醫療機構專業技術人員檔案管理創新策略

秦婭玲

摘 要：目前由于種種原因，專業技術人員檔案管理存在著一些問題，管理人員需要優化檔案管理的方法。本次針對醫療機構專業技術人員檔案管理存在的問題進行分析，提出了優化檔案管理的方案，這套方案是可以為未來檔案信息化打下良好基礎的。

關鍵詞：醫療機構；檔案管理；信息技術

隨著計算機技術的發展，人們開始應用無紙化的方式開展檔案管理工作，當前醫院機構的專業技術人員檔案也應用了電子檔案的方式記錄，應用信息化的方式進行管理。目前由于種種原因，這些檔案管理存在著一些問題，管理人員需要優化檔案管理的方法。

1 當前醫療專業技術人員檔案管理現狀及其存在的主要問題

1.1 檔案的索引問題

當前醫療機構專業技術人員檔案管理的方法為將人員進行分類，然后依分類及順序對工作人員的檔案進行編號，將來人們要查找檔案的時候就依編號進行查找。這種管理方法存在的弊端為醫院在編號以前，可能未做好相應的規劃。等到醫療機構人事發生變動以后，如果依以前的方法開展檔案管理，已經不夠科學；如果用新的方法重新索引編號，又存在重新索引工作量大的問題。

1.2 檔案的質量問題

當前由于種種原因，檔案管理人員沒有準確的、全面的采集專業技術人員的資料，導致專業技術人員的資料存在缺失的問題。比如有些專業技術人員的資料很詳細，人們可以通過檔案資料完整的了解該專業技術人員的情況；另一些專業技術人員的資料則是殘缺不全的，人們根本無法從檔案中了解人員的信息，這類檔案是沒有價值的檔案。檔案記錄質量的問題給醫院開展人事管理工作帶來了困難。

1.3 檔案的更新問題

當前醫療機構沒有特別重視檔案的更新。比如檔案管理人員沒有定期更新檔案的計劃，也不了解當前的檔案是在幾天前更新過的。因為沒有計劃及相應的記錄，帶來檔案管理人員的更新工作隨意興大的問題。通常是管理人員獲得了新資料后就更新檔案，沒有獲得新資料就不更新檔案，而不會主動的、定期的采集數據。

2 醫療機構專業技術人員檔案管理創新策略

2.1 使用信息技術，進行檔案的集中管理

紙質檔案存在管理困難、管理成本高的問題。管理人員要應用計算機技術，把檔案電子化，應用電子化檔案技術開展工作。比如現有一檔案，編號為974321，如果應用紙質化的管理方法，管理人員要把它重新分類，就要做大量的管理與記錄的工作，而如果應用電子檔案的技術，那么現在管理人員可重新給它編號00543216，然后建立兩份檔案的關聯。人們點擊編號00543216的檔案時，實則打開了編號為974321的檔案。要開展電子檔案管理的工作，管理人員就要建立一套標準化的工作方案，比如管理人員要建立標準化的編號方案、開發電子檔案模式等。結合信息技術，開展集中化管理，可以避免檔案發生差異化的問題。

2.2 加強檔案管理平臺的構建，促進檔案管理的有效性

如果電子檔案的更新全部由檔案人員來完成，那么可能會存在信息滯后的問題，醫院要信息信息技術共享數據，讓數據能實時更新，提高檔案管理的效率。比如醫院要建立一個數據共享平臺，平臺上將分類共享數據。其中檔案管理人員握有檔案管理的全部權限，其它相關部門的工作人員握有調閱、更改查看與本部門工作有關檔案的權限。現在人事部門的工作人員更改了專業技術人員的檔案后，檔案管理人員將立即得到信息更改的推送通知，管理人員可即時核時資料，然后將被核實過的資料同步更新到紙質檔案中；如數據存在問題，管理人員可立即與人事部門的工作人員溝通，修正相關資料。醫院建立數據共享平臺，強化數據實時更新，可發揮數據共享的優勢，降低檔案管理人員采集數據的負擔。

2.3 重視智能化技術的應用，提高檔案管理的優勢

過去，人們普遍應用EXCEL表格、WORD文檔來存儲數據，這類軟件要求人們手動完成檔案管理，管理的效率不高。比如人們在應用EXCEL表格時，雖然可以以更新時間為索引的依據，卻不能即時索引出檔案內容，假如人們要按專業技術人員的工具來索引，或者按專業技術人員的所屬部門來索引等，都存在困難。醫院要開發相應的工作模板，為智能化、批量化管理檔案做好準備。醫院可開發一套檔案索引軟件，該索引軟件負責記錄檔案的關鍵詞：姓名、性別、技術特長、工齡、所屬部門等信息，然后將索引文檔與與之相關的全部文檔關鏈起來，人們需要調用檔案時，可以先找到索引文檔，再根據關鏈找到相應的文檔。

3 醫療機構專業技術人員檔案管理的未來發展趨勢分析

未來，檔案管理的趨勢為集成化、共享化、遠程化的管理。集成化，是指將來醫院會建立一套集成化的檔案管理方案，檔案管理人員可依照集成化的要求，標準、規范、批量化的開展管理。共享化，是指未來桉案會成為醫院共享的數據，人們要從檔案中提取需要的信息，開展醫院的工作，應用共享化的方式，可以避免工作人員進行冗余化的溝通，從而提高工作開展的效率。遠程化，是指隨著信息技術的發展，人們可以應用遠程化的方式接受及管理信息，比如管理人員可在家中應用手機設備了解檔案管理的情況，并向計算機下達管理的指示。當前，醫院不僅要看到目前檔案管理的問題，還要了解檔案管理未來發展的趨勢，為信息化的檔案管理工作打下工作基礎。

4 總結

本次針對醫療機構專業技術人員檔案管理存在的問題進行分析，提出了優化檔案管理的方案，這一方案不僅能解決當前管理存在的問題，還能為未來開展信息化檔案管理工作打好基礎。

參考文獻

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