淺談文件中心與機關檔案室的職能對比

李宏

【摘要】針對目前存在的文件中心或將取代機關檔案室這一趨勢，本文將文件中心與機關檔案室的性質與職能進行了對比，并且對機關檔案室在工作實際中暴露出的弊端以及文件中心更符合時代的潮流之處進行了分析，論證了文件中心應該取代機關檔案室。

【關鍵詞】文件中心；機關檔案室

聯合國教科文組織對文件中心的定義是：“文件中心是在檔案行政機關領導之下，對各種不同行政機構的半現行文件進行經濟保管和提供利用，并在這些文件被銷毀、處理之前進行系統鑒定的機構”。這一定義比較富有彈性，并未明確定義文件中心是文件機構還是檔案機構，由于各個國家的理念不同，對于檔案這個概念的界定也不盡相同。“美國把在承辦機關和文件中心保存的各種文件材料統稱為文件，只有送檔案部門永久保存的文件，才稱檔案”。而在我國，大多數處于半現行階段的文件就已經開始被當作檔案來管理，甘肅省永靖縣在上世紀80年代創立的第一個文件中心，2002年9月深圳市成立的文件中心和2003年7月珠海市成立的文件中心，其性質都是在檔案行政部門的領導下對其他機構移交而來的現行、半現行文件進行管理的機構，這些文件中心在建立的同時便會取代機關檔案室來發揮職能。在檔案事業發展的過程中究竟有沒有必要用文件中心來完全取代機關檔案室呢？下面就對此做一對比研究。

一、文件中心與機關檔案室性質與職能的比較

機關檔案室是機關內部的組織機構，主要保存本機關內部產生的文件與檔案，服務對象是本機關內部。與之相對應，文件中心是在檔案行政機構領導下的處于形成單位和檔案館之間的機構，文件中心保存其他機構移交而來的文件，服務的對象不僅包括產生文件的機構，還面向全社會，這些就是兩者間的明顯差異。

文件中心與機關檔案室又有一定的相似性：兩種機構都是在半現行文件向檔案館移交或進行銷毀之前進行暫時保存的機構，其保管對象有一致性；兩種機構的都具有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案的職能。正是由于這兩者的基本性質不同但保管對象及管理職能又有相似性，決定了兩者無需同時設立。通過下面的內容我們可以了解機關檔案室現存的弊端以及文件中心在哪些方面更加順應時代潮流。

二、機關檔案室暴露的弊端及文件中心的優勢

不可否認，在設立之初，檔案室的作用還是很明顯的，但隨著新形勢下機關檔案室發展滯后，一些弊端也逐漸暴露了出來：首先，設置過多過于分散造成了資源上的浪費。在機關檔案室設置之初并未考慮機構的大小與地位的高低，將其設置的多且分散，這樣不僅不利于發揮資源的聯動效益，也使現在一些較小的機關或者基層單位檔案數量及業務量很少，大多數時候檔案崗位由文書部門來兼顧，檔案室單獨設置已經在很大程度上造成了資源的浪費。其次，機關檔案室工作效率較低。正因為機關檔案室在一些較小的機關或者基層單位中的地理比較偏遠，所以基層檔案人員得不到重視，崗位的人員流動性很大，基本上是處于一種“年年搞培訓，年年是新人”的狀況，導致了培訓經費開銷大，也使檔案工作質量存在著不小的問題。再次，開放程度差。由于機關檔案室主要為機關內部服務以及一些復雜的因素，其工作開展仍然很保守，對于公眾來說，若想享受到機關檔案室的服務并不是一件容易的事，這就導致社會各界對于現行文件和半現行文件的利用需求得不到滿足，檔案的第二價值很難充分發揮。

與之相比，文件中心顯然更符合時代的潮流，具有很明顯的優勢：第一，組織更加集約。文件中心的設立將現行的檔案管理方式由分散轉向了集約，這樣不僅減少了經費開支，為黨和國家組織機構瘦了身，也使工作開展更連貫。第二，工作更加高效。管理人員的專業性更強，人員業務水平有了保障，再加上文件中心的集中統一管理，這些條件可以確保文件中心提供優質高效的服務。第三，開放程度更高。文件中心的服務對象不僅是形成文件的各個機構，而且也面向社會各界，公眾能夠查詢到需要的現行文件和半現行文件，這樣不僅有助于滿足社會需求，同時也將檔案的第二價值發揮到最大化。

三、結論

隨著近年來信息化建設的加速，文件中心逐漸發揮“電子文件中心”和“信息中心”的功能，在實現信息資源共享需要的同時，也和政務信息的公開相輔相成，這讓文件中心表現出了更多的時代性，真正與時代發展的潮流相得益彰，這也成為了文件中心應該取代機關檔案室這一觀點最有力的支撐。當然，以目前的狀況來看，全面普及文件中心也還需要一定時間，一方面是由于現有體制的限制，另一方面，文件中心該設置在何處？是否應該取代所有現存的機關檔案室？這些都是仍然值得商榷的問題。

【本文系2016年度國家檔案局科技項目計劃“企業數字檔案館規范化建設及開發利用”（批準號：2016-X-04）系列研究成果之一】

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