事業單位檔案管理信息化建設的路徑

王崇

摘 要：做好事業單位檔案管理信息化建設工作，必須科學審視當前事業單位檔案管理問題，按照事業單位檔案管理信息化需求，找出有效的建設路徑。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

本文圍繞著事業單位檔案管理信息化建設存在的人才、制度與設施設備方面的問題，探討有效的事業單位檔案管理方式，全面提高事業單位檔案管理信息建設效果。

1 事業單位檔案管理信息化的問題

1.1 缺乏專業信息人才

事業單位檔案管理正在向著信息化的方向發展，由于缺乏專業的信息技術人才，導致事業單位檔案管理信息化建設滯后，不能滿足信息化使用檔案的需求。檔案管理人才始終是事業單位人才建設工作的弱項，目前事業單位普遍存在著信息化檔案人才匱乏，現有檔案管理人員信息化能力不足的問題，而且缺乏科學完善的引進信息化專業技術人才的機制，引進信息人才的難度較大。而且，事業單位檔案信息化人才的培養機制不足，現有的機制不利于信息化人才有效的掌握前沿知識，影響了事業單位信息化人才的發展，無法根據事業單位信息人才的真實需求進行有效培訓。盡管對事業單位信息人才的建設日益重視，但是現有信息人才的工作責任心不強，由于缺乏成熟的信息化工作環境，導致信息化人才無有武之地，因此影響了事業單位檔案管理信息化人才的發展。

1.2 傳統檔案管理模式占主導

當前事業單位仍以傳統的紙制檔案管理模式為主導，雖然日益重視使用信息化的管理方式，也引進了部分信息化的檔案管理工作的設施設備，但是從事業單位檔案管理的理念上、做法上、管理制度體系方面仍然從紙制檔案出發，沒能體現出信息時代檔案管理工作的高效性與個性化，沒能充分的開發出檔案的使用價值。目前事業單位檔案管理人員仍習慣運用手工操作的方式，檔案管理人員的主要經歷仍放在紙制檔案的制作上。而且檔案管理運行的制度仍是紙制的檔案資料為主，沒能充分的發揮信息檢索系統的實際作用，缺乏必要的推廣使用信息化檔案系統的機制，事業單位檔案管理機制在收集、制作與存儲的過程中仍圍繞著紙制資料運行。而且檔案管理系統開發不足，事業單位現有的檔案管理系統與行業聯系不緊密，特別是在非技術性的事業單位，檔案管理軟件系統普及的速度更慢，沒能充分的發揮出檔案管理系統的價值。

1.3 檔案管理系統運行不流暢

事業單位建立起信息化檔案管理系統的較少，能夠充分發揮信息系統作用的事業單位更少，雖然不少事業單位完善了檔案數據資源的電子化存儲，但是還沒能形成流暢的檔案運行體系，檔案數據信息仍然無法發揮實踐指導作用。例如，不少事業單位檔案管理電子化系統還存在著盲區，不少事業單位正在使用的檔案管理系統缺乏行業針對性，特別是上級部門的硬性規定下，事業單位目前普遍運行著人事編制檔案管理系統，業務檔案管理系統，財務數據檔案系統等不同規模的檔案系統，這些系統各自分屬不同的體系，檔案管理軟件之間缺乏必要的聯系，相互之間的數據不能借鑒使用，而且系統之間的移植性相對較差，不僅提高了檔案管理人員的難度，而且不利于發揮出數據信息的價值。而且事業單位檔案管理信息系統很難與辦公自動化系統進行有效銜接，因此不能智能化的自主收集信息數據，影響了檔案管理工作的質量與效率。

2 事業單位檔案管理信息化的原則

2.1 安全穩定原則

提高事業單位檔案管理信息化水平，必須注重提高事業單位檔案信息的安全性和穩定，注重在數據信息準確的基礎上，為事業單位開發良好的檔案運行環境。因此，必須注重加強信息穩定性，注重在開發檔案管理系統的同時加強安全建設，注重運用局域網、防火墻和殺毒軟件等進行安全保衛。同時提高事業檔案系統的登錄建設，設定不同的登錄級別，形成有效的訪問管理要限，這樣才能全面科學的約束具體人員的操作行為，保證檔案管理的有效性。注重使用當前有效的口令管理、動態認證等方式，加強對相關人員的身份識別，這樣才能保證安全的使用相關設備。事業單位檔案管理開發必須采用穩定的建設方式，注重加強底層制度建設，加強具體的培訓，保證檔案系統操作人員遵守基本規則。

2.2 循序漸進原則

事業單位檔案管理信息系統的開發是項系統性較強的工程，必須注重采用循序漸進的原則，注重根據事業單位檔案管理的實際需要和現有實力進行建設，這樣才能在分步實施的總規劃下，做到采用分小步走的策略，降低信息化管理的難度，從而不斷的向信息化的目標靠攏，同時有效的避免事業單位在信息化建設過程中存在的資金投入較大，檔案管理收益較慢，面臨的不確定風險較多問題，同時有利于實現信息化工作氛圍的建設，不斷為事業單位檔案管理信息化培養可用的人才，解決事業單位檔案管理信息化建設的實際困難，全面提高事業意念檔案信息化建設有效性，有效消除設備不足，人員水平較低等實際問題影響。

3 事業單位檔案管理信息化的路徑

3.1 加強專業人才隊伍建設

現代事業單位實現檔案管理的信息化目標，充分發揮出檔案管理工作的實際價值，就必須加強專業的檔案管理人才隊伍建設，注重結合事業單位信息化發展的需求，不斷引進專業的信息技術人才，這樣才能促進事業單位不斷開發完善自主性、智能性和個性化較強的專業檔案管理信息系統。特別是在隨著事業單位承擔的社會職能越來越明晰，工作范圍與工作量不斷增加，事業單位檔案管理信息人員的壓力也必然增大，只有注重加強專業檔案管理隊伍的建設，才能更好滿足檔案管理工作的需求。例如，應當以信息技術人才為基礎，組建綜合性較強的檔案管理專業團隊，全面提高基層事業單位檔案管理人才的科學配置。同時加強對信息技術人員的培訓，使檔案管理人員掌握前沿專業知識，提高信息化檔案管理操作的能力。做好具體信息技術檔案管理人員的考核工作，全面的測評檔案管理人員的信息技術和日常工作能力水平，圍繞著其工作的得失，為信息化檔案管理人員找出發展的空間。

3.2 完善檔案事業發展規劃

提高事業單位檔案管理信息化建設水平，不僅要依靠專業的信息化技術人才，同時還要制定完善的信息化檔案管理發展規劃，注重把檔案管理工作納入到具體的事業單位發展計劃當中，根據事業單位的實際情況逐步的開發檔案管理信息化建設。首先，充分考慮事業單位現有的信息化建設水平，根據事業單位信息化運行環境建設情況，科學的配置事業單位檔案管理的信息化設施設備。其次，注重信息化檔案資源的共享，發揮基層各部門在事業單位檔案管理信息化建設中的重要作用，實現信息資源的共享，發揮信息資源的共公效益，不斷提高事業單位信息資料的共享性，為事業單位信息檔案發展提供靈活有效的空間。第三，加強事業單位檔案管理自主軟件的開發，根據事業單位檔案信息系統的使用需求，不斷加強相關專業軟件的設計與智能化開發。

3.3 完善信息化的管理模式

促進事業單位檔案管理信息化的發展，必須按照國家的相關建設標準和要求，主動推動事業單位檔案管理向著信息化方向發展。注重在基層單位自覺落實信息化檔案管理的任務目標，按照國家和地方頒布的各項標準，注重形成基層事業單位檔案管理信息化體系，發揮出出各部門在檔案管理信息中的檔案收集、整理、鑒定、檢索與編碼等具體的工作。同時實現檔案數據資源的信息化共享，注重利用互聯網實現檔案數據信息的遠程傳遞和數據分析。加大電子檔案的保護工作力度，形成完善的防火墻或局域網體系，這樣才能達到檔案數據資源的共享目標。

4 結論

做好事業單位檔案管理信息化建設工作，必須從信息化發展的大趨勢著眼，科學審視事業單位檔案管理的現狀，在此基礎上有效引進信息化設備，配齊必要的檔案管理信息化人員，切實做好具體的檔案管理工作。

參考文獻

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