基于提升服務(wù)質(zhì)量的房屋檔案數(shù)字化管理對(duì)策的探析

李晶

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，有關(guān)房屋檔案的管理方式也上升了一個(gè)高度，逐漸由傳統(tǒng)的平面化管理轉(zhuǎn)為數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化是指結(jié)合計(jì)算機(jī)、多媒體以及數(shù)據(jù)庫(kù)將以各種形式呈現(xiàn)的房屋產(chǎn)權(quán)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享。接下來(lái)，筆者結(jié)合數(shù)字化管理理念對(duì)如何提升房屋檔案數(shù)字化管理的服務(wù)質(zhì)量提出幾點(diǎn)合理性建議，以期建立完善的房屋檔案數(shù)字化管理體系。

關(guān)鍵詞：服務(wù)質(zhì)量；房屋檔案；數(shù)字化管理；對(duì)策

隨著房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，有關(guān)房屋檔案管理的重要性也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，房屋檔案一躍成為重要的信息資源。與此同時(shí)，如何豐富檔案信息資源，高效、迅速地為社會(huì)服務(wù)也成為現(xiàn)階段房屋檔案管理工作面臨的新困難。以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化作為房屋檔案管理工作轉(zhuǎn)型的最終目的，構(gòu)建高質(zhì)量、高水平的管理體系、建設(shè)完善的房屋檔案數(shù)字化管理規(guī)范在該形勢(shì)下成為解決該困難的重要方式。

1、檔案館應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行數(shù)字化管理規(guī)劃工作

1.1檔案館應(yīng)加大資金投入。房屋檔案數(shù)字化管理工作若進(jìn)行順利則會(huì)節(jié)省大批人力、物力與財(cái)力，也會(huì)提高館藏的利用率。但是現(xiàn)階段，資金問(wèn)題一直是困擾房屋檔案數(shù)字化管理的重要問(wèn)題。為了構(gòu)建完備的數(shù)字化體系，檔案館應(yīng)為管理工作提供資金支持，并投入人力、物力與財(cái)力，努力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)然，一味地投入資金很可能帶來(lái)用財(cái)不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，為了杜絕這方面的隱患，檔案館還需要強(qiáng)化預(yù)算工作和監(jiān)督工作，在投入資金時(shí)先對(duì)資金的使用有所預(yù)算，以便資金不足時(shí)及時(shí)給予填補(bǔ)。同時(shí)，還要強(qiáng)化監(jiān)督工作。將每一筆資金的來(lái)源、用途、后期支出等活動(dòng)記錄在冊(cè)，以便及時(shí)查閱。促使每一筆資金都能有所用，落實(shí)到實(shí)處。

1.2檔案館應(yīng)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)。檔案管理員業(yè)務(wù)水平的高低與房屋檔案數(shù)字化管理工作效率的高低掛鉤。檔案館為了充分發(fā)揮這個(gè)管理信息系統(tǒng)的作用，盡早適應(yīng)該系統(tǒng)就應(yīng)該定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，讓每一個(gè)管理員參與到培訓(xùn)活動(dòng)中，盡早接收數(shù)字化管理工作的信息。檔案館培訓(xùn)活動(dòng)的內(nèi)容應(yīng)包括：如何整合和規(guī)范庫(kù)房紙質(zhì)檔案；如何制定完備的、科學(xué)的檔案入庫(kù)；如何科學(xué)保存和管理檔案；如何規(guī)范管理，使管理規(guī)范化、條理化。檔案館開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)既能促使管理員認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理工作的重要性，又能為之后的管理工作打下良好的基礎(chǔ)，起到事半功倍的作用。

2、實(shí)現(xiàn)房屋檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意相關(guān)問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)工作問(wèn)題。基礎(chǔ)工作問(wèn)題也是影響房屋檔案數(shù)字化管理工作的問(wèn)題之一。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之前，檔案館應(yīng)強(qiáng)化、做好基礎(chǔ)工作。先開始摸底調(diào)查，了解整個(gè)館內(nèi)的存量房屋檔案，對(duì)這些先前存放的檔案進(jìn)行整理與歸納，確保這些檔案準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)排除殘缺、虛假的房屋檔案資料。在排查之后還要翻看正確的檔案，保證檔案中不出現(xiàn)字跡混亂、排序不符合規(guī)定等現(xiàn)象。這樣，才能確保檔案數(shù)字化管理工作的有序進(jìn)行，為接下來(lái)的工作打下良好的基礎(chǔ)。

2.2檔案保存問(wèn)題。房屋檔案的保存問(wèn)題應(yīng)該引起重視，并不是有了數(shù)字化檔案就能忽略原始檔案。為了避免產(chǎn)生不必要的問(wèn)題，房屋檔案保存應(yīng)采取雙份制。就是在保有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的電子檔案，以防紙質(zhì)檔案丟失后無(wú)法查詢相關(guān)信息。在采取雙份制之后，相關(guān)人員還應(yīng)該定期瀏覽電子檔案，并將電子檔案上的信息與紙質(zhì)檔案上的信息進(jìn)行核對(duì)，以確保兩份檔案中的內(nèi)容信息一致、真實(shí)。

3、房屋檔案管理員應(yīng)創(chuàng)新管理手段

3.1從自身出發(fā)，提升專業(yè)素質(zhì)。房屋檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作。因此，該項(xiàng)工作所需要的人才一定是綜合性、全方面的人才。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)講，單純掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及紙質(zhì)檔案管理技術(shù)的人不能勝任數(shù)字化管理工作。只有專業(yè)性既強(qiáng)、技術(shù)又高超，又能掌握多學(xué)科知識(shí)的人才能勝任這項(xiàng)工作。所以，任職的檔案管理員需要與時(shí)俱進(jìn)，掌握數(shù)字化管理理念，不斷更新技能，具備全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及全方位的信息意識(shí)。沒(méi)有任職的該專業(yè)的學(xué)生則需要不斷強(qiáng)化理論知識(shí)，提升實(shí)踐本領(lǐng)，了解數(shù)字化管理工作的重要性，在學(xué)習(xí)上和生活中不斷提升自己，朝著高素質(zhì)、全方面人才這一方向努力，以此適應(yīng)未來(lái)工作的要求。

3.2努力構(gòu)建多元化檢索體系。多元化檢索體系應(yīng)包括單組條件查詢；組合條件查詢；SV300測(cè)繪系統(tǒng)查詢以及地理信息系統(tǒng)查詢等四個(gè)查詢方式。檔案管理員需要在工作時(shí)竭力構(gòu)建多元化的檢索體系，以便更好的為社會(huì)服務(wù)。檔案管理員的工作并不是單一的檢查檔案、錄入檔案，更主要的是要通過(guò)自己的工作為人們謀取便利。檔案員需要建立有償查詢和免費(fèi)查詢服務(wù)，明確發(fā)揮查詢的有償性與無(wú)償性。例如，一般性查詢和檢索都可以是無(wú)償性的服務(wù)，而設(shè)計(jì)深層次或者是特殊問(wèn)題的檢索就應(yīng)該是有償性的。當(dāng)然，檔案員還需要設(shè)立相關(guān)權(quán)限，既方便百姓的查詢過(guò)程，又避免百姓查閱檔案館的內(nèi)部檔案。

3.3建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)是應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的重要舉措，檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要利用數(shù)據(jù)分析在某一階段的房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展方向以及現(xiàn)狀。當(dāng)然，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)不僅僅能平衡房地產(chǎn)的供求關(guān)系，為職能部門提供各方面科學(xué)的支持，還應(yīng)該為產(chǎn)權(quán)人在產(chǎn)權(quán)交易時(shí)提供各種信息資料。這是檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作要求也是關(guān)乎檔案館能否長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要影響因素。所以相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要從思想上重視這項(xiàng)工作，用踏實(shí)的態(tài)度、科學(xué)的手段將數(shù)字化管理工作落實(shí)到實(shí)處。

總而言之，基于提升服務(wù)質(zhì)量下的房屋檔案數(shù)字化管理可以解決傳統(tǒng)管理方式所帶來(lái)的時(shí)間、空間利用效果差、員工工作效率低、錯(cuò)誤多等問(wèn)題。該管理方式迎合了現(xiàn)階段房屋檔案管理工作發(fā)展的需要，是時(shí)代的象征，會(huì)推動(dòng)房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，從而帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。筆者堅(jiān)信，數(shù)字化的管理方式會(huì)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)，也一定為市場(chǎng)的發(fā)展帶來(lái)積極的影響。endprint