論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

李淑偉

【摘要】文秘和檔案管理有著相似的管理模式，但是在實際的工作中，兩者還是有著細微的差別，兩者在銜接的過程中難免會有不規范的現象出現，所以，一個工作人員在兼顧兩項工作的同時是會出現一些問題。通過深入研究兩者的關系，要規避一些不規范行為，高效運用檔案和文秘的關系，實現辦公室文秘與檔案文書工作的高效配合。

【關鍵詞】文秘工作；檔案工作；文檔一體化

現階段，是經濟信息時代，計算機網絡發展迅速，辦公室也在實行自動化，充分利用計算機配合工作，大大提高了工作效率，同時也減少了一定的人力資源，這就導致許多企事業單位不單獨設立檔案管理的工作人員，會把這一部分的工作讓辦公室行政人員進行兼顧，過去傳統的管理模式是將文秘工作與檔案管理工作分開進行的，目前，要將兩者合并一體化，勢必會出現一些問題和不適應，如何把兩項工作有效結合和兼顧，實現文秘和檔案管理一體化，是企事業單位所面臨的挑戰和難題。

一、辦公室文秘工作和檔案文書管理的定義

（一）辦公室文秘工作的定義。作為辦公室的文秘，簡單理解就是領導的助手，負責傳達上級的指令和相關信息，還要幫助上級領導起草文書，整理文件，來協助領導完成工作和決策，對于文秘來說，跟文件打交道，起草、整理、傳達文件，并且要及時處理好相關文件，完整地保管好文件，最大程度發揮公文的重要性并且有效推進，更好地為上級領導服務，文秘是一項實踐工作，在單位中起著協調的作用，要有高度的政治覺悟和對于職業的道德水平，要有保密意識，對于重要的文書要高度重視并且保密。

（二）檔案文書管理工作的定義。檔案文書管理工作，主要是對單位內部的檔案進行收集和管理，并且把資料和相關文書分類整理立卷并且妥善保管，工作的主體是文書、會計、人事的相關資料，文書檔案室記錄政務活動的檔案，是比較常見的檔案管理類型，是集中統一管理好管轄范圍內的各種檔案，保障檔案的完整和安全，大力開發檔案信息資源，進而為領導決策和單位的各項事務工作提供科學的依據。

二、文秘工作與檔案管理工作有效結合的意義

（一）提高工作效率，加強辦公人員的素質水平。辦公室的行政文秘崗位，在單位內部起著銜接和輔助的作用，是單位內部一個重要的崗位，文書檔案管理人員不僅要對文件進行歸檔分類處理，還要能夠及時為領導提供資料，準確提供查詢服務，對于企業內部的信息了然于心，工作量有所增加，這就要求辦公室的文秘工作人員提高工作效率，并且還要有較高的職業素質才能夠得以勝任，文秘工作室對資料的整理與歸檔，檔案管理工作是對文秘工作成果的一個管理和應用，如果兩者能夠相互結合，能夠增加文秘工作人員的涉獵范圍，激勵他們認真工作，并且不斷提高專業素養和知識，在工作的環節上保證連貫性，節約銜接上浪費的時間，會在一定程度上提高工作效率。總之，文秘工作與檔案工作是相互關聯的，兩者一體化可以提高工作的時效性，提高文秘工作的質量，為檔案管理奠定有利基礎。

（二）提高公文質量和檔案管理的質量。現如今，在現代的管理模式下，現代的企業文秘工作和檔案工作都已經網絡化，運用計算機可以減少工作的時間，提高工作效率，是以機器為主，人工為輔助，充分利用計算機、打印機等一些多媒體的電子設備，辦公室逐漸的自動化，節約大量的勞動力，工作上也方便不少，減少了錯誤的發生，文書工作和檔案管理的結合提高了數字計算機的準確率，提高公文質量和檔案管理的質量。

三、文秘工作和檔案管理工作兼顧出現的問題

文秘工作與檔案管理工作在業務上有著一定的相似之處和密切關聯，但是根本上還是有區別和不同，因為兩者在實際的工作中處于一個載體上，所以一般單位不設置專職檔案人員，由文秘人員兼顧，又要保證質量，在這個過程中會出現以下問題。

（一）檔案管理意識淡薄。在一個企業中，文秘工作人員是領導的有力助手，是企業中不和忽視的崗位，眾多的公文中要整理，以至于文秘人員忽略了對于檔案的處理，檔案管理意識比較淡薄，沒有真正以檔案的高標準來規范公文處理，首先對于文件的原稿件保存不當，對于資料的歸檔不夠規范，查找起來比較麻煩，其次對于緊急情況下傳真的文件，工作人員沒有謹慎處理，要重新打印一遍再存檔，這樣可以減小字跡的不清晰程度，最后文件的編碼錯誤，分類不明確，編碼出現重號，既影響了公文的質量，又不符合立卷對檔案的要求。

（二）檔案范疇把握不準。從表面上看，檔案管理的對象是文書，但是檔案的管理工作在實際生活中范疇廣泛，內容多種多樣，包括會計的年度憑證，各種影像資料，重要的單位以往的文件等等，兩者的兼顧，會使檔案管理人員側重對于文書檔案的歸檔，忽略了其他資料，作為辦公室文秘人員，對于紅頭文件在檔案的管理上與一般的普通資料并無區別，也沒有做特殊的編號，這樣嚴重影響了文件的質量，對于檔案的范疇把握不準，往往會造成檔案分散和片面，查閱起來比較困難。

四、文秘工作和檔案管理工作有效結合的對策

（一）規范公文格式和文書歸檔。公文格式的規范與否，字跡是否清晰，直接影響了檔案管理與文書管理的一體化結合，文秘工作人員在對文書進行起草的時候要謹慎，嚴格按照國家規定的格式進行調整和編寫，保證文書的規模無誤，細節上比如紙張的大小、字體的顏色方方面面都要注意，版記是文秘工作和檔案管理工作銜接的重要標記，在發展文檔一體化中起著非常重要的作用，這就要求文秘工作人員要重視，要準確無誤地標記出文件的印發部門和打印時間，并且做好相關的一些記錄，流轉后立卷歸檔，文書格式規范化的實現有助于文書檔案管理規范化程度的提高。

（二）加強文檔一體化建設。伴隨信息化建設進程的持續推進，文檔一體化建設工作逐漸被提上日程，越來越多的企業開始加大文檔一體化的建設力度，積極引進各種自動化的電子辦公設備，文檔一體化的建設能夠為企業文秘工作與檔案管理工作的快速有效融合提供便利的條件，營造良好的環境，企業應該加強對計算機的應用，建立檔案管理信息管理系統，將文秘歸檔的各類文件都儲存到平臺里，這樣可以方便各部門查詢檔案信息，實現文檔的一體化運作。

五、結束語

文秘工作和檔案管理工作在企業里占有至關重要的地位，對于企業的長期發展有著一定的促進作用，與日常的工作管理內容密切相關，歸檔是文秘工作的重要步驟，對于文秘工作進行一定的歸納匯總，為后續的檔案管理工作也是一個基礎，總之企業將文檔一體化，合二為一，就要對于二者同時兼顧，并且有效地結合和運用，找到兩者的關聯點，避免出現問題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發展。

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