編輯應如何做好組約稿件退稿工作

◎ 王永燦

編輯應如何做好組約稿件退稿工作

◎ 王永燦

組約稿件退稿工作有其自身特殊性。編輯應在充分了解其特殊性的基礎上，從思維、言語、情感和行為四個維度上同化、引導、感召、服務作者，并遵循“早”“慎”“巧”的退稿原則，實現組約稿件退稿工作的人性化、藝術化，最終達到讓作者心悅誠服的退稿目的。

組約稿件；退稿；對策；原則

組約稿件一般是根據期刊的辦刊特色、欄目設置、學科方向和選題計劃，向專家、學者、研究人員等就預定題目或主題范圍進行約稿或組稿，以提升期刊的學術影響力和學術品質。在實際工作中，部分組約稿件會受各種因素影響而不能采用進而被退稿，而退稿難免會牽涉到作者—編輯部—編輯之間的各種利益關系，不僅關系到優質作者隊伍的穩定性，更關系到學術期刊的學術影響力和競爭力。因此，妥善做好組約稿件的退稿工作顯得尤為重要。

一、組約稿件退稿工作的特殊性

1.作者：說服難度較大

組約稿件作者既有普通作者的共性，也存在特殊性。相對于成長期作者而言，組約稿件多為某個領域具有一定知名度或影響力的專家、學者和研究人員，屬于成熟期作者。一般而言，此類組約稿件可以代表該領域的研究前沿和水平，其學術質量無疑值得肯定，且作者對自己的學術水平、學術觀點等也很有信心和把握。但在實際工作中，編輯確實會遇到這種情況：組約稿件的學術質量不盡如人意；選題陳舊，立意不新，難以反映當前該領域的研究水平；存在政治導向問題或涉及國家機密等；所述觀點經專家論證確實有誤；引用資料、使用方法或論證過程不嚴謹或存在錯誤；某些稿件甚至經過反復修改也難以達到編輯部的約稿要求，難以與該作者的學術聲譽和水平相符；未能完全契合預定的題目或主體范圍；等等。鑒于此，即便是組約稿件，編輯部也只能做退稿處理。但是，由于組約稿件作者的特殊性，這一工作較之于普通作者而言更難處理。這類作者由于具有一定的學術影響力，對其稿件有很強的自我肯定性和維護性，自尊心很強。賈尼斯的“自信心假說”認為，自信心強弱和可說服性高低之間存在密切關聯，自信心越強，可說服性越低。因此，要想有效說服作者退稿，并且還不傷及雙方良好的合作關系，穩定優質作者隊伍，編輯就必須充分發揮自身的主觀能動性，采用人性化的策略和藝術化手段，以順應和說服作者。

2.編輯部：陷入兩難困境

一般而言，組約稿件是編輯部主動向作者邀約而來的，只要文章能夠達到約定要求就應該錄用和刊發。但當部分組約稿件并未達到預定要求和刊發水準時，編輯部就會陷入兩難境地：如果錄用，稿件一旦刊出，可能給刊物自身和作者帶來負面影響，難免會讓人對刊物和作者的學術品質和學術能力產生質疑；反之，編輯部就會陷入單方面失約的困境，即便是由于作者本人沒有按照雙方事先認定的責任和義務行事，導致稿件學術質量不達標而退稿，作者也會心存芥蒂，今后雙方的合作關系很可能受到損害。因此，編輯部如何化解這個矛盾，做到既不傷害作者感情，又能維護刊物的學術聲譽和信譽，還能贏得作者的諒解，確實值得深入思考。

3.編輯：面臨雙重壓力

編輯處在期刊出版的中心環節，也是連接期刊和作者的重要橋梁。編輯是否具有較高的業務素養、良好的職業形象和出色的溝通能力，在很大程度上會影響到組約稿件的質量。一篇質量上乘的佳作除了作者自身的努力之外，還離不開編輯的及時跟進、有效溝通和熱情服務。然而，有時盡管編輯按照要求認真進行組約稿工作，最后辛苦約來的稿件卻面臨退稿的尷尬境地，這樣的結果顯然是對編輯工作和作者勞動的雙重否定。同時，處在期刊和作者“夾縫”中的編輯還要面臨雙重的心理壓力。一方面，編輯要接受組約稿件被退稿的事實，很可能會對自己的工作能力產生懷疑；另一方面，編輯還要去妥善處理退稿事宜，盡力消除作者的誤解和不快，使作者能夠理解并接受，以維護雙方既有的良好合作關系。因此，在這個過程中，編輯如何調整自己的心態，巧妙解決這個棘手問題，盡力避免退稿的負面影響，對于作者、期刊和自身都有重要意義。

二、做好組約稿件退稿工作的對策

組約稿件退稿工作的核心就是通過編著雙方的互動和交流，有禮、有理、有據、有節、有情地讓作者接受退稿，并能夠高度認可編輯部的退稿緣由，使雙方能夠繼續保持長久的友好合作關系。因此，編輯要本著“學術至上、服務作者”的理念，在充分了解作者和稿件的基礎上，以人性化、藝術化的方式和策略與作者進行有效溝通。

1.思維上同化作者， 促進雙方價值認同一致

人與人之間的矛盾和分歧多來自于雙方價值理念的認知差異，作者和編者也不例外。價值觀一致是雙方有效溝通的關鍵。編輯是主體性色彩較濃的職業，其在工作中逐步形成的獨特的思維方式和理念會融入到對稿件的審定、選擇和優化以及與作者的互動交流中，作者也會在潛移默化中對編輯的職業價值觀念有所認知和接納，這種相互的認知和接納會避免很多不必要的麻煩和分歧。

就職業信仰而言，職業信仰是編輯確定社會地位和皈依生命價值的一種理性化抉擇，意味著一種力量的支持和精神上的動力，并決定編輯自身在未來社會中的職業定型和發展走向。一個優秀編輯應有的職業信仰莫過于“求真、向善、尚美”。其投射在實際工作中，就是堅持“學術至上”“作者至上”的價值理念。編輯只有在稿件退稿工作中堅持這樣的價值理念，才能堅持同一標準秉公處理稿件，一視同仁，才能主動進行換位思考，充分顧及作者心理，理解作者的失望和苦惱，盡可能維護作者的利益，留住作者的心。編輯秉持的價值觀會深刻影響作者，促使雙方建立起較為一致的學術價值認知體系。這種一致的價值認知是雙方無障礙交流的前提和關鍵。

從職業素養而言，編輯應該以思維的廣闊性、深刻性、建構性、邏輯性“征服”作者、說服作者、順化作者，將作者帶入到編輯的思維框架中，從思維上引領作者。因此，編輯要具有“專”與“博”統一的學術背景；具備很強的編輯力，特別是審讀力、選擇力、公關力，即能夠根據自己所掌握的科學知識和專業知識，對組約稿件作出客觀中肯的質量評估和取舍。編輯在告知作者退稿決定時，必須附一份充分糅合專家、編輯部和編輯個人三方的詳實而全面的審稿意見。一方面，既要有整體評價，又要有局部分析，能夠把握稿件總體思路和結構輪廓，從思想的層次性、思路的連貫性、論證的條理性和結構的清晰度方面進行分析，又能抓住重要細節并闡釋自己獨特的見解；另一方面，編輯要有高度的問題意識，對稿件問題的分析和判斷要切中要害并果斷決策，充分體現出編輯選擇決策的全面性和科學性，讓作者高度認同編輯對判斷思維的整體聯動性。

就編輯職業形象而言，一般來說，展現在作者面前的編輯職業形象并非有形的、具象的，而是一個被間接感知的語言、行為、思維、情感的集合體。編輯應該以何種職業形象出現在編著雙方的交往中特別是退稿時的交往中？是不是反正要退稿，這種交往就會隨著退稿戛然而止，不顧職業形象？其實，一個優秀的編輯不僅不會在退稿時不在乎自己的職業形象，反而會將此作為展現自身職業形象的最佳契機，會以實際行動在作者面前維護和升華其職業形象，讓職業形象成為自己最有說服力的名片。對待作者平等、熱情、誠信、尊重；處理文稿準確、全面、客觀、獨到；既有崇尚學術、忠于出版的職業取向，也有一絲不茍、認真負責的敬業態度；既有深厚的學術積淀和很強的專業技能，又能掌握科學的溝通方法和說服策略。如此，編輯才能具有引領作者思維的可能，才能獲得作者的由衷信任和認同。

2.言語上引導作者，促進雙方有效溝通

編輯在處理稿件的過程中會通過電話、郵件、QQ、微信等各種媒介和作者進行多次溝通和交流。無論哪種方式，也不管是口頭表述還是書面文字，都要遵守“得體”的原則，保證用語的“適切性”，即切己、切文、切人。

要“切己”。編輯在退稿過程中的語言表達要符合編輯自身的角色定位和職業要求，并能自覺遵守倫理和法規，調整自己的語言交際行為。編輯不能向作者泄露審稿人的個人信息和審稿意見，避免造成審稿人和作者的矛盾；不能將編輯部內部對于稿件審稿的分歧和具體的審稿意見透露給作者；編輯退稿是代表編輯部的集體發言，雖然以一個人的形式表現出來，但并非完全是個體行為，不能因為作者責怪而將退稿責任轉嫁給他人，以避免給退稿工作帶來不必要的麻煩；不能將所退文稿中涉及的實驗數據、涉密信息、創新程度透露給他人，以免損害作者的利益；等等?？傊?，編輯的退稿行為應該切合自己的文化使命、社會責任和職業角色，努力做到審稿公正、退稿公正。

要“切文”。首先，編輯在處理組約稿件退稿時，要給出令作者信服的理由和證據，審稿結論要切合所退文稿的實際，要能夠從整體結構、主題思想、學術價值、論證方法、實驗數據、邏輯層次和語言表述等各方面把握文章的內容信息，并能夠在此基礎上給出準確而客觀的評價。其次，在向作者傳遞這些信息時，語言表述一定要簡明扼要，準確無誤，切忌冗雜；表述要全面、客觀，既要充分肯定稿件的價值，又要明確指出實質性問題和癥結；針對性要強，有的放矢；要明確指出原則性問題，如政治導向問題、違背學術誠信的抄襲、一稿多投行為等。如此，編輯傳遞的信息才能讓作者充分信服，才能夠達到有效溝通的目的。

要“切人”。有老作者、名作者，也有新作者、普通作者，每個作者的學歷、職業、心理、個性、特點都各不相同，不能搞一刀切。這就要求編輯退稿時要根據不同作者采用不同的語言策略。對待經常合作的、有一定學術聲望的老作者、名作者或自尊心強的作者，編輯應謹慎處理，用語既要考慮到作者的學術地位，不能傷其尊嚴，同時又要恰當說明退稿緣由，不做無原則讓步，也不能隨意苛責。對待年輕作者、普通作者或自卑感較強的作者，編輯要本著“多幫扶、多鼓勵、多關心”的態度，說明退稿理由，詳細闡明稿件存在的問題，以幫助作者做好稿件后續的完善修改工作。雖然稿件不被錄用，但編著雙方的情義仍在，要做到讓作者不僅“誠服”于審稿結論，又能“心悅”于編輯人性化的語言，進而達到“稿退人不退”的目標。

3.情感上感召作者，贏得作者的理解和認可

編輯和作者打交道，不僅要講理，而且要講情。情感是最能打動人心的力量，也是雙方能夠相互欣賞、相互理解的紐帶，更是激勵雙方共同打造學術精品的內在動力。編輯應如何將退稿工作做到“看似無情卻有情”的境界？這與情感的調動和運用有關聯。具體到組約稿件退稿過程，編輯要做到以下幾點：

提高共情能力，消除作者的不快。組約稿件作者對自己的稿件具有很高的自我肯定性和自我維護性，而且這種肯定性、維護性和退稿時產生的挫敗感成正比。對于某些有一定學術影響力的作者而言，退稿導致的挫折感、自信心缺失會表現得更為明顯，甚至會產生再也不向該刊投稿的強烈抵觸心理。正如趙大良所說：“退稿通知就像一份不合格的成績報告單，也像一封心上人寄來的斷交信，無論你怎么安慰自己都無濟于事?！边@就要求編輯在組約稿件退稿工作中堅持正確的作者觀，提高共情能力，能以己之心度作者之心。編輯要本著誠懇的態度，以“共情”的心理、以“傾聽者”的角色去充分理解、安撫作者，交流中要充分肯定稿件的學術價值，坦誠而明確地向作者表示不能錄用的原因，誠摯地向作者表達歉意等。只要編輯真正用心、用情去面對作者，這種真摯情感的互通和流露就會感染作者，作者也才可能站在編輯的角度去考量和理解編輯部的退稿決定。

認真分析稿件，消除作者的質疑。在組約稿件退稿過程中，作者也常常會對專家的審稿意見或編輯部審稿結論存在質疑甚至抱怨。特別是某些專家級作者會發出“自己的稿件國外知名期刊都能錄用卻被你們退稿”之類的抱怨，乃至會對審稿專家的學術水平、編輯工作是否認真、審稿程序是否規范產生質疑。這就要求編輯退稿時對稿件進行全面分析，將審稿意見和編輯部審稿結論進行梳理歸納后，再向作者明確退稿原因，究竟是因為選題陳舊、立意不新，還是學術質量不達標，科學性差，抑或是存在學術不端現象等；也可根據情況委婉提出修改建議，幫助作者彌補不足之處。對待某些在編輯充分解釋之后還是心存疑慮的作者，編輯也可建議作者將稿件與已發表的同類文章進行比較或自行征求同行專家的意見，以期對稿件有全面科學的認知，消除疑慮。編輯在此過程中表現出的真誠、耐心和謙遜，也會讓作者感受到一種善意、信任和前進的力量。如此，作者才會認為編輯退稿并非隨意為之，而是有理有據的。

4.行為上服務作者，盡量維護作者的利益

做好后續服務，消除作者后顧之憂。在組約稿件的退稿過程中，編輯不能認為只要通知作者稿件不能錄用即算完成退稿工作，這種“只瞻前不顧后”的“一錘子買賣”很容易造成作者隊伍的流失以及刊物形象的貶損。如前文所述，退稿工作尤其能凸顯出編輯的職業素養和服務意識的優劣、高低。編輯應認真做好稿件退稿的后續工作。本來組約稿件就是定向投稿，不管什么原因，編輯部退稿就會給作者帶來損失。因此，編輯應有高度的服務意識，力所能及地為作者提供幫助。如，盡量向合適刊物引薦稿件，或向作者提供改投他處的信息，使作者的稿件能有新的流向；有針對性地向重點培養的作者定期贈閱刊物，保持良好的互動和溝通；對于某些需要完善稿件的作者，編輯可以盡量為作者提供一些參考資料、最新的學術信息或幫忙引薦與稿件所涉領域相關的專家等，為作者修改稿件提供切實的幫助。

適當給予補償，盡量減少作者損失。在組約稿件退稿后，編輯除了真誠致歉以外，還可根據情況（約定或無約定）給予作者一定的經濟補償。這主要適用稿件本身質量達到編著雙方之前約定的學術質量和主題范圍且無政治導向、涉密、學術不端、一稿多投等問題，但由于期刊單方面原因而導致稿件不能正常錄用的情況。在這種情況下，如若之前已經簽訂了單方面違約應如何處理和賠償的條款，編輯部就應履行約定，按照協議進行補償。如若沒有相關約定條款，編輯部可根據實際情況對作者進行適當的物質補償和精神撫慰。

三、做好組約稿件退稿工作應堅持的幾個原則

1.“早”：盡早告知，不拖延

組約稿件退稿如果不能錄用，編輯應盡早給作者發去退稿信，切不可拖延、積壓。有的編輯在組約稿件退稿時可能會感到進退兩難，認為退稿這個“白臉”不易唱；或者是思度該如何妥善處理此事，因此就可能會有意無意地推延退稿。其實，這樣反而會侵害作者的利益。如果組約稿件經過編輯部審理確需退稿，那就要盡快告知作者，將退稿工作既快又好地處理完畢，為作者轉投他刊或者是修改再投贏得時間，特別是對某些時效性強的稿件，這點尤其重要。目前很多期刊都用了自己的網絡采編平臺和微信公眾平臺，這種快捷的交流平臺也為編輯做好退稿工作提供了更多途徑。

2.“慎”：審慎對待，不隨意

“慎”在退稿工作中可以體現在很多方面：謹慎對待每篇稿件，不錯過任何一個閃光點，也不放過任何一個細微問題；謹慎用語，特別是退稿時，多鼓勵積極之言，少諷刺苛責之語，盡量保護作者的自尊心和自信心；謹慎對待約稿作者，遇到作者的質疑時，多傾聽，多商榷，多謙和，少獨斷、少不敬，遇到問題一起研究、討論；謹慎地、因“稿”制宜地寫好退稿信，退稿信里不僅要有詳盡的退稿緣由，更要有謙遜、誠懇的致歉，不僅要用心，而且要用情。如此，編輯在退稿過程中表現出謹慎認真的態度，才會讓作者覺得退稿結論是審慎的。

3.“巧”：掌握方法，不唐突

在語言技巧上，表達要得體，切忌格式化語言或“官方”用語，應針對每個作者文化程度、性格特征、職業經歷和每篇文稿的優缺點，使用不同的語言表述方式；表達要清晰，既要實事求是給予評價，又要委婉指出問題，措辭要懇切而明確，不能模棱兩可，邏輯和條理要清晰。

在說服策略上，堅持換位思考。編輯應秉持“己所不欲，勿施于人”的理念去和作者交流，以達到編著雙方對文稿判定的默契和一致；營造“自己人效應”，編輯應在構建二者和諧關系的基礎上，將自己納入到作者的思維框架和利益結構中，唯有如此，作者才能真正將編輯當作“自己人”，從心里對“自己人”所說的話更加信賴、更易接受，減少溝通障礙；堅持“互惠互利”，編輯應以為雙方帶來較大利益或盡量減少雙方損失為出發點來處理編著之間的關系，讓作者明白退稿這一行為并非單純是對稿件的否定，而是為了維護作者和期刊的學術聲譽，歸根結底還是有益于作者的；提高“回饋效應”，在稿件處理的各個環節中，編輯—稿件—作者組成了一個信息回饋回路，編輯和作者是這個回饋回路中信息傳播的兩端。編輯應充分利用回饋效應，本著“誠懇待人，秉公辦事”的原則，將自己的職業信仰、素養和形象融入到處理稿件的各個環節以及與作者溝通的每個細節中，通過回饋效應將二者關系整合為統一的“利益共同體”，為“提高稿件質量”這一共同目標協同發展，增進雙方的理解和合作。

在溝通方式上，首先要抓準時機。從心理學角度出發，當某種條件還未在作者心中形成根深蒂固的觀念時，編輯應抓住這一“空檔期”，先入為主地引導作者接受自己的觀點和建議，進而使其傾向于編輯的態度，這一點在退稿處理中非常重要。編輯應及時對稿件的整體情況進行詳細梳理，歸納優缺點，同時從內容、結構、版式、欄目要求等細節方面進行闡釋并列出退稿理由，盡可能做到無懈可擊。其次要進行平等交往。雙方應建立朋友般的平等關系，以“建議式”取代“必須式”，特別是對某些領域的權威、善于獨立思考的作者，退稿時更要注意溝通態度，不能居高臨下、敷衍塞責，也不能與作者爭執不休甚至相互對峙。最后，要“因人制宜”。不同的作者在接到稿約時會有不同的心理。“任務完成型”作者在接到稿約時往往會因為其他繁雜事務而不能專心于論文撰寫，進而導致論文質量未能達到約稿要求而被退稿，對于此類作者，編輯應嚴格按照稿件審理程序進行處理，多征集同行審稿專家意見并交予主編最后審定，給出客觀的審稿結論，進行審慎處理；對于“專業擅長型”作者，編輯應提前做足功課，全面了解該稿件涉及領域的新術語、新名詞、新觀點等，并結合審稿專家的評審意見，給出專業的評價，用事實和有力的證據告知作者稿件的問題所在。

(王永燦，上海師范大學博士研究生，江蘇科技大學講師)

注釋：

① 王靜，馮學贊，馬寶珍.提高科技期刊約稿質量和成功率的途徑和方法[J].編輯學報，2013（6）：553-555.

②④周國清.論編輯退稿的說服性傳播策略[J].編輯之友，2004（3）：38-41.

③ 孫悅，仲柳靖，王艷會.提高編輯與作者有效溝通的心理學策略[J].西部廣播電視，2013（15）：25-26.

⑤⑥李軍領.編輯力“五力模型”試探[J].編輯之友，2011（4）：71-73.

⑦ 孫寬.科技期刊常見退稿原因及退稿藝術[J].天津科技，2007（6）：78-79.

⑧ 趙大良.如何面對無理的審稿意見[DB/OL].(2007-10-04)[2016-09-12]. http://zhaodal.blog.163.com/blog/static/55838420079410114881/.

⑨ 顏廷梅，任廷剛.以退稿為例談編輯如何更好地服務作者[J].編輯學報，2013（4）：359-361.

⑩ 周國清.編輯退稿時如何穩定作者隊伍 [J].編輯之友，2005（2）：45-47.

? 王貞.淺談退稿中的人文關懷[J].聊城大學學報（社會科學版），2009（5）：125-126.

??鄧群，王繼紅.作者投稿心理與編輯退稿策略的互動研究[J].河北工程大學學報（社會科學版），2013（1）：123-125.