檔案整理中存在的問題與對策

徐春燕

摘 要：隨著網絡的普及應用，讓檔案管理工作的效率有了進一步的提高。不過目前，我國在這方面的工作還具有一定的問題，因此相關工作人員一定要制定出有效的管理措施，這樣才能夠確保檔案管理工作的有效開展。那么下面我們就來具體的討論一下檔案整理中存在的問題以及解決的對策。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

在檔案工作中，檔案管理是非常重要的構成部分。如果能夠做好此項工作，就能夠有效的對檔案進行利用。而由于網絡技術的普及與提高，讓檔案管理工作的效率有了進一步的提升。不過目前我國在這方面的工作還具有一定的問題，因此相關工作人員一定要制定出有效的管理措施，這樣才能夠確保檔案管理工作的有效開展。那么下面我們就來具體的討論一下相關的話題。

1 檔案整理的原則

在檔案整理過程中，應遵循一定的原則，即全宗原則、來源原則、事由原則是檔案整理的三個原則?！笆掠稍瓌t”主要是根據內容來進行整理。其特點是根據具有關聯性的事物來創建檔案之間的邏輯關系，所以也被叫做“相關原則”。全宗原則主要是利用檔案室來對檔案進行有效的整理。全宗管理不只是檔案部門根據檔案來源所進行檔案整理工作，同時它也是國家所制定的一項管理原則，所以叫做全宗原則。而“全宗”代表的是具有一定檔案規模的概念，在檔案學中有時也被叫做全宗原則。檔案管按檔案的構成進行整理，就叫做來源原則。其中，法國人創建了概念，而德國人則對這一概念進行了延伸，而荷蘭人則充分的予以了論證。來源原則屬于國外概念，由法國人在1841年首次提出。因為檔案界的全宗，以及相關的理論和原則互相通用的問題，所以在嚴永官的書籍中，也對相關的檔案概念提出了類似的問題。對于這樣的問題，相關專家在《全宗理論創新論》中討論過，他們認為全宗、以及相關的理論和原則應該屬于不一樣的概念，同時把全宗原則定義為：“全宗原則是檔案實體收集、整理所一定要遵循的原則”。核心內容則為，對能夠具有全宗構成條件單位的全部檔案一定要維護其完整性，相同的全宗檔案不能出現分散的情況。在《中國大百科權屬檔案分學冊》中，對事由原則的闡述并不十分準確。德國的有關學者對事由原則進行了詮釋，整理后則定義為：檔案管理把檔案來源和同一活動的檔案進行整理，構成獨立檔案整理保管單元所遵照的標準。

2 檔案整理工作存在的問題

2.1 檔案整理工作隊伍不合理

第一，沒有足夠的檔案整理人員。而且很多的相關工作者并沒有充分的掌握專業知識，實踐經驗也相對匱乏，更過分的是，一些單位在進行檔案整理的時候，只讓一個人負責，因此很難確保檔案管理工作的整體水平。第二，很多企業對檔案管理工作并不重視，造成相關工作人員在工作期間很難投入太高的工作熱情，因此影響了工作效率。第三，在檔案整理期間，人員安排出現了問題，年齡較大的工作人員，缺乏一定的專業能力，而且也很難掌握全新的工作技術。第四，很多檔案館并沒有對功能分區進行合理的規劃，因此讓檔案整理工作一直缺乏效率。

2.2 檔案整理方法相對落后

由于網絡技術的普及和提高，讓檔案整理工作也迎來了發展的契機。過去所采用的檔案整理技術已經無法跟上時代的腳步，并到了被淘汰的邊緣。不過目前，還有很多的企業仍然在采用這些老套的方式來對檔案進行整理，并沒有引進全新的網絡技術來進行管理，因此嚴重影響了檔案整理的工作效率。

2.3 檔案管理工作流程缺乏科學合理的規范

很多企業在對檔案進行整理的時候，并沒有采取嚴謹的工作態度，隨意性比較強，這樣就無法確保檔案整理的效率。同時，企業也沒有制定完善的工作流程，這因此很難讓檔案管理工作形成規范性。

3 相關對策

3.1 加強檔案整理工作隊伍建設

第一，要提高檔案管理人員對理論知識的掌握情況以及實踐能力，從而有效的提升所有檔案整理人員的綜合素質。第二，提高宣傳力度，讓企業領導以及相關工作者能夠充分的意識到檔案整理的重要意義以及相關的工作內容，激發檔案整理人員的工作熱情，并且在今后的工作中，防止出現一人身兼多職的現象。第三，改善檔案管理人員的年齡結構，多招入一部分年輕且富有工作經驗和熱情的工作者，他們由于比較年輕，善于嘗試和掌握全新的工作技術，而且接受新鮮事物的能力也比較快，如果在工作期間能夠和富有經驗的老員工進行有效的配合，那么就可以很大程度的提升檔案整理的工作效率。第五，要對檔案館進行科學的功能區域劃分，以此加強檔案整理的工作水平。

3.2 積極改善檔案工作方法

檔案整理人員要充分的掌握最新的電子檔案整理技巧，比如可以采用元數據檔案整理技術、檔案虛擬整理技術，這些電子化的整理技術能夠很大程度的提升工作人員的整理水平。不過要注意的是，由于是電子化的操作，所以相關工作人員一定要提高自身的計算機操作技術，而且企業也要為工作人員開設有關電子檔案整理操作的課程，這樣一來就能夠有效的提升檔案整理的工作效率。因此在今后的工作中，相關工作人員一定要重視這方面的工作。

3.3 積極改善檔案整理方法，重視檔案歸檔工作

創建完善且規范化的檔案整理工作制度，并進行統一化的工作安排，在工作期間一定不能采取隨意性的工作態度，否則會很大程度的影響工作效率。另外，還要在收集檔案的過程中保證資料的完整性，并且還要確保歸檔的材料具有使用價值?，F在，很多企業都會發生材料重復的情況，而之所以會出現此類現象，主要的原因在于在整理檔案期間，很多檔案的分類工作經常出現以偏概全的情況，從而造成檔案質量無法達到要求。因此在今后的工作中一定要重視檔案歸檔工作，這樣才能夠提升檔案質量。

4 檔案管理過程中應注意的問題

在檔案管理過程中，應特別注意兩項問題，一是歸檔范圍，另一類為檔案保管期限，這兩項問題與檔案管理水平具有直接關系，因此應對其進行深入的了解，具體內容如下：

4.1 歸檔范圍

要對檔案管理工作有一個全方位的認識，掌握正確的歸檔范圍，并在第一時間確保所整理的歸檔材料的完整性，從中挑選出需要進行歸檔的文件，以此提升工作效率。而歸檔的具體范圍，要根據國家、行業的有關規定來進行確定，同時還能夠依照企業的條件來進行合理的調整。

4.2 檔案保管期限

根據國家所出臺的相關規定能夠了解到，在對檔案保管期間，一共分成三種時限，分別為永久、短期和長期。通常永久性的保管檔案，主要是對企業的重要事件進行記錄，因此具有非常好的利用價值，并且在保存時間上沒有限制。而長期性的檔案保管的時間通常為30年，這種檔案在相當長的一段時間里會具有利用價值。而短期型的保管檔案時間通常為10年，這種檔案在短時間里會具有利用價值。

5 結束語

檔案能夠對企業的管理起到真實記錄的作用，并對決策工作具有決定性的影響。而在檔案整理工作期間，必須要進行科學性的操作，才能夠做好檔案工作的其他環節。檔案整理是一項復雜的工作，工作人員在工作期間必須要采用嚴謹的工作態度，同時還要加強檔案整理工作隊伍建設、積極改善檔案工作方法以及檔案整理方法，重視檔案歸檔工作。因此相關工作人員一定要積極努力，爭取制定出更為完善的方案，從而讓檔案整理工作的水平能夠得到進一步的提高。

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