關于檔案管理信息化優化措施探討

摘 要：本文首先分析了檔案管理信息化的概念，然后分析了事業單位檔案管理信息化的措施：強化事業單位的管理；完善事業單位的監督機制；強化檔案管理的硬件設施；全方位提升事業單位管理人員的素質。

關鍵字：檔案；信息化；措施；實踐

伴隨著我國人口的增多，檔案管理工作的重要性日益明顯。但是當前諸多的單位機構使用的仍然是傳統的檔案管理工作模式，并不能滿足人口日益增多的要求。為了能夠滿足當前人口增多帶來的信息化加強的需求。檔案管理信息化逐漸提升，并且檔案管理信息化的建設和發展能夠給管理工作帶來諸多的變化和機會。為了能夠提升管理的效率和工作發展的空間，諸多隱患都需要排除，并且加強檔案管理工作人員的現代化的工作意識，由此，才能夠把握檔案管理工作中的機遇，提升檔案管理的效率。

1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化的主要目標便是為了能夠使檔案進行合理的管理與利用，并且整個管理的過程之中能夠融入并且應用現代化的信息技術和手段。現代化的手段比如網絡、計算機通信技術、圖文編排技術，以及進行檔案資料的科學化管理工作等，能夠實現良好的安排和配置，并且進行資源的共享。

將傳統的紙質檔案轉化為數字形式以及信息形式處理的檔案，能夠快速的存儲和共享。與此同時，此種管理方式能夠方便信息管理人員的工作，提升管理人員的工作效率。

首先，信息技術在我們生活之中應用的越來越多，并且我們生活之中處處有著信息技術的應用。各項信息技術的活動開展都離不開信息技術的支持。

其次，信息化的檔案管理工作能夠更快以及更加有效率地推動檔案的分類以及信息的檢索和整合，由此，能夠建立我們新時代的檔案管理的標準。在強大的資料庫的原有基礎之上，進行檔案管理的細致備份和存儲，防止因為一些客觀原因使得檔案管理受到損失。

2 深化事業單位檔案管理信息化的策略

（一）強化事業單位信息管理

為了能夠推動事業單位檔案管理信息化的進程。首先，需要提升我國檔案管理人員的認識，必須從認識本質出發，提升我國檔案管理人員的信息意識，加強管理人員對于檔案管理的重視。對檔案管理人員進行嚴格的培訓，并且在事業單位的檔案管理人員之中實現不定期的培訓和教育，提升管理人員的信息獲取、鑒定與評估的能力。管理人員各項專業能力的提高，也可以保障在檔案管理工作中能夠 發揮自身價值，使檔案管理工作得到保障。深化檔案信息化管理，需 要始終貫徹信息化管理理念，使人們認識到信息手段的重要性，并 接受新的檔案形式轉變，支持檔案工作發展。

（二）擴充事業單位的檔案管理信息資源，提升檔案管理的硬件建設

檔案管理的硬件建設的目的便是能夠提升事業單位的信息化的重要前提。由此，在信息化的檔案管理之中，應該大量應用計算機、數據庫以及網絡等硬件設施，投入到工作之中，進而保證信息化建設的暢通。硬件是電子檔案的存儲的重要載體。對于龐大的電子檔案管理的工具而言，進行信息的存儲，能夠降低不必要的風險。

（三）完善事業單位檔案信息化的監督制度

強有力的監督制度能夠保證事業單位管理內部的制約和管理，但是，在其法律法規的規定范圍之中，無法保證工作人員的積極性和主動性，進而保證檔案管理的信息安全。事業單位要充分利用單位內部的監督與 單位外部的監督，使兩者相互結合，相互補充，相互合作，及時準確地發現檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯誤的做法，這樣可以確保建設一個高效、安全的檔案管理信息化的系統。

（四）全方位提升檔案管理人員的素質

伴隨著信息化時代的到來，事業單位的檔案管理工作為了能夠實現現代化，必須加強檔案管理人員掌握信息化的檔案管理的方法和技能的培養，并且多方面培養檔案管理的人才，提升人才的工作素質和能力，并且，成為檔案管理人員的主要的內容。事業單位應該定制人員培訓的內容和模式，并且多方面結合管理人員的培訓知識結構，提升檔案管理人員的管理業務水平。為事業單位的每個工作人員提供必要的服務。 同時檔案管理工作的數字化要結合傳統的檔案管理工作的方法， 使兩者相互補充， 相互共存，共同發展。

3 結束語

伴隨著我國社會經濟水平的速度加快和提升，需要認真分析我國事業單位檔案管理之中的信息化問題，并且充分了解我國事業單位管理的信息化模式，進而順應市場規律，促進事業單位檔案管理的平穩發展。

參考文獻

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作者簡介

王珺（1986-），女，漢族，山西省長治市，業務管理科科員，碩士研究生，山西省太原市食品藥品檢驗所，研究方向：國際商務。endprint