檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理原理的運(yùn)用之研究

趙改平

摘 要：文章結(jié)合檔案管理原理和檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必要性，從系統(tǒng)管理、整分合、反饋機(jī)制、檔案現(xiàn)代化管理保護(hù)等方面具體分析檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的應(yīng)用，旨在更好的促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)，提高對(duì)檔案資源的利用率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；原理；應(yīng)用

檔案是我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，是國(guó)家文化軟實(shí)力的重要表現(xiàn)。檔案是一切管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是指在原有檔案管理基礎(chǔ)上，借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)打造全新的檔案管理工作模式。現(xiàn)代化檔案管理的內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理自動(dòng)化、多媒體技術(shù)、檔案管理多樣化等。在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展下，應(yīng)用檔案管理原理管理檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，符合信息時(shí)代下對(duì)檔案管理的要求。

1 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義

第一，現(xiàn)代化檔案管理模式符合社會(huì)發(fā)展要求，是信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展體現(xiàn)，對(duì)提高檔案管理工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化管理起到了重要的作用。第二，現(xiàn)代化檔案管理能夠促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠反作用于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，進(jìn)行促進(jìn)社會(huì)全面發(fā)展。第三，現(xiàn)代化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的保護(hù)。現(xiàn)代檔案管理工作能夠通過(guò)一系列檔案管理系統(tǒng)、檔案管理軟件來(lái)完善檔案信息的錄入、篩選、儲(chǔ)存、借閱等保護(hù)工作。和以往的檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理借助最新信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大量檔案信息的電子化管理，并采取有效的措施保證各類(lèi)檔案信息的安全有效。

2 檔案管理原理

檔案管理是一項(xiàng)檢驗(yàn)檔案管理工作人員工作耐心、細(xì)心、責(zé)任心的工作，需要得到相關(guān)人員足夠的重視。檔案管理操作具體被劃分為多個(gè)階段，各個(gè)階段的工作存在密切的關(guān)聯(lián)。檔案管理原理具表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理原理包含多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，其中，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)用最具現(xiàn)實(shí)意義的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是指應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。管理標(biāo)準(zhǔn)是采取合理合法的方式進(jìn)行檔案管理。第二，統(tǒng)一化。檔案管理統(tǒng)一化表現(xiàn)在按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。對(duì)于分段檔案要保證管理的無(wú)漏洞、無(wú)偏頗。第三，簡(jiǎn)化。檔案管理簡(jiǎn)化是指在不影響檔案正常應(yīng)用情況下將一些繁瑣的檔案管理細(xì)節(jié)簡(jiǎn)化處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化、簡(jiǎn)潔化、條理化發(fā)展。

3 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理原理的運(yùn)用

3.1 檔案系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是檔案管理原理的基礎(chǔ)，主要是指在檔案管理過(guò)程中將所有檔案管理工作內(nèi)容匯聚成一個(gè)整體，并通過(guò)對(duì)內(nèi)容的劃分來(lái)進(jìn)一步規(guī)劃?rùn)n案管理工作，減少檔案管理過(guò)程中一些不必要的繁瑣，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理原理在現(xiàn)代化檔案管理中的應(yīng)用要求檔案管理人員打破自己原有分割式的管理模式，形成一個(gè)系統(tǒng)化的檔案管理思想，在整體觀念下來(lái)對(duì)檔案系統(tǒng)開(kāi)展管理，提高檔案管理效率。

3.2 整分合原理

相關(guān)管理專(zhuān)家提出，在了解一件工程的操作流程和降低劃分為一個(gè)個(gè)小的要素之后需要對(duì)各個(gè)要素進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐帕薪M織管理，從而提高管理工作效率。可見(jiàn)，在充分了解事物發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，將整體劃分為多個(gè)部分，通過(guò)協(xié)調(diào)進(jìn)一步發(fā)揮出各部門(mén)要素的最大效益。現(xiàn)代化檔案管理，高效率的檔案管理工作需要在整體中進(jìn)行合理分工操作。這一操作也被稱(chēng)作是“整分合原理”。在整分合原理的作用下將檔案管理工作劃分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和編研等幾個(gè)方面，不斷提升檔案管理效率。

3.3 反饋原理

現(xiàn)代化檔案管理的重要性在很大程度上取決于檔案本身的社會(huì)應(yīng)用價(jià)值。因此，現(xiàn)代化檔案管理需要對(duì)信息輸出產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等進(jìn)行全面的反饋，通過(guò)多方面的反饋分析來(lái)分析檔案管理工作的作用。同時(shí)，通過(guò)檔案反饋管理還能夠讓相關(guān)人員進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問(wèn)題，從而有針對(duì)的進(jìn)行有效的檔案管理。

4 檔案現(xiàn)代化管理保護(hù)

4.1 加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案資料的保護(hù)

現(xiàn)代化檔案管理的主體包括電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種。紙質(zhì)檔案比電子檔案的管理難度較大，且這種檔案管理方式所產(chǎn)生的價(jià)值也更加豐富。為此，相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化紙質(zhì)檔案管理資料的保護(hù)，具體需要做好以下幾方面工作：首先，現(xiàn)代化檔案管理人員需要做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化錄入操作，根據(jù)紙質(zhì)檔案記載資料實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案內(nèi)容的保護(hù)、管理。其次，現(xiàn)代化檔案管理單位需要進(jìn)一步明確和完善紙質(zhì)檔案資料條例和保護(hù)原則，規(guī)范紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容、規(guī)范，從而提高紙質(zhì)檔案管理工作效益。紙質(zhì)檔案還需要做好對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)工作的監(jiān)督和保護(hù)，對(duì)各項(xiàng)紙質(zhì)材料進(jìn)行歸類(lèi)、記錄。最后，現(xiàn)代化檔案管理需要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作的保護(hù)，采取有效的措施來(lái)減少外界因素對(duì)紙質(zhì)資料管理的干擾。

4.2 加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料的保護(hù)

首先，電子檔案資料保護(hù)需要對(duì)電子檔案的多項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃管理，做好電子檔案的歸檔記錄。其次，做好對(duì)電子檔案保存磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)工作，定期清理電子檔案光盤(pán)，提高電子檔案光盤(pán)的實(shí)際應(yīng)用性。在應(yīng)用電子檔案光盤(pán)的時(shí)候需要將其放置在合理的位置上，從而有效避免電子檔案光盤(pán)應(yīng)用過(guò)程中可能出現(xiàn)的摩擦和劃痕。再次，對(duì)存放在計(jì)算機(jī)電子系統(tǒng)中的檔案資料設(shè)置相應(yīng)的密碼。先進(jìn)的檔案管理單位還可以應(yīng)用最新的指紋識(shí)別方式來(lái)做好對(duì)電子檔案的保護(hù)。最后，電子檔案管理單位還需要定期檢查電子檔案的磁盤(pán)和光盤(pán)，保證電子檔案資料的應(yīng)用質(zhì)量。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，有效的檔案管理能夠更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，為了更好的促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展，需要應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理原理來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，革新檔案管理工作理念，應(yīng)用科學(xué)的方式進(jìn)行檔案系統(tǒng)管理、整分合管理、反饋管理。同時(shí)，現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)過(guò)程中還需要對(duì)檔案資料的有效保護(hù)和管理，減少外界因素對(duì)檔案管理的不利影響，保證檔案信息的質(zhì)量和安全有效，從而更好的發(fā)揮出檔案信息對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)作用。

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