企業離廠人員檔案管理現狀及對策

王芬娥

企業離廠人員主要是指企業因破產、關閉、合并、轉產等原因而解除或終止勞動合同的人員，還有部分是開除、辭職等原因離開企業的人員。離廠人員基本上屬于失業人員，做好這部分人員的檔案保管及服務工作，為他們提供保管檔案、接續社會保險關系、辦理退休等各項勞動事務代理服務，是維護其合法權益的切實保證。

通過筆者多年來管理原西安鋼鐵廠的破產檔案，發現離廠人員的檔案管理現狀主要表現在以下兩個方面。

一是部分離廠人員沒有向社會辦理移交個人檔案，致使檔案長期放置在原企業，影響辦理個人養老金和退休等事宜。按規定企業與職工解除或終止勞動合同后，應很快將經過失業保險經辦機構確認失業保險待遇資格，然后密封檔案及有關材料送達有管轄權的勞動就業服務機構。可目前西鋼公司還保管了原西安鋼鐵廠破產后好多離廠人員的檔案，除大部分解除勞動合同的人將自己的檔案轉交到相關的人才中心保管外，一部分離職離廠人員因聯系不上，其本人也不與企業聯系，致使檔案長期存放在新公司檔案室。由于有的可能在外自謀職業，沒有時間與企業聯系，長期不辦理檔案移交，耽誤了領取失業金甚至造成檔案無法移交到就業中心。有的員工是在工作期間被開除離廠的，認為開除人員要檔案沒有用，卻不知國家利民政策對這些人早有了新的辦法，只要在企業上班超過三年的自己繳夠15年的養老保險金都可以享受退休發放養老金的待遇。有的離廠失業人員不知道新政策或者不想來取檔案，檔案一放就是幾十年，當涉及到交保險或者退休時發現工齡及工種有問題才想起自己的檔案。這時候來找檔案，無形中使自己的利益受到了損失。

二是接收單位對轉入的離廠人員檔案沒有仔細核查檔案材料是否齊全。近年來，到企業來尋找本人檔案材料的離廠人員特別多，大多數都是要退休了發現檔案材料不齊全才前來企業查找自己相關的檔案材料。主要缺的檔案材料是進入企業的證明和相應的工作年限，還有就是工種不符合實際。由于轉出檔案時間太久，加上對方有的把回執函也發了回來，所以原企業一般視同檔案材料齊全轉出。現在事隔十多年又說缺材料，原則上新的管理檔案按規定是不查找的。但為了這部分人的利益，不管什么原因導致檔案材料不全，檔案人員還是竭盡全力幫其查閱。有的檔案里工種體現不了的，就要從工作那年起開始查找工資表，每年至少要查兩到三個月的工資表，查到后還要拿到勞動局讓工作人員確認。如果按原來檔案法會計憑證保管期限15年的話，好多工資表都該銷毀了，好在新的企業為原廠職工著想，把上世紀80年代到現在的工資表都保存著。由于過去沒有計算機管理軟件，全部工資表又都是紙質的，加上時間太久，許多工資表的紙張都很薄脆，稍微揭碰就出現了破損。但是為了解決原西鋼廠遺留的問題人員，檔案人員每次還是為前來辦理檔案補全手續的人竭誠服務。

針對新的公司轉型等各方面檔案使用比較頻繁，為了公司新的發展，也為了離廠人員的自身利益，針對目前企業出現的這種情況，筆者認為應該做好如下對策，才能既不影響離廠人員的利益，又不影響新的企業檔案管理工作。

一是企業可以通過報紙電臺微信等傳播渠道想辦法通知離廠的人員，讓其在有限的時間里全部辦理檔案轉出手續，因為原西安鋼鐵廠已經破產十多年了，離廠人員的檔案早就應該放在就業服務機構了，早一點通過早一點轉出，對失業人員來說有可能早一點找到合適的工作，減緩社會和家庭的壓力，對企業來說，減輕管理檔案的空間和經費，也可以把檔案管理人員工作向新企業的發展對檔案進行開發利用上來下功夫。近年來鋼材市場的不景氣導致企業在不斷深化改革，向新的方向轉型，檔案工作也在不斷創新，挖掘檔案信息資源并開發利用，為企業發展提供有利的信息資源數據，讓企業更好地發展下去。

二是勞動就業服務機構接收檔案時，應進行核對登記，經審查無誤后辦理接收手續。按規定接受離廠人員檔案的單位在接到檔案時一定要及時查清最主要的三樣檔案材料。一是進企業的相關證明，比如派遣證、招工表等；二是定級轉正表，也就是員工進企業后工作一段時間轉正的工資定級表；三是離開企業證明，一般就是解除合同書或者企業開除文件，總之就是什么原因離開企業的。最年近來西鋼公司檔案室查這三樣的人特別多，按理這不關離廠人員自己的事，主要是因當時接收檔案單位的管理人員沒有核對查實到，導致一些離廠人員退休時缺這三樣東西辦不了退休。勞動就業服務機構的人只要告知他們檔案材料不全，這些人就紛紛跑到原企業托管的新公司尋找檔案材料。來查檔案的一些人認為是現在的管理檔案人員的失誤態度十分惡劣，其實時間過去了那么長，原來企業的檔案管理人員已經退休，接替的也不一定知道當時的情況。也有接收單位的責任，如果當初失業人員的檔案不全，接收單位完全可以不接受可立即返回原企業，那樣原來的檔案人員就會完善他們的檔案。現在事隔這么多年來再回頭查找過去的檔案就不是那么容易，特別是過去沒有經計算機管理的許多檔案，加上企業在改制的過程中經過了許多機構的管理，檔案人員也換了，讓很快從這些原來的破產檔案里找到相關材料也是有困難的。檔案材料不全到底是當時原企業的檔案管理人員的失誤還是接收單位工作人員的失誤，現在無需爭論，盡快盡早找到解決離廠人員檔案問題才是上策。

離廠人員是社會體系中的一部分成員，做好他們的檔案工作，一方面為其的再就業和未來退休提供有利證據，另一方面維持了社會利益。因此，加強對離廠人員檔案的管理，對改善民生，促進社會主義和諧健康發展具有十分重要的現實意義。

（作者單位：陜西龍鋼集團西安鋼鐵有限公司）endprint