強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略與思考

鄒麗敏

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位在飛速擴(kuò)張的同時(shí)，人事檔案管理也變得愈發(fā)重要起來。當(dāng)今時(shí)代是個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，因此事業(yè)單位的人事檔案也應(yīng)打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，走向人事檔案電子化管理之路。本文將對事業(yè)單位使用人事檔案電子化管理的好處進(jìn)行簡要的分析，并對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略加以闡述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；電子化管理；策略與思考

檔案是信息資源的重要組成部分，它聯(lián)系著過去、現(xiàn)在和未來。并且現(xiàn)代化的人事檔案有極大的高效性和便民性，可以不受時(shí)間、空間、大小的限制，通通經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)儲存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，方面后期的查找工作，使人事檔案電子化管理人員的工作時(shí)間得到極大的縮短，工作效率得到顯著的提升。

一、事業(yè)單位人事檔案電子化管理的好處

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸提高，被社會中的各行各業(yè)廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強(qiáng)自身與新型信息技術(shù)的融合，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理當(dāng)中，注重應(yīng)用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化的管理。

人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點(diǎn)。在檔案管理中融入電子化的技術(shù)手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應(yīng)用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張限制，都存儲于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且進(jìn)行檔案的傳遞時(shí)，電子化檔案更加方便快捷，省時(shí)省力。

此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當(dāng)中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項(xiàng)，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現(xiàn)代化的事業(yè)單位中得到廣泛的應(yīng)用。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略

（一）事業(yè)單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業(yè)單位檔案管理實(shí)質(zhì)上是一件比較復(fù)雜的工作，完善對事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制是保障事業(yè)單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，完善人事檔案管理機(jī)制，明確檔案的儲存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的壯大，事業(yè)單位中各部門也呈多元化的發(fā)展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個(gè)部門之間需要借鑒人事檔案時(shí)，應(yīng)做到及時(shí)登記注明，以免發(fā)生電子信息錯(cuò)亂或者丟失的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位不要盲目借鑒其他事業(yè)單位的管理方法，要針對自己單位的特點(diǎn)，建立一套屬于本單位特有的事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制。

（二）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業(yè)單位必須要加大重視程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維理念，如果高層領(lǐng)導(dǎo)都不重視這個(gè)理念，那么即使人事檔案員有這樣的認(rèn)識，也會因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)設(shè)備或者相關(guān)人員的支持而無法實(shí)現(xiàn)合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責(zé)任心，否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立明確的賞罰機(jī)制，對人事檔案管理者起到激勵(lì)作用，避免人事檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進(jìn)行，甚至?xí)o整個(gè)事業(yè)單位帶來不利影響。所以要引發(fā)人事檔案管理者的工作熱情，使他們認(rèn)識到自己的部門不是可有可無的，是對事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用的。事業(yè)單位人事檔案的管理者也應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，成為符合事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進(jìn)行信息查找時(shí)，能夠迅速找到。在工作出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)修復(fù)和改正，并給出建設(shè)性意見。

（三）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對人事檔案管理的科技創(chuàng)新。對人事檔案管理進(jìn)行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進(jìn)行人事檔案管理，將事業(yè)單位內(nèi)部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案年限過長導(dǎo)致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲存空間、便于快速查找等，使得事業(yè)單位資料與事業(yè)單位發(fā)展的步調(diào)一致。在運(yùn)用新科技進(jìn)行人事檔案管理的同時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)注意人事檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設(shè)備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運(yùn)行。同時(shí)各部門之間要注重溝通，做到資源共享。

三、結(jié)束語

在社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展之下，科技信息化時(shí)代已經(jīng)到來。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該緊跟新時(shí)代的步伐。人事檔案管理部門需要高素質(zhì)綜合型人才，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)該對人事檔案管理部門加以關(guān)注，積極迎合新時(shí)代背景下的總體發(fā)展趨勢，創(chuàng)新改革，才能使人事檔案管理部門為事業(yè)單位的發(fā)展奉獻(xiàn)出自己的一份力量。

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