規范中職學校圖書采購的管理與核算之我見

周佟

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）09-00-01

中職學校是培養面向社會各行各業諸如生產、服務與管理等第一線實踐技能型專業人才的重要陣地，而圖書館又是為學校的資料信息中心，是為教育、教學和教育科學研究服務的機構，同時還是學生的第二課堂。目前圖書館的任務主要有兩項：一是堅持“讀者第一、服務之上”的理念，通過提供優質服務豐富廣大讀者的文化生活；二是根據現代職業教育發展之需要，及時更新與補充專業書籍和各種圖書資料等。其中更新或補充各種圖書資料就成為圖書管理工作的重中之重，更新或者補充圖書資料的主渠道就是外購。

中職學校外購圖書資料必須遵守《政府采購法》、《中等職業學校圖書館規程》等相關法規制度規定：中等專業學校應重視館藏建設的投資，每年的資料購置費應不少于全校教育事業費的3%；學校應從計劃外收入中提取適當比例作為購置資料的費用；每年要剔舊、更新圖書，一般每年新增圖書比例應不少于藏書標準的1%。因此中職學校在采購圖書資料時，既要滿足政府采購法等相關法律的要求，又要滿足本校專業設置需要以及不斷提升的讀者文化生活水平的需要；為此必須從采購與會計處理等兩個方面對圖書資料的采購行為加以規范。

一、規范圖書采購的管理

首先，各中職學校應科學編制圖書采購預算，并列入教育部門預算。其次，凡是達到或超過當地政府制定的采購限額的必須通過政府采購中心進行圖書資料的采購；否則可根據相關法律法規自行組織采購。不論是否達到采購限額均與供應商簽訂《圖書采購合同》，通過現場采購或其他方式進行采購；再次組織驗收，驗收合格后，填制《××縣（市、區）政府采購圖書采購項目驗收記錄》交財會部門；財會部門根據批準的采購預算、圖書采購合同和《驗收記錄》辦理采購款項的支付，并進行相應的賬務處理。

二、規范圖書采購的會計核算

財會部門在對圖書采購業務進行賬務處理時應區分以下幾種情況：

1.以財政資金采購圖書的業務

對于達到當地政府規定采購限額及以上的圖書資料的采購，必須通過政府采購中心進行，但會計處理相對簡單，因為該類型的采購所需經費全部由同級財政部門撥付，故財會部門可憑《事業行政單位政府采購招投標中標通知書》、《采購合同》、《××縣（市、區）政府采購圖書采購項目驗收記錄》、《事業行政單位政府采購集中支付撥款申請書》、《事業行政單位政府采購收支轉賬通知書》以及《發貨票》等有關資料登記有關賬目。

借：事業支出--財政補助支出--基本支出--其他資本性支出--專用設備購置

貸：公共財政預算撥款（政府性基金預算撥款）--基本支出--職業教育--中專教育

零余額賬戶用款額度

同時，

借：固定資產--圖書

貸：非流動資產基金--固定資產

對于圖書采購過程中發生的相關費用，比如差旅費、運輸費用等應采用公務卡進行結算，并根據差旅費報銷單等相關憑證登記相關賬目。

借：事業支出--財政補助支出--基本支出--商品與服務支出--差旅費等

貸：零余額賬戶用款額度

銀行存款

關于中職學校會計制度的執行問題：按照財政部的規定，中職學校應該執行《中小學校會計制度》，但有些地區的財政部門要求中職學校執行《事業單位會計制度》，因此各中職學校應按照當地財政部門規定的會計制度對圖書采購業務進行會計核算。

2.以自有資金采購的圖書業務

中職學校運用自有資金采購圖書資料，也應遵守圖書采購的相關規定。財會部門屆時可憑《采購合同》、《圖書采購項目驗收記錄》以及《發貨票》等有關資料登記有關賬目。

借：事業支出--其他資金支出--基本支出--其他資本性支出--專用設備購置

貸：銀行存款

同時，

借：固定資產--圖書

貸：非流動資產基金--固定資產

【圖書采購實例】某中等職業學校2016年度計劃采購圖書資料費50萬元，財政部門批復的采購預算為30萬元，其余20萬元由學校自有資金解決。2016年5月通過政府采購中心的招投標程序確定了供應商，簽訂了《圖書采購合同》。采購合同顯示，供應商以78折的優惠價格并在合同簽訂之日起30日內供貨，且承擔相關人員的采購費用。通過現采，實際采購各類圖書15000冊，碼洋641025元，6月18日辦理了驗收手續。相應的賬務處理如下：

（1）6月1日應由學校負擔的20萬元的采購資金匯入采購中心賬戶：

借：其他應收款--政府采購款--自有資金--圖書采購項目 200 000

貸：銀行存款 200 000

（2）圖書驗收入庫后，憑政府采購中心開具的“政府采購支出轉賬通知書”和購貨發票、驗收單等有關憑證：

借：事業支出--財政補助支出--基本支出--專用設備購置 300 000

事業支出--其他資金支出--基本支出--專用設備購置 200 000

貸：公共財政預算撥款--基本支出--職業教育--中專教育300 000

其他應收款—政府采購款--自籌資金--圖書采購項目200 000

同時，

借：固定資產--圖書 500 000

貸：非流動資產基金--固定資產 500 000

實際工作中，如果采購任務沒有全部完成，待收到退回的余款時，借記“銀行存款”，

貸記“其他應收款—政府采購款--××采購項目”科目。如果超額完成采購任務，超額部分應從學校自有資金中進行解決，因此補劃政府采購資金時，借記“其他應收款—政府采購款--××采購項目”科目，貸記“銀行存款”科目。

另外，圖書館應單獨設立資產會計崗位，并明確其職責范圍，隨時登記圖書資料的增減變動情況。對于采購的圖書資料，資產會計應根據供應商提供的清單和驗收單，按照每種圖書資料的書名、編著者、出版單位、版本、定價、頁碼、裝幀、來源等逐項在《圖書管理臺賬》中進行登記。

三、圖書采購工作中應注意的問題

由于目前圖書供應市場競爭激烈，民營書刊發行企業的迅猛發展，國有新華書店壟斷圖書市場的格局被打破，但它們為了各自的利益，有時會發生既競爭又聯合，有時會嚴重偏離誠信經商的底線；甚至發生相互勾結欺騙采購者的現象等等；另外有些中職學校仍存在著內部控制機制不健全、合同的簽訂與履行不規范、政府采購監督力度不夠等問題。為此在圖書采購工作中應注意以下問題：

首先，各中職學校應建立健全圖書采購內部控制機制，明確圖書管理的關鍵崗位及其職責、嚴格授權批準制度；建立健全圖書采購的績效評價機制，切實提高圖書的采購質量。

其次，在簽訂《圖書采購合同》之前應對供應商的資信程度進行調查，慎重選定供應商。針對目前圖書市場存在的問題，政府采購中心作為主管政府采購的服務機構應對圖書市場進行廣泛的調查，對參與招投標供應商的資格進行認定，并在進行招投標時，慎重選擇入圍供應商，也即實行準入制度。中職學校在采購圖書資料時，不論是否采取政府采購方式，均應在具有主管部門認可準入資格的供應商中進行選擇；在簽訂合同之前，應慎重權衡供應商的資質、信譽、服務、性價比等相關情況，理性地選擇供應商。

再次，應指定專門的機構或人員對整個采購過程進行嚴格監督，借以確保圖書資料的效用。眾所周知，由于圖書資料是一種特殊商品，雖然也屬于大宗購買，但因其品種多、復本少、來源廣，任何一個供應商都無法真正滿足一個圖書館或一次采購的需求；針對這種情況，中職學校應加強與政府采購中心的溝通，嚴格按照政府采購法等相關法律法規的規定進行采購，堅決杜絕只注重政府采購形式而不注重圖書效用的不合理現象；對圖書采購過程中發生的違法、違規現象，除對相關人員進行批評教育外，應追究其相關責任；對那些有不規范行為的中標者，政府采購中心應嚴格督促其按照采購合同和《技術標準和服務要求承諾》的要求履行合同，切實做到保障或維護采購者的合法利益。endprint