探究檔案管理工作的重要性

徐頻

【摘要】隨著社會經濟的不斷發展，單位的檔案管理工作越來越重要。在新時期環境下，檔案管理工作也在不斷的積極完善中，但是仍然存在很多問題。另外，很多單位并沒有對檔案管理工作給予一定的重視，沒有意識到檔案管理工作的重要性。因此，本文將探究檔案管理工作的重要性，使單位能夠順利開展各方面工作。

【關鍵詞】檔案管理 重要性

近幾年，檔案管理無論是對職工還是對單位都具有積極地促進作用，檔案能夠記錄一個人從學校到社會的每個階段，能夠直接反映職工的人生狀態。這對職工自身以及用人單位而言，都具有重要的影響。加強檔案管理工作，能夠充分將檔案管理工作的實際價值發揮出來。

1檔案管理工作的社會價值

我國檔案管理工作在單位中具有特殊的社會屬性，并且在我國已經形成了主要的檔案管理制度，檔案管理無論是對個人還是對單位而言，都具有重要的作用，并且檔案管理工作也在一定程度體現了社會價值。這就必須要求人們要重視這一社會價值，保證單位的檔案管理工作人員能夠意識到檔案管理工作的實際價值，這樣才能使工作人員在實際工作中能夠對檔案管理工作的相關原則進行有效的掌控，從而做好單位中的檔案相關管理工作。

檔案管理工作所具備的社會價值主要體現在檔案中有關職工的學歷信息、工作時間以及個人基本信息等，檔案已經是對個人的人生經歷詳細的寫照，并能為用人單位提供有效的信息資料，使其能夠對用人單位有一定的參考作用。另外，個人檔案能夠為職工的升職以及優厚工資待遇提供有力的依據。用人單位在對內部員工進行升職加薪過程中，也不能僅僅是依靠員工自身的業績以及工作的表現能力，還要參考員工檔案中的基本信息以及入職時間等，以此來作為員工調級的根據與標準。所以，檔案管理工作具有重要的社會價值。

2檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作能夠有序開展，可以有效衡量單位的管理水平以及員工自身的業績。檔案能夠完整記錄單位在發展中的成果，為分析單位的業績以及發展提供有力的依據。隨著我國經濟的快速發展，不斷完善檔案管理工作，及時更新檔案管理理念，學習先進的檔案管理手段，使其能夠全面、準確的反映單位的實際經營狀況以及發展成果。

檔案管理工作與單位的實際經營進行有機結合，直接能夠影響單位資源的有效配置及模式，并且能夠決定單位的未來發展，能使單位更好的經營發展，更好的實現經營戰略目標，提高檔案管理工作效率具有重要的影響。因此，單位在進行檔案管理工作中，做好相關的工作，對全面發展經濟社會、單位在競爭激烈的經濟市場中的長久發展具有實際性的意義。

3檔案管理工作的開展

3.1制定合理的檔案管理制度

檔案具備多樣性，如電子檔案、紙質檔案、文書檔案以及業務檔案，因此，在進行檔案管理中，要進行合理、規范的管理。各單位可以根據《檔案法》為基礎，然后結合本單位的實際情況有針對性的展開檔案管理工作。第一，便是提高硬件建設的力度，有專門存放檔案的庫房，并要有專門的工作人員進行管理，庫房要定時進行打掃，并制定人員進出要求，最大程度保證檔案的安全；第二，創建檔案管理工作網絡系統，并派遣專門負責管理的工作人員進行制度的制定，然后加強管理工作；第三，在實際進行檔案管理工作中，對一些歸檔的資料信息，要保證之間存在一定的歷史聯系，然后對其進行有效的分類管理，使其提高其利用率。

3.2做好文書與電子文件的處理工作

工作人員在進行檔案管理工作中，文書的處理工作與檔案管理工作有一定的區別，但是文書作為檔案管理工作的基礎，所以兩者具有緊密的聯系。提高系統思維意識，標準、規范的處理文書工作。在網絡信息背景下，電子文件作為檔案管理工作重要的組成部分，電子文件與傳統文件具有很大的區別。電子文件在進行保存中，需要脫機保存，一般情況下，電子文件通過磁盤進行保存，這便需要對磁盤的質量進行把控，保證檔案保存的質量。另一方面，在對磁盤的保存過程中，要保證沒有較強磁場干擾、溫度以及濕度較為適當的環境中進行保存。

3.3提高檔案人員的工作意識

目前，在開展檔案管理工作中，網絡信息技術占據重要位置，但是運用網絡信息技術一定要建立在標準化的基礎上，開展檔案管理工作最主要的目的便是有效發揮檔案的價值。只有通過網絡平臺才能保證單位內部各部門之間的檔案信息能夠共享，有利于各部門之間工作的協調。針對這一情況，單位在使用網絡信息技術開展檔案管理工作中，必須要制定統一的管理標準，從網絡信息系統的管理軟件，到數據統計標準以及信息檢索等各方面都能順利開展工作。

很多單位檔案管理工作人員在實際管理中，缺少一定的工作意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性。單位相關管理人員，要不斷提高內部員工的檔案管理意識，定期為工作人員進行培訓，使他們能夠意識到檔案管理工作的重要性。另一方面，很多檔案管理人員對現代網絡信息技術缺少一定的了解，并不能熟練操作。因此，單位要加強組織員工學習先進的工作理念與技能，不斷提高自身的能力，使其能夠有效開展檔案管理工作。

3.4加強檔案管理工作人員的規范管理

檔案管理工作能否順利開展，檔案管理工作人員具有重要作用，要加強檔案管理人員在實際工作的規范性以及準確性，這樣才能使單位檔案管理工作順利開展。對于一些離崗職員，只有在完成檔案管理移交相關工作后，才能讓其進行離崗。在開展檔案管理工作中，不僅僅是要確定工作人員的工作職能，而是為了有效保證檔案信息的完整，所以要使檔案管理工作有序的開展。加強檔案管理工作人員的規范管理，使員工具備一定的職業道德操守與素養，保證檔案管理工作順利開展有效推動單位的發展進程。

結束語：綜上所述，檔案管理工作具有重要意義，無論是對單位的發展還是會員工的業績，檔案都能為其提供直接的參考依據。檔案管理工作的開展也具有一定的社會價值，能夠在一定程度上推動社會的發展。因此，加強檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作人員意識，提高員工自身能力，使其能夠更好的完成工作，促進單位內部各部門之間的溝通。endprint