事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

王崇

摘 要：做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，必須科學審視當前事業(yè)單位檔案管理問題，按照事業(yè)單位檔案管理信息化需求，找出有效的建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

本文圍繞著事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的人才、制度與設(shè)施設(shè)備方面的問題，探討有效的事業(yè)單位檔案管理方式，全面提高事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)效果。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的問題

1.1 缺乏專業(yè)信息人才

事業(yè)單位檔案管理正在向著信息化的方向發(fā)展，由于缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)滯后，不能滿足信息化使用檔案的需求。檔案管理人才始終是事業(yè)單位人才建設(shè)工作的弱項，目前事業(yè)單位普遍存在著信息化檔案人才匱乏，現(xiàn)有檔案管理人員信息化能力不足的問題，而且缺乏科學完善的引進信息化專業(yè)技術(shù)人才的機制，引進信息人才的難度較大。而且，事業(yè)單位檔案信息化人才的培養(yǎng)機制不足，現(xiàn)有的機制不利于信息化人才有效的掌握前沿知識，影響了事業(yè)單位信息化人才的發(fā)展，無法根據(jù)事業(yè)單位信息人才的真實需求進行有效培訓(xùn)。盡管對事業(yè)單位信息人才的建設(shè)日益重視，但是現(xiàn)有信息人才的工作責任心不強，由于缺乏成熟的信息化工作環(huán)境，導(dǎo)致信息化人才無有武之地，因此影響了事業(yè)單位檔案管理信息化人才的發(fā)展。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理模式占主導(dǎo)

當前事業(yè)單位仍以傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式為主導(dǎo)，雖然日益重視使用信息化的管理方式，也引進了部分信息化的檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備，但是從事業(yè)單位檔案管理的理念上、做法上、管理制度體系方面仍然從紙制檔案出發(fā)，沒能體現(xiàn)出信息時代檔案管理工作的高效性與個性化，沒能充分的開發(fā)出檔案的使用價值。目前事業(yè)單位檔案管理人員仍習慣運用手工操作的方式，檔案管理人員的主要經(jīng)歷仍放在紙制檔案的制作上。而且檔案管理運行的制度仍是紙制的檔案資料為主，沒能充分的發(fā)揮信息檢索系統(tǒng)的實際作用，缺乏必要的推廣使用信息化檔案系統(tǒng)的機制，事業(yè)單位檔案管理機制在收集、制作與存儲的過程中仍圍繞著紙制資料運行。而且檔案管理系統(tǒng)開發(fā)不足，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)與行業(yè)聯(lián)系不緊密，特別是在非技術(shù)性的事業(yè)單位，檔案管理軟件系統(tǒng)普及的速度更慢，沒能充分的發(fā)揮出檔案管理系統(tǒng)的價值。

1.3 檔案管理系統(tǒng)運行不流暢

事業(yè)單位建立起信息化檔案管理系統(tǒng)的較少，能夠充分發(fā)揮信息系統(tǒng)作用的事業(yè)單位更少，雖然不少事業(yè)單位完善了檔案數(shù)據(jù)資源的電子化存儲，但是還沒能形成流暢的檔案運行體系，檔案數(shù)據(jù)信息仍然無法發(fā)揮實踐指導(dǎo)作用。例如，不少事業(yè)單位檔案管理電子化系統(tǒng)還存在著盲區(qū)，不少事業(yè)單位正在使用的檔案管理系統(tǒng)缺乏行業(yè)針對性，特別是上級部門的硬性規(guī)定下，事業(yè)單位目前普遍運行著人事編制檔案管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，財務(wù)數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)等不同規(guī)模的檔案系統(tǒng)，這些系統(tǒng)各自分屬不同的體系，檔案管理軟件之間缺乏必要的聯(lián)系，相互之間的數(shù)據(jù)不能借鑒使用，而且系統(tǒng)之間的移植性相對較差，不僅提高了檔案管理人員的難度，而且不利于發(fā)揮出數(shù)據(jù)信息的價值。而且事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)很難與辦公自動化系統(tǒng)進行有效銜接，因此不能智能化的自主收集信息數(shù)據(jù)，影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的原則

2.1 安全穩(wěn)定原則

提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，必須注重提高事業(yè)單位檔案信息的安全性和穩(wěn)定，注重在數(shù)據(jù)信息準確的基礎(chǔ)上，為事業(yè)單位開發(fā)良好的檔案運行環(huán)境。因此，必須注重加強信息穩(wěn)定性，注重在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的同時加強安全建設(shè)，注重運用局域網(wǎng)、防火墻和殺毒軟件等進行安全保衛(wèi)。同時提高事業(yè)檔案系統(tǒng)的登錄建設(shè)，設(shè)定不同的登錄級別，形成有效的訪問管理要限，這樣才能全面科學的約束具體人員的操作行為，保證檔案管理的有效性。注重使用當前有效的口令管理、動態(tài)認證等方式，加強對相關(guān)人員的身份識別，這樣才能保證安全的使用相關(guān)設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理開發(fā)必須采用穩(wěn)定的建設(shè)方式，注重加強底層制度建設(shè)，加強具體的培訓(xùn)，保證檔案系統(tǒng)操作人員遵守基本規(guī)則。

2.2 循序漸進原則

事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)是項系統(tǒng)性較強的工程，必須注重采用循序漸進的原則，注重根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的實際需要和現(xiàn)有實力進行建設(shè)，這樣才能在分步實施的總規(guī)劃下，做到采用分小步走的策略，降低信息化管理的難度，從而不斷的向信息化的目標靠攏，同時有效的避免事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中存在的資金投入較大，檔案管理收益較慢，面臨的不確定風險較多問題，同時有利于實現(xiàn)信息化工作氛圍的建設(shè)，不斷為事業(yè)單位檔案管理信息化培養(yǎng)可用的人才，解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實際困難，全面提高事業(yè)意念檔案信息化建設(shè)有效性，有效消除設(shè)備不足，人員水平較低等實際問題影響。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化的路徑

3.1 加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)

現(xiàn)代事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的信息化目標，充分發(fā)揮出檔案管理工作的實際價值，就必須加強專業(yè)的檔案管理人才隊伍建設(shè)，注重結(jié)合事業(yè)單位信息化發(fā)展的需求，不斷引進專業(yè)的信息技術(shù)人才，這樣才能促進事業(yè)單位不斷開發(fā)完善自主性、智能性和個性化較強的專業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)。特別是在隨著事業(yè)單位承擔的社會職能越來越明晰，工作范圍與工作量不斷增加，事業(yè)單位檔案管理信息人員的壓力也必然增大，只有注重加強專業(yè)檔案管理隊伍的建設(shè)，才能更好滿足檔案管理工作的需求。例如，應(yīng)當以信息技術(shù)人才為基礎(chǔ)，組建綜合性較強的檔案管理專業(yè)團隊，全面提高基層事業(yè)單位檔案管理人才的科學配置。同時加強對信息技術(shù)人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握前沿專業(yè)知識，提高信息化檔案管理操作的能力。做好具體信息技術(shù)檔案管理人員的考核工作，全面的測評檔案管理人員的信息技術(shù)和日常工作能力水平，圍繞著其工作的得失，為信息化檔案管理人員找出發(fā)展的空間。

3.2 完善檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃

提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，不僅要依靠專業(yè)的信息化技術(shù)人才，同時還要制定完善的信息化檔案管理發(fā)展規(guī)劃，注重把檔案管理工作納入到具體的事業(yè)單位發(fā)展計劃當中，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況逐步的開發(fā)檔案管理信息化建設(shè)。首先，充分考慮事業(yè)單位現(xiàn)有的信息化建設(shè)水平，根據(jù)事業(yè)單位信息化運行環(huán)境建設(shè)情況，科學的配置事業(yè)單位檔案管理的信息化設(shè)施設(shè)備。其次，注重信息化檔案資源的共享，發(fā)揮基層各部門在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的重要作用，實現(xiàn)信息資源的共享，發(fā)揮信息資源的共公效益，不斷提高事業(yè)單位信息資料的共享性，為事業(yè)單位信息檔案發(fā)展提供靈活有效的空間。第三，加強事業(yè)單位檔案管理自主軟件的開發(fā)，根據(jù)事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)的使用需求，不斷加強相關(guān)專業(yè)軟件的設(shè)計與智能化開發(fā)。

3.3 完善信息化的管理模式

促進事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，必須按照國家的相關(guān)建設(shè)標準和要求，主動推動事業(yè)單位檔案管理向著信息化方向發(fā)展。注重在基層單位自覺落實信息化檔案管理的任務(wù)目標，按照國家和地方頒布的各項標準，注重形成基層事業(yè)單位檔案管理信息化體系，發(fā)揮出出各部門在檔案管理信息中的檔案收集、整理、鑒定、檢索與編碼等具體的工作。同時實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的信息化共享，注重利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的遠程傳遞和數(shù)據(jù)分析。加大電子檔案的保護工作力度，形成完善的防火墻或局域網(wǎng)體系，這樣才能達到檔案數(shù)據(jù)資源的共享目標。

4 結(jié)論

做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，必須從信息化發(fā)展的大趨勢著眼，科學審視事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上有效引進信息化設(shè)備，配齊必要的檔案管理信息化人員，切實做好具體的檔案管理工作。

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