淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

王靖怡

摘 要：近年來，在新形勢發展背景下，各個行業對檔案管理工作提出了更高要求，要求必須實現規范化?；诖?，本文以檔案管理規范化為重點，從研究意義及存在問題入手，深入分析檔案管理工作規范化的實施策略，對企事業單位今后的發展具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理；規范化；策略

一直以來，由于零散檔案具有雜、亂、多、無序等特征，使得檔案管理工作極為復雜。檔案管理不僅負責工作劃分，還包括檔案的實體管理和信息管理，從而能夠為各行各業及社會帶來更好的服務，整合有效的檔案信息，因此，檔案信息管理系統結構一定要統一，具有規范化。再加上新形勢下對檔案管理的要求，我們更要加強對檔案管理工作的重視，積極采用先進的信息技術，提升管理人員專業素質，進而實現檔案管理工作的規范化，為各行業今后工作的開展奠定扎實的基礎。

1 檔案管理工作實現規范化的意義

（一）檔案管理規范化與檔案管理工作要求一致

在目前政治經濟環境不斷改變的前提下，各個行業的運營環境也發生了一定的變化，如果有關工作不能適應，將會阻礙各個行業的有效發展。作為單位記錄發展資料的重要手段，檔案管理工作認真記錄著它們的發展歷程，為單位今后的發展提供了相應的借鑒和保障，所以，只有實現檔案管理規范化，各單位才能更明確自身發展方向，有利于今后的長期發展。

（二）檔案管理規范化體現企事業單位自身管理水平

檔案管理工作是每個單位都要充分了解并認真執行的工作，不管各行業規模是大是小，務必要重視檔案管理工作，這樣不僅有利于實現本單位的規范化發展，對于其核心競爭力的提升也具有重要意義。實現本單位檔案管理工作的規范化，對于工作中出現的失誤能夠有效避免，同時促進本單位向著規范化的方向不斷發展，進而提升本單位工作的高效性。除此之外，檔案管理工作與單位其他工作之間的關系非常密切，管理工作的完善程度甚至決定著部門的未來形象，充分體現了單位自身管理水平。

（三）檔案管理規范化有利于企事業單位可持續發展

在企事業單位的發展過程中，有效的管理方案具有非常重要的作用，其中起到關鍵性作用就是檔案管理工作。檔案管理工作的實質不僅僅是表面的分類和管理，更重要的是實現檔案管理的規范化，積累之前的經驗和教訓，為后期的工作發展提供有效建議。一般情況下，任何一個單位都不可能一直一帆風順，實現檔案管理工作的規范化，能夠使單位在汲取先前經驗的基礎上，以自身的實際情況為前提，實現自身的可持續發展，獲得更多的經濟效益。

2 檔案管理工作規范性原則

對于檔案信息管理來講，對我國社會發展具有重要作用，需要不斷提升其管理規范性。在提升管理規范性方面，一定要堅持相關的檔案管理工作原則。檔案管理工作，需要對檔案資料以及數據等進行收集，及時將檔案資料歸類整理，同時按照檔案信息以及數字等的不同對檔案進行分類，及時對檔案資料進行封存，同時檢查審計，保證檔案資料統計期間的準確性，為檔案資料提供合理利用的途徑。這些工作對于企業以及社會至關重要，同時也是文化發展力量提升的重要動力。因此在檔案管理中，需要堅持做到以下幾方面的原則。

首先是管理的標準性原則。因為在檔案管理中，包含很多檔案管理相關標準規章制度，同時當前檔案管理已經基本上實現了現代化管理模式，這期間需要很多專業的檔案管理制度，不管是檔案管理標準還是檔案管理制度，都需要標準性原則作為約束，保證標準規范，才能更好的指導檔案管理工作的開展。尤其是對于基礎檔案管理來講，其檔案管理的過程必須遵循相關檔案管理基礎規章制度，當前檔案管理中的各種電子技術需要專業人員對其進行操作，所以不斷創新這方面的電子技術形式，按照檔案管理標準的要求，結合檔案管理科學合理要求，購進先進的檔案管理設備，對檔案進行科學管理。

其次是簡潔性原則。簡潔性原則主要是針對檔案管理信息的歸類、整理等項目，檔案管理中包含各種類型的檔案形式，其中的信息更是紛繁復雜，加上檔案管理中還包含非常多的檔案數據，所以需要根據檔案管理內容的不同對其進行科學歸類，這就需要遵循檔案管理簡潔性原則，簡化檔案管理中比較復雜的內容，比如說將檔案數據統計歸類，檔案歸檔期間及時編號等，都是遵守簡潔性原則開展檔案管理工作。

再者是統一性原則。檔案管理必須遵循統一性原則，針對檔案管理目標一定要設立統一的管理目標，并且不同類別的檔案管理需要科學對其進行歸類，嚴格遵循歸類要求，遵守相統一的管理規范。同時檔案相同類型的內容需要選擇相同的管理手段。對于檔案管理中存在的問題，及時進行改進完善，總之，檔案管理統一性原則要求，檔案管理模式以及管理手段需要保證統一性。

最后是通用性原則以及最優化原則。通用性原則主要針對檔案管理中存在很多的重復管理內容，對于這些重復管理內容來講，需要對其應用通用性的管理方式科學管理。比如說檔案管理中的檔案編號或者文書立卷等，都需要通用的程序對其進行管理，這樣才能更好的促進檔案管理質量的提升。所謂最優化，主要是針對檔案管理方法以及管理模式的不斷探索，積極采用現代化檔案管理手段，實現各方面管理的最優化。建立最強大的檔案管理團隊，不斷提升檔案管理人員的管理意識，保證檔案管理人員能夠堅持做到負責任、高服務。

3 檔案管理工作規范化的現狀

（一）忽視檔案管理規范化

近些年，我國各個行業一直處于快速發展和改革階段，各單位領導比較注重工作人員的專業技術和水平，對于檔案管理工作中的設備與現代化標準是否符合也較為重視，卻忽視檔案管理工作規范化的實現。面對這種情況，會缺少相應的管理意識，導致檔案管理工作規范化遲緩，甚至會對本單位理工作造成嚴重影響，不利于本單位的可持續發展。

（二）檔案管理工作制度亟待完善

檔案管理工作制度不夠完善也是一個比較突出的問題，需要重點解決。一般情況下，很少有單位會單獨為實現有效的檔案資料管理而制定相應的管理制度，所以也就不能更好的監督、控制管理工作。同時，一部分單位的管理人員沒有安排專門人員進行檔案資料的管理，這必然會對檔案資料管理的水平造成嚴重影響，甚至會出現信息外露的現象。endprint

（三）無法發揮信息化技術效用

自從邁入21世紀以來，我們便進入了網絡信息化社會，在各個行業領域中計算機技術、信息技術都得到了非常廣泛的應用，而且取得了較為明顯的效果。但是，對于檔案管理工作而言，在時代發展的需求下，雖然應用了計算機技術和信息技術，而應用效應卻不是十分顯著，沒有在單位發展情況和檔案管理工作需求的基礎上實現檔案管理系統的建立，這不僅對檔案管理水平造成了影響，也忽視了管理工作的安全性和高效性，嚴重違背了單位檔案管理工作的規范化發展需求。

（四）工作人員素質有待提升

工作人員是檔案管理工作實現規范化發展的核心所在，如果工作人員素質較低，那么必將會影響檔案管理工作的效率。在以往的工作過程中，大部分人都認為檔案管理工作非常簡單，只需要對各種檔案信息資料進行收集、匯總，不必安排專門人員予以管理。該種思想直接影響著檔案管理工作的效果，而且也會間接表明工作人員的素質需要提升。對于各行業中大部分管理人員來說，在應聘時十分簡單，沒有經過嚴格的選拔，在這種情況下，后期工作過程中難免會產生一些不良后果，無法實現檔案管理工作的順利進行。在面臨這種人員問題時，檔案管理負責人員一定要高度重視，從而采取相應的措施提升工作人員綜合素質。

4 新形勢下檔案管理工作實現規范化的策略

（一）重視檔案管理規范化

態度是開展一切工作的關鍵點，如果想要實現檔案管理工作的規范化，企事業領導人員及工作人員一定要對檔案工作加強重視，讓各行各業領導都認識到提高檔案管理水平、實現檔案管理規范化的重要性，只有這樣，才能在企事業發展過程中規范檔案管理工作。尤其是針對檔案資源開發和利用，應該在規定章程下進行，確保檔案信息的安全性和合理性。另外，檔案管理工作中的具體流程可以分配到個人，加強工作人員的責任意識和工作嚴謹性。在新形勢背景下，經濟全球化以及國內市場對外開放的力度不斷加大，各個行業之間的競爭變得越來越激烈，作為一個部門的領導人員，一定要認識到檔案管理在提高本單位市場競爭力和提升資源利用率中的重要作用，特別是人力資源使用效率所造成的影響，只有不斷提高檔案管理工作水平，才能真正實現檔案管理工作的規范化。

（二）建立健全檔案管理體系

建立完善的檔案管理制度及體系，對于優化檔案管理工作十分必要，只有建立健全的檔案管理體系及與之配套的規章制度，才能引導檔案管理工作一個向正確的方向進步。為了不斷完善檔案管理體系，檔案管理部門應當在國家相關規定的基礎上構建完善適合本單位的檔案管理制度，同時確保將其應用在在檔案整理和保存過程中，而且盡量做到在檔案管理的每個環節都應該有明確的制度，明確的工作人員的職能，在具體工作開展過程中實現檔案管理工作的規范化。檔案管理體系的構建效用在新形勢下體現的較為明顯，為了防止檔案管理工作在落實時出現一些問題，可以充分完善管理體系，達到提高工作效率的目的。除此之外，基于經濟、社會以及技術正在快速發展，檔案管理體系也應該及時更新，并以當前的實際情況為前提進行適當的修改和完善，從而提升檔案管理工作的效率，充分滿足檔案管理工作的實際需求。

（三）應用信息技術實現規范化管理

在新形勢背景下，要想實現檔案管理規范化，首要的就是充分發揮先進信息技術在檔案管理工作中的作用，從而實現檔案資料的信息化管理。在這種情況下，各行各業應該建立完善的檔案信息管理系統，并在構建過程中結合各企事業的發展特點及運營需求，在充分借鑒國外經驗的基礎上，進行不斷研究和探索，從而完成一個以檔案管理需求為主的信息管理系統。構建過程中一定不能投機取巧，如果只注重外表而忽視實際內容，不但會違背管理工作的實際要求，還會對檔案管理工作的規范化實施造成嚴重影響。

目前，檔案管理工作規范化的實現應該從以下幾點入手：① 檔案資料收集規范化，所有的檔案資料應該采用統一規格的檔案袋進行包裝，而且在調用檔案時，需要出示相應的證件。② 檔案資料匯總規范化，安排專業人員通過編碼的方式進行檔案資料的匯總和整理，使檔案變得更加有序，在查找檔案時能夠非常順利，有效降低了工作人員的工作強度。③ 檔案資料儲存規范化，對于紙質檔案資料應該注重除灰、通風等處理工作的進行，適當降低室內的空氣濕度，定期給予一定的光照，這樣才能實現檔案資料的長久保存。④ 加強對檔案管理人員的培訓，使管理人員充分掌握現代化管理模式，領悟現代化檔案管理的方法、理念等，促進檔案管理工作能夠更加順利的開展。

（四）提高檔案管理人員的素質

對于檔案管理工作而言，實現規范化，需要有高素質工作人員作基礎，也就是說，工作人員素質決定著檔案管理水平。檔案管理工作人員應該確保自身素質與實際工作需求相適應，只有符合這一點才能真正提升檔案管理工作的水平。檔案管理工作人員的綜合素質和實際能力可以采取以下措施進行提升：首先對于檔案管理工作人員的招聘進行嚴格控制，保證通過應聘的人員都具有相應的基本能力，不但要懂得檔案管理工作的基本知識，還應該在最大程度上滿足檔案管理工作對其他方面的需求，如檔案管理手段就是一項必須掌握的能力；其次開展一些類似于宣講的教育活動，讓檔案管理人員真正認識到新形勢下實現檔案管理工作規范化的重要性，產生較強的危機意識，不斷加強對新技術的學習；最后要定期對檔案管理人員進行業務培訓，由于檔案管理工作時刻發生著變化，要想實現檔案管理工作的順利進行，一定要充分掌握各種管理手段，所以說，定期的業務培訓是提高工作人員業務能力和管理水平最關鍵的舉措，只有這樣才能實現檔案管理工作的規范化。

（五）科學規范檔案管理工作

檔案的科學合理應用在掌握經濟活動規律確立企事業發展方向等方面具有十分重要的意義，而檔案管理工作規范化的實現是為了向社會及國家的經濟建設提供更好的服務。檔案的應用是體現檔案價值的關鍵手段，做好檔案開發和利用工作是體現檔案管理人員自身價值的手段，目前，檔案的開發利用已經成為促進社會發展的核心資源，所以檔案信息資源的共享也就顯得十分重要。作為一名檔案管理人員，不僅要高度重視檔案資料搜集等各個環節的工作，還要認真做好檔案的檢索、編目、編碼等工作，在企事業自身特點和實際需求的基礎上，采用適當的檢索工具，構建完善的檢索體系。與此同時，還要加強對檔案的保管，在應用檔案的過程中，針對一些比較特殊的檔案應該專門保管，只提供復制件進行應用，原始材料一概不外借，在確保資料安全、隱秘的情況下交由管理人員特殊保管，實現檔案資料的完整性和安全性。檔案庫房的設施建設也要提上日程，只有這樣才能防止外界條件給檔案帶來不必要的損壞。在社會不斷發展的過程中，應該大力尋找檔案管理新方法，提升檔案應用水平，在創造效益的同時，實現檔案管理的規范化，推動檔案管理工作的可持續發展。

5 結束語

綜上所述，在新形勢背景下，社會經濟快速發展，對各個行業中的工作都做出了更高標準的要求。檔案管理工作要實現規范化管理并達到高標準要求，就必須要高度重視檔案管理工作，注重先進信息技術的應用，提高或聘用高素質工作人員，構建完善的檔案管理體系，掌控檔案管理工作的質量。

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