探究辦公室文書檔案收集及歸檔工作管理

宋茜

摘 要：辦公室文書檔案收集及歸檔工作作為檔案管理的重要組成部分，在辦公室的日常辦公中具有重要意義，也是為了更好的配合其他部門順利完成工作。本文以辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作為研究對(duì)象，為如何更好的優(yōu)化辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作提供一些建設(shè)性意見以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案；收集管理；歸檔

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，辦公室文書檔案管理工作越來越受到人們的重視，作為檔案管理的重要組成內(nèi)容，他對(duì)與其相關(guān)的工作人員提出了更高的要求。文書檔案收集與歸檔作為一項(xiàng)集服務(wù)與技術(shù)性并存的工作，其作用在各個(gè)單位都得到了很好的發(fā)揮，并獲得了改革單位的充分肯定，然而在實(shí)際工作工程中，檔案收集與歸檔工作仍存在著一些問題，為了讓檔案管理發(fā)揮更好的作用需對(duì)其弊端進(jìn)行研究分析并提出相應(yīng)的解決措施，從而提升檔案本身質(zhì)量，從而為更好的使檔案得到科學(xué)、合理的利用。

1 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在的意義

在辦公室日常管理工作中，為處理各種各樣的事務(wù)就不可避免的與其他組織、個(gè)人產(chǎn)生聯(lián)系與交流，而這些聯(lián)系與交流的主要方式就是利用文案、信函實(shí)現(xiàn)，這些統(tǒng)一被稱作文書檔案。對(duì)文書檔案的收集管理與歸檔作為我國事業(yè)單位最基礎(chǔ)的工作，其工作的好壞與否直接關(guān)系到組織與組織之間、個(gè)人與組織之間、個(gè)人與個(gè)人之間能否產(chǎn)生準(zhǔn)確的信息傳遞，從而做好形影的事務(wù)工作，因此辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在具有重大意義，也是為我國各事業(yè)單位能否順利開展各種工作的保障。文書檔案主要用于記錄事業(yè)單位在發(fā)展過程中提出的重要的指示、決策、通知、會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)等，例如事業(yè)單位如需要做出重大決策或查詢相關(guān)數(shù)據(jù)信息都會(huì)參考相關(guān)的檔案資料，其中以會(huì)議記錄內(nèi)容、請示批復(fù)與審批結(jié)果等檔案最為重要，因此辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作在某種程度上決定著事業(yè)單位的發(fā)展方向，對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。

2 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在的問題

由于辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作所具有的高技術(shù)性與服務(wù)性所致，相關(guān)工作人員在對(duì)其進(jìn)行日常管理工作過程中難免會(huì)出現(xiàn)問題，因此要及時(shí)對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析研究，才能夠避免類似的錯(cuò)誤再次發(fā)生從而影響正常的辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作。

2.1 工作人員缺乏對(duì)文書檔案管理重視程度

思想意識(shí)決定實(shí)際行動(dòng)，如果對(duì)某一件事務(wù)工作在其思想上對(duì)其就不夠重視，那么自然難以勝任其工作，從而出現(xiàn)各種各樣的問題。在過去的檔案管理工作過程中，相關(guān)的檔案收集與歸檔工作人員就對(duì)其工作重視程度不夠高，從而使辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作的效果并不理想。由于工作人員對(duì)文書檔案統(tǒng)一管理意識(shí)較差，只對(duì)一些重要的“紅頭文件”進(jìn)行細(xì)致管理，而對(duì)其他普通的編號(hào)文件缺乏必要的關(guān)注度，從而大大影響了檔案管理工作整體的效率與質(zhì)量，導(dǎo)致事業(yè)單位在做重大決策查詢資料時(shí)，往往發(fā)現(xiàn)相關(guān)檔案“找不到了”，或檔案關(guān)鍵內(nèi)容出現(xiàn)破損，無法過去有效信息，這時(shí)候再去追究工作人員責(zé)任已為時(shí)已晚。正是因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)文書檔案管理重視程度不夠高，使得對(duì)文書檔案的查詢難度大大提升，無法有效的為事業(yè)單位提供良好的決策支持，最終影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2 工作人員缺乏對(duì)文書檔案科學(xué)管理力度

隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的需求，但工作人員并沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，缺乏對(duì)文書檔案科學(xué)管理力度，對(duì)其檔案管理工作并沒有做到及時(shí)的調(diào)整與規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理文件資料丟失或缺損。例如在實(shí)際工作過程中對(duì)檔案管理模式?jīng)]有做到科學(xué)的規(guī)范與調(diào)整，目前很多重要的資料仍以文字形式存檔，缺乏對(duì)電子檔案的收集與經(jīng)驗(yàn)；在檔案收集與歸檔的具體流程中沒有做到規(guī)范化處理，文件資料亂扔亂放，隨意擺置，沒有進(jìn)行及時(shí)的整理與歸檔；文檔資料數(shù)據(jù)真實(shí)性欠缺，有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)為應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查，模仿抄襲近幾年資料數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致文檔資料具體數(shù)據(jù)真實(shí)性與實(shí)際數(shù)據(jù)脫節(jié)，從而影響決策的準(zhǔn)確性與嚴(yán)謹(jǐn)性。最后就是檔案的連續(xù)性與完整性不夠完好，相關(guān)的文件資料經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)斷章、斷頁，有的甚至連單位落款公章都沒有，使檔案資料不能夠體現(xiàn)其完整性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.3 工作人員缺乏對(duì)文書檔管理與收集全面性

一份完整的檔案資料收集與歸檔需要各方面的支持與幫助，同時(shí)也需要很多時(shí)間與精力完成這項(xiàng)工作。因此在實(shí)際的檔案收集與回檔中，會(huì)出現(xiàn)檔案管理資料收集不全面的現(xiàn)象。而一份正確決策的下達(dá)需要參考各方面的檔案資料，只有相關(guān)檔案資料齊全，才能保證決策的準(zhǔn)確性與范圍性，才能使決策落實(shí)到方方面面，從而使問題得到完美解決?，F(xiàn)實(shí)中由于相關(guān)檔案資料來源錯(cuò)綜復(fù)雜，需要進(jìn)行全面的收集與核查才能完成檔案的收集與回檔，在收集過程中若不小心將重要的檔案資料遺留在其他部門，會(huì)對(duì)工作人員的工作強(qiáng)度與難度造成進(jìn)一步的影響。另一方面，有的事業(yè)單位檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職，因此缺乏足夠的時(shí)間來對(duì)檔案進(jìn)行收集與管理，在經(jīng)驗(yàn)上也并不專業(yè)。綜合各種原因，最終市檔案的收集與歸檔資料做的并不夠全面。

3 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作解決措施

針對(duì)辦公室檔案管理收集與歸檔出現(xiàn)的問題，要提出有效的解決方案，使問題得到妥善解決與處理，從而保證整個(gè)檔案管理工作都能夠順利進(jìn)行，其具體解決措施如下：

3.1 對(duì)工作人員在思想與能力上進(jìn)行培訓(xùn)與強(qiáng)化

有關(guān)事業(yè)單位要重視起檔案工作人員的培訓(xùn)管理工作，首先在思想上要加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的教育，提升工作人員的對(duì)檔案資料的重視程度與敏感程度，加強(qiáng)工作人員的管理意識(shí)，在思想上重視起來，才能保證在行動(dòng)上有所改變。對(duì)于管理能力差的工作人員要進(jìn)行有針對(duì)性的知識(shí)講解與技能培訓(xùn)，使其能夠行動(dòng)跟的上思想，從而提升整體工作人員的思想素質(zhì)。

3.2 進(jìn)一步完善文書檔案收集預(yù)歸檔的相關(guān)管理規(guī)定

在思想上進(jìn)行強(qiáng)化同時(shí)，還要輔以相關(guān)管理規(guī)定上的約束，在文書檔案收集預(yù)歸檔的相關(guān)管理規(guī)定上要進(jìn)一步明確其細(xì)節(jié)問題，例如文書檔案收集時(shí)間、保管期限、整理歸檔時(shí)間、審核時(shí)間等，使相關(guān)檔案管理工作人員在明確的指示與規(guī)定下工作，從而保證工作人員不會(huì)鉆“制度漏洞”，防止檔案私自截留現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，進(jìn)一步開展檔案數(shù)字化信息化工作，使文書檔案收集與歸檔變得更加方便、快捷。

3.3 對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)一步創(chuàng)新

傳統(tǒng)的文書檔案收集與歸檔管理模式存在一定的檔案文件完整性不全的問題，因此相關(guān)事業(yè)單位要對(duì)其管理模式進(jìn)行整改與創(chuàng)新，第一步，文檔管理工作人員要進(jìn)一步加強(qiáng)與檔案相關(guān)的各部門的溝通與聯(lián)系，對(duì)要收集的檔案從其歷史性與連續(xù)性有一個(gè)詳細(xì)的了解，從而保證在真正進(jìn)行收集過程中有一個(gè)充足的準(zhǔn)備，確保檔案的完整性與連續(xù)性，其次要強(qiáng)化對(duì)檔案人員的專業(yè)性管理，拒絕出現(xiàn)“兼執(zhí)性質(zhì)工作人員”，確保工作人員時(shí)間的充裕性與合理性，最后要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，解決工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)出現(xiàn)的人工收集失誤，從而保證文書檔案的工作能夠開展的更加順利。

4 總結(jié)

綜上所述，進(jìn)行辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作是一個(gè)復(fù)雜且充滿技術(shù)性的過程，為事業(yè)單位順利開展指導(dǎo)工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，本文通過對(duì)辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作分析與探索，針對(duì)其出現(xiàn)的問題提出一系列解決改進(jìn)措施，從而使辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作充分發(fā)揮其服務(wù)性作用，推動(dòng)事業(yè)單位平穩(wěn)快速的發(fā)展。

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