數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

左章靜

【摘要】數(shù)字檔案存儲非常方便，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。不過在數(shù)字檔案管理工作中也存在很多問題，這對數(shù)字檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的制約，只有盡快解決這些弊端，才能促進數(shù)字檔案管理的進一步發(fā)展。本文將簡述當前數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀，并有針對性地提出切實可行的解決對策。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案；管理；對策

近年來，計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)發(fā)展速度越來越快，對檔案實現(xiàn)了數(shù)字化管理，在各種新的載體下，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。數(shù)字檔案管理具備眾多優(yōu)勢，利用網(wǎng)絡(luò)進行連接，可以實現(xiàn)資源的共享，能夠促進信息的交流，攜帶也非常方便，在各個領(lǐng)域中得到了非常廣泛的應用，未來有著廣闊的發(fā)展前景。

一、數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）技術(shù)有待完善。在數(shù)字檔案管理過程中，數(shù)字化技術(shù)運用時間還不夠長，雖然在很多地方為人們生活帶來了方便，不過由于技術(shù)不成熟，還缺乏足夠的經(jīng)驗與借鑒資源，造成其技術(shù)還有待進一步完善，使用期間也必然出現(xiàn)很多問題。數(shù)字化技術(shù)主要以計算機為基礎(chǔ)，現(xiàn)階段我國計算機水平還不是很成熟，有很多地方都需要進行改善。由于計算機容易發(fā)生各類問題，會影響存儲在計算機中信息的安全性，會導致檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問題。一些單位儲存的檔案信息具有極高的價值，這對數(shù)字檔案管理的機密性提出了很高的要求，不過由于存在著技術(shù)不完善的情況，導致不能有效保障其機密性。

（二）管理體系不夠完整。為促進數(shù)字檔案管理更好地發(fā)展，需要建立起完整的管理體系。不過現(xiàn)階段數(shù)字檔案管理工作中頻繁出現(xiàn)安全問題，大多是管理體系不夠完整所致。在數(shù)字檔案管理工作中，缺乏較為完善的管理方法，這樣在管理的過程中容易出現(xiàn)各種問題，如錄入錯誤、操作不規(guī)范及系統(tǒng)崩潰等，為數(shù)字檔案管理工作帶來了不利的影響。

（三）儲存載體安全性不強。與傳統(tǒng)檔案管理方式不一樣，數(shù)字檔案管理信息儲存方式非常特殊，不再將信息記錄在紙上，而是在計算機中儲存檔案，通過數(shù)字形式呈現(xiàn)出來。不過數(shù)字檔案儲存有很多缺陷，尤其是其脆弱性特點，會對檔案造成毀滅性打擊。數(shù)字檔案載體本身十分脆弱，如U盤、光盤等，極易發(fā)生遺失與損壞等。此外，數(shù)字檔案載體更新比較頻繁，必須在最新設(shè)備中進行保存，否則將出現(xiàn)安全問題。

二、加強數(shù)字檔案管理工作的對策

（一）提升專業(yè)技術(shù)水平。數(shù)字檔案管理要求非常嚴格，管理工作中不能發(fā)生過失與錯誤，否則將導致出現(xiàn)難以挽回的損失。因為，要想提升數(shù)字檔案管理工作成效，必須提升專業(yè)技術(shù)水平。對數(shù)字檔案管理者而言，必須做好信息保密的工作，為確保檔案信息的絕密與安全，需要采用信息加密技術(shù)，為儲存在計算機中的信息給予多重保護，避免發(fā)生竊取的情況。此外，為提升數(shù)字檔案的安全性，還要設(shè)計相應的認證程序，利用一些特殊的密語，對檔案查閱權(quán)限進行控制。為避免密語被他人獲取，還要設(shè)置防火墻進行阻擋，提升保護的效果。

（二）建立完善的管理體系。做好數(shù)字檔案管理工作，能夠保證將檔案應有的價值體現(xiàn)出來，對此需要建立完善的管理體系，提升數(shù)字檔案管理效果，這樣才能獲得最大化的利益。為建立完善的管理體系，需要從數(shù)字檔案管理工作實際情況出發(fā)，充分考慮各方面的因素，通過管理體系約束數(shù)字檔案管理工作，這樣才能提升管理工作效率，為數(shù)字檔案的利用提供方便，并能夠避免數(shù)字檔案發(fā)生遺漏、丟失等問題，保證其完整性、真實性和準確性。

（三）提高數(shù)字化檔案利用率。數(shù)字檔案的優(yōu)勢非常明顯，如方便、快捷等，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能相比的。數(shù)字檔案傳播、查詢和使用都非常快捷，需要重視提升數(shù)字檔案的利用率，確保將其作用最大限度發(fā)揮出來。從實際情況來看，網(wǎng)絡(luò)資源利用率還不夠高，應盡快采取有效的措施，如要盡快建立檔案電子化系統(tǒng)工程，加強對系統(tǒng)的總體設(shè)計，合理進行配套設(shè)備選型，加快檔案管理軟件的開發(fā)與利用，并做好檔案整理、錄入、備份及安全等工作。對于查詢與共享要求的提升，對檔案管理系統(tǒng)設(shè)備來說，要選擇雙服務器設(shè)備，同時做好雙備份，設(shè)置好查詢系統(tǒng)，確保資源能夠得到共享。

（四）培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才。數(shù)字檔案管理是一項技術(shù)性較強的工作，對管理人員的要求也很高，需要其盡快掌握更多的先進知識，提升技術(shù)水平，才能滿足數(shù)字檔案管理工作的需要。對此，需要加大對檔案管理人員的培訓教育力度，幫助他們掌握更多的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，能夠熟練操作各種信息化設(shè)備，如計算機、打印機、復印機、掃描儀等。對檔案管理人員而言，也要切實引起重視，充分意識到學習的重要性，能夠主動學習數(shù)字檔案管理相關(guān)知識，從而更好地勝任崗位工作，不斷提升數(shù)字檔案管理水平。這樣才能保證數(shù)字檔案的完整、齊全，為今后的利用提供方便。

三、結(jié)語

總之，隨著社會的快速發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步，檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了數(shù)字化，讓信息資源得到了共享，并能夠高效進行查詢與使用?；诖?，我們要在思想上引起高度的重視，做好數(shù)字檔案管理與利用工作，加快數(shù)字檔案網(wǎng)站建設(shè)，規(guī)范各項工作標準。這樣才能有效提升數(shù)字檔案管理水平，將各種檔案資料的價值真正體現(xiàn)出來。

【參考文獻】

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