(yè)技能。并在實際工作中靈活應用各種先進技術，不斷的改進檔案管理的方式方法，從而推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

3 結束語

在新時期電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展具有長期性，因此在實際檔案管理工作中，需要針對電子檔案與紙質檔案各自的特點，充分的發(fā)揮各自的優(yōu)勢，相互彌補各自的缺點，更好的推動檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化和社會化的發(fā)展進程，促進檔案事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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